Успешное руководство и управление персоналом любого предприятия начинается с корректной деятельности кадрового производства, организации и регулировании работы с документами и информации о сотрудниках.

Кадровое делопроизводство — это особый вид деятельности, специализирующийся на оформлении трудовых отношений, ведении и регистрации учета сотрудников и составлении отчета о движении персонала. По сути, этот вид деятельности является узконаправленным и занимается исключительно сотрудниками предприятия, их трудоустройством, увольнением, оформлением отпусков и формированием заработной платы.

Ведение делопроизводства — это неотъемлемая и важная часть работы, проводимой на любом предприятия или в любой организации, независимо от ее формы собственности и от численности сотрудников. К сожалению, некоторые предприятия пренебрегают таким важным процессом, либо он производится неквалифицированно, с допущением ошибок в документации, что может привести не только к штрафным санкциям со стороны государственных служб, но и судебным искам со стороны работников предприятия.

Кадровое делопроизводство и важность его ведения

Структура практически любого предприятия или организации предполагает наличие персонала. Отношения между руководителем и работником в ходе производственной деятельности не ограничиваются лишь оплатой труда. Грамотное распределение обязанностей, решение текущих вопросов и организация труда подчиненных – основа административного управления персоналом, которая в свою очередь требует ведения делопроизводства. На основании кадровых документов производится оплата труда, премирование сотрудников, предоставление социальной помощи и положенных льгот. Копии документов могут потребоваться сотруднику для предоставления в Пенсионный Фонд или суд, кроме того, они могут быть в любой момент проверены налоговой инспекцией.

Кадровое делопроизводство ведется в соответствии с правовыми нормами и Трудовым Кодексом, а заполнение отчетных форм и документов производится при использовании унифицированных форм. Федеральные законы об охране труда, о защите прав предпринимателей и коммерческой тайне являются руководящей основой для работы сотрудников отдела кадров. Наличие множества государственных стандартов в каждой области хозяйственной деятельности и наличие нормативных актов в отношении составления отчетной документации является основой для организованного ведения делопроизводства в каждой организации.

Документы кадрового делопроизводства

Поскольку все кадровые документы отличаются большой юридической важностью, они должны составляться в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и по единой форме. Основными документами кадрового делопроизводства любого предприятия, оформляемыми в первую очередь, являются следующие:

Документы внутреннего трудового распорядка;

Документы по защите прав работника;

Документы, касающиеся охраны труда и обеспечения пожарной безопасности.

Другим важным направлением в работе отдела кадров является составление штатного расписания предприятия, оформление приказов о приеме сотрудников на работу, внесение записей в трудовые книжки и ведение личных дел, составляемых на каждого из сотрудников.

К очень важным документам кадрового делопроизводства стоит отнести также табель учета рабочего времени, отражающий реально отработанное или неотработанное сотрудником время. Табель является основанием для начисления заработной платы работникам, и, соответственно, основанием для исчисления налоговых удержаний.

График отпусков, расчетные ведомости, приказы, касающиеся движения кадров, трудовые книжки и документы, связанные с персональными данными работников – все это находится в распоряжении отдела кадров, подлежит строгой отчетности и сохранности.

Для иллюстрации работы, производимой отделом кадров, рассмотрим оформление нового сотрудника. При приеме на работу документы оформляются в следующем порядке:

1. заключение трудового договора, с полным описанием условий труда;

2. подписание приказа, касающегося приема на работу;

3. заполнение личной карточки нового сотрудника;

4. внесение записей в трудовую книжку и в журнал учета.

Еще одним примером работы, производимой работниками отдела кадров, может послужить график отпусков, составление которого, как правило, осуществляется заранее с согласованием дат с сотрудниками и с учетом особенностей производственных процессов предприятия.

Организация кадрового делопроизводства

Корректная организация функционирования отдела кадров и ведения им кадрового делопроизводства помогает правильно организовать всю деятельность предприятия, а также избежать нежелательных штрафов в случае проверки государственными органами. В зависимости от структуры предприятия и его размеров, количество сотрудников в отделе кадров может быть различным. Квалификация этих людей и грамотная организация ими кадрового делопроизводства влияет на обеспечение бесперебойной работы предприятия и руководство организацией в целом.

Отдел кадров может иметь непосредственное руководство или подчиняться в полном составе непосредственно руководителю предприятия. Независимо от структуры, работа отдела строго регламентирована трудовыми нормативами, согласно которым организуется и производится ведение делопроизводства.

Обеспечение грамотного распределения специалистов, оформление трудового графика и режима работы сотрудников, то есть мероприятия, обеспечивающие налаженную и бесперебойную работу предприятия, — такова основная задача, возлагаемая на отдел кадров. С целью развития предприятия и для выполнения стоящих перед ним задач отдел кадров разрабатывает планы повышения эффективности труда сотрудников путем повышения их квалификации, производит анализ соответствия занимаемой должности.

Кадровое делопроизводство позволяет решать на предприятии следующие задачи:

Ведение документации, касающейся трудовых отношений и имеющей большую социальную значимость для каждого сотрудника;

Разработка и создание системы управления кадрами, чем обеспечивается достижение поставленных целей и стратегических задач предприятия;

Разрешение конфликтных ситуаций, предоставление документов в различные государственные инстанции, в том числе и в суд.

Как ведется кадровое делопроизводство

В первую очередь, ведение делопроизводства должно быть основано на законодательной базе, соотносящейся с направлением деятельности предприятия. Трудовой кодекс РФ — основное руководство кадровика, однако весьма полезными могут оказаться форумы и сайты по ведению делопроизводства, которые особенно интересны для начинающих предпринимателей.

Самой распространенной и доступной программой кадрового делопроизводства признана 1С, широко используемая большинством кадровых работников в их практической деятельности. В процессе работы на каждого сотрудника отдела кадров возлагается большое число обязанностей, связанных с выполнением конкретных задач. Правильная организация их труда позволяет сделать работу всего отдела более эффективной. В частности, хранение трудовых книжек, личных дел и личных карточек в алфавитном порядке значительно упрощает и ускоряет поиск нужного документа, а ведение дел в хронологическом порядке помогает составить полную картину штатных передвижений.

Несомненно, что решение о том, как вести кадровое делопроизводство, принимает непосредственно руководитель предприятия, однако, он должен делать это с учетом правовых требований и регламентирующих документов, касающихся данного вида деятельности.

Подводя итог, необходимо отметить, что наличие отдела кадров или специалиста-кадровика, а также квалифицированное ведение ими соответствующего делопроизводства является одним из непреложных условий успешности любого предприятия. Оставлять без внимания столь важное направление, сказывающееся на работе любой организации, нельзя.

Ливена С.В. / "Пакет Кадровика" kadrovik-praktik.ru
Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем . Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
________________________________________

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять .Список таких документов есть здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/TS1.php
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Обязательные документы:

Учредительные документы
- Трудовые договоры
- Штатное расписание (форма Т-3)*
- Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Документ о защите персональных данных работников (положение)
- График отпусков (форма Т-7)*
- Личные карточки (форма Т-2)*
- Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
- Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
- Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно - приказов, трудовых договоров.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
- Трудовые книжки
- Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
- Коллективный договор - обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
- Положение об оплате труда и премировании - обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
- Должностные инструкции - обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
- Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы - обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
- График сменности обязателен при наличии сменной работы.
- Положение о коммерческой тайне - обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
- Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
________________________________________

4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
________________________________________

5. Составляем штатное расписание , Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь - . Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
________________________________________

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками . Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
________________________________________

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем : книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки . Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
________________________________________

9. Оформляем на работу работников. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
________________________________________

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

Читать также

Мужчины в подчинении
"Большая часть моих сотрудников - мужчины. Со мной они ведут себя по-разному. Одни заигрывают, другие общаются чисто по-деловому. Некоторые мне симпатичны, некоторые - не очень. В общем, как и везде. Сложность моей ситуации в том, что я - директор, и мне приходится ими руководить. Я порой теряюсь, не зная, что делать и как себя вести, а ведь мне ни в коем случае нельзя показывать свою неуверенность. Елена, Псков""

Статьи этого раздела

Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?
Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.
Что надо знать о приеме на работу подростков?
Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.
Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать
Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?
Удержания по исполнительным листам
При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …
Геолокация – на защите интересов работодателей?
Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.
Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении
Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.
Социальный налоговый вычет
Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.
Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях
В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…
Смерть ИП, работника, учредителя
Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.
Банкротство работодателя за долги по зарплате
Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.
Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках
Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.
Замещение должностей и внутреннее совместительство
Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.
Локальные нормативные акты компании
Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.
Вакантные места для сокращаемого сотрудника
Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …
Оформляем изменение личных данных сотрудника
Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.
Когда и как проводить кадровый аудит
Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.
Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?
Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.
Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»
Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.
Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации
Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.
Как сделать из внешнего совместителя основного работника
Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.
Документы, которые должен представить работник
По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…
Положение об оплате труда
Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.
Меняем название должности работника
Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.
Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты
Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.
Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
Принимаем на работу водителя
Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.
Изменения и исправления в трудовой книжке
Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…
Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов
Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов
Приказы: форма, нумерация, исправления
Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.
В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…
Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?
Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов
Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
Как правильно сшивать документы
В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы
Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?
Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.
Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц
Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…
Какие кадровые документы должны быть на предприятии
Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…
Права работника при продаже предприятия-должника
Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.
Подтверждение трудового стажа
При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…
Временный перевод на другую работу
В N 8 журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения" за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье.
Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?
Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.
Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять
Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.
Визит трудовой инспекции
Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.
Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника
Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.
Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное - его распознать.
Что делать с документами при ликвидации организации
Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.
Делопроизводство в кадровой службе
Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.
Типичные заблуждения
Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях. С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

начисление заработной платы;
оформление отпусков, больничных;
оформление справок.

Цели и задачи

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Направление работы	Задачи сотрудников
Учет, регистрация, контроль	Ведение учета количества сотрудников, оформление на работу, увольнение
Регуляция работы	Ознакомление с обязанностями, выбор рабочего места, помещения
Координация, обучение	Проведение курсов, обучения, повышение квалификации, переподготовка, проверка результатов деятельности
Работа с документами	Специалисты этого отдела занимаются составлениями бумаг, книжек, графика работы ведут реестр, отчетность
Организация	Организация деятельности согласно инструкциям

Нормативно-правовое регулирование

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
общие требования, которые утверждаются приказом министерств.

Законодательная база предприятия

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

устав предприятия;
распорядок труда;
нормы по защите личных данных;
охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
график работы персонала (и документы по штатной численности).

Кадровый документооборот в организации

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.

Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится. По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.

Рабочее расписание

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности. В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.

Трудовое соглашение

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем. Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат. По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.

Кадровые приказы

Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам. В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой. По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности. Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела. Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
готовить и выписывать приказы;
проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Штатная служба по работе с кадрами

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек. Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф. В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков. Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании. Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.

Кадровый учет с нуля пошагово

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты. На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности. В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность. Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы. Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

Права и обязанности кадровика

Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства. Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату). Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.

Ведение кадрового делопроизводства

Сегодня кадровое делопроизводство ведется как письменно, так и в цифровом формате. Документация подписывается лично уполномоченными сотрудниками. Для ведения документации используются государственные стандарты, которые унифицируют все шаблоны и формы. Необходимо учитывать нормы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важные бумаги хранятся в специальных папках или металлических сейфах. Зависимо от сферы деятельности и масштабов компании, специалистам нужно придерживаться разных требований по периодичности сдачи отчетности.

Поиск и оформление персонала

Изначально перед оформлением сотрудников нужно найти специализированный персонал, который бы соответствовал строгим критериям (они должны быть связаны со спецификой работы). Для этого используют специализированные бюро, агентства, сайты по поиску работы, биржу труда или частные объявления в газетах, в СМИ, на сайтах. После этого составляются обязательные кадровые документы, проводится оформление, подписывается трудовой договор или договор подряда.

Этапы приема на работу

Процедуры оформления людей на должность начинаются со внесения данных про соискателя работы в специальный журнал. Табеля учета фиксируют информацию об опыте, стаже работы, ранее занимаемой должности. При одобрении составляется приказ о назначении человека на тот или иной пост. Заключительным этапом становится формирование личной папки, составление дела в компании, отделе. В договоре прописывается информация про обязанности, про денежный оклад на занимаемом посту.

Личные карточки и формирование личного дела сотрудника

Виды кадровых документов включают личную карточку сотрудника. Она содержит всю информацию относительно семейного положения, ФИО, туда же вклеивается фотография, прописывается дата рождения. Все это делается работодателями с целью формирования пакета данных про каждого члена штата компании. Согласно законодательству, эти данные не могут быть переданы третьим лицам. Для ведения личного дела используются папки, шкафы или даже металлические сейфы (в зависимости от уровня оснащения офиса компании).

Журналы по кадровому делопроизводству

Бумажная печатная продукция помогает систематизировать отчетность, упростить документооборот. Документация в виде журналов по делопроизводству включает такие виды:

по контролю документов, бумаг, которые доставляются компании или предприятию;
по контролю времени, периодов служебных командировок;
по контролю за любыми записками, заявлениями;
записи по обеспечению сохранности трудовых книжек.

Ведение трудовых книжек

Кадровое делопроизводство обязывает специалистов проводить учет трудовой книжки. Все записи ведутся, если человек на предприятии оформлен официально. Работнику трудовая книга выдается при увольнении. Эта документация фиксирует все изменения относительно должности, наград. Обучение кадровому делопроизводству с нуля включает обязательные пункты по правильности оформления трудовых книг. Любые ошибки исправляются членами штата отдела кадров. При их обнаружении специалистам могут быть выдвинуты обвинения в административном нарушении.

Систематизация и хранение документов

По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы. Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока. Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.

При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.

Электронный кадровый учет

При использовании электронного кадрового учета важно соблюдать условия безопасности документов, сокращать доступ к архиву в силу действия закона про защиту персональных данных. Электронный учет документации имеет ряд преимуществ:

быстрый доступ к документам;
защищенности файлов паролями;
нет необходимости приобретения сейфов для сохранения бумаг;
экономия пространства в офисном помещении – на жестком диске может храниться 10 тысяч документов и более;
экономия времени – подписать, найти любой документ можно за 1-2 минуты в архиве жесткого диска на компьютере.

Видео

Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и сложная задача, но непростая для начинающих специалистов по кадрам . Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. А опыта работы в этой области у Вас мало, тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Все расписано по шагам, просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Кадровое делопроизводство — отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Практически любой кадровый документ имеет юридическую ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Шаг 1. Организуйте «рабочий место» специалиста по кадрам.

Для этого вам нужна кадровая программа, тексты нормативных актов в последней редакции и образцы бланков документов, образцы их заполнения. Всё это понадобится Вам в работе.

Лучший вариант справочной «литературы» — ресурсы для кадровиков в сети Интернет, электронные библиотеки, электронные издания — в них вы найдете много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, платные и бесплатные, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны.

Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Шаг 2. Ознакомление с учредительными документами организации.

Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, и даже порядок утверждения штатного расписания.

Шаг 3. Составьте перечень документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства в вашей компании.

Обязательные документы, которые необходимо составить и утвердить:

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69);

— табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);

— личные карточки (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

— приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

— снования к изданным приказам: докладные записки, заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ);

— ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, выплат при увольнении;

— утвержденная форма расчетного листка;

— журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141).

Есть также кадровые документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах. Нужно уточнить у руководства, какие из необязательных документов нужно составить для компании. Заодно выясните у генерального директора, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров. Если у руководителя есть пожелания по внесению в документы тех или иных положений, проверяем, не противоречат ли они законодательству.

Составляем все вышеуказанные документы, согласуем их с гендиректором. Утверждаем окончательные варианты у директора.

Шаг 4. Оформляем генерального директора.

В первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор.

Шаг 5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты.

Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.

Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в сети Интернет посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематические семинары и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.

Шаг 6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора.

Разрабатываем бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В Интернете есть хорошие шаблоны трудового договора и как оформить трудовых отношений в пользу работодателя».

Шаг 7. Разрабатываем иные документы.

Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В статьях «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения.

Шаг 8. Ведение трудовых книжек.

Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся вам. Издаем приказ о принятии на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Впоследствии можете передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.

Шаг 9. Оформляем на работу работников.

Можно посмотреть здесь. На этом этапе необходимо оформить массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов, консультации по их оформлению ищите в сети Интернет.

Опять же, в помощь — методическая литература и практические руководства, которые есть в том числе и в открытом доступе на кадровых порталах. После того, как вы осилите эту процедуру, вас ждут трудовые будни: ведение табеля учета рабочего времени и графика отпусков, оформление отпусков, командировок и больничных, поощрений, взысканий, переводов и увольнений и так далее.

Делопроизводство в кадровой работе

ВВЕДЕНИЕ

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

1.1 Система документации в кадровом делопроизводстве

1.2 Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

2 ПРАКТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПОЛИГРАФ»

2.1 Общая характеристика делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф»

2.2 Приказы по личному составу и их регистрация в ЗАО «Полиграф»

2.3 Резолюция руководителя

2.4 Внесение записей в трудовые книжки. Заполнение личной карточки

3 ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ВВЕДЕНИЕ

Особенностью современного трудового права является расширение договорного регулирования трудового отношения. Многие из вопросов, которые раньше решались в централизованном порядке, могут быть предметом рассмотрения коллективного договора, соглашения, трудового договора. Так, ст. 179 ТК РФ определяет конкретный перечень работников, которым предоставляется преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников, и в то же время указывает, что коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

Задачи кадровой службы в настоящее время возросли и в связи с тем, что Трудовой кодекс РФ отнес к источникам трудового права локальные нормативные акты: приказы и иные документы, содержащие нормы трудового права. Следует иметь в виду, что в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников. Всем вышеизложенным объясняется актуальность данной работы.

Целью работы является изучение делопроизводства в кадровой работе.

Задачами работы является

рассмотреть теоретические основы организации делопроизводства в кадровой работы;
изучить организацию делопроизводства в кадровой работе на примере ЗАО «Полиграф;
рассмотреть методы оптимизации организации делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф».

Предметом работы является организация делопроизводства. Объектом работы выступает ЗАО «Полиграф».

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

1.1 Система документации в кадровом делопроизводстве

Поступая на работу, гражданин вступает в трудовые отношения с организацией или индивидуальным предпринимателем. Содержанием этих отношений являются взаимные трудовые права и обязанности работодателей и работников. Работодатель обязан предоставить работнику работу, обусловленную трудовым договором, обеспечить условия труда и своевременно выплачивать заработную плату, а работник должен лично выполнять трудовую функцию, определенную трудовым договором, подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка.

Трудовым законодательством предусмотрено документирование отношений между работником и работодателем, а также между лицом, ищущим работу, и работодателем (письменный отказ в приеме на работу). Правильное оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых правоотношений важно для каждого работника не только в период работы, но и после увольнения.

Работа с кадрами требует от работодателя решения многих управленческих проблем: подбор персонала, адаптация новых работников, оценка деятельности работников, повышение их квалификации, мотивация труда и др. Управление персоналом также приводит к созданию многочисленных документов 1 .

С учетом сказанного всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

документы, связанные с трудовыми отношениями (например, трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки работников, заявления работников, график отпусков, графики сменности и др.);
документы, связанные с управлением персоналом (планы и отчеты по кадрам; положения о подборе кадров, об адаптации работников, об оценке персонала и др.; анкеты, тесты, профессиограммы, персонограммы и т. п.) 2 .

К кадровому делопроизводству традиционно относятся документы, связанные с трудовыми отношениями, большая часть которых необходима для оформления таких процедур, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпуска, направление в командировку и др.

При документировании трудовых отношений создаются многочисленные организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Среди этих документов можно выделить две группы:

локальные нормативные акты организации, связанные с трудовыми отношениями;
документы, связанные с учетом и движением кадров.

Локальные нормативные акты это документы организации, содержащие нормы трудового права (ч. 1 ст. 8 ТК РФ), например правила внутреннего трудового распорядка. Подготовка определенных видов локальных нормативных актов предусмотрена ТК РФ. Такие документы являются обязательными для применения (например, график отпусков). Не предусмотренные ТК РФ документы имеют рекомендательный характер и разрабатываются по усмотрению организации (например, положение о структурном подразделении организации).

Ряд предусмотренных ТК РФ локальных нормативных актов должен применяться всеми работодателями, включая индивидуальных предпринимателей. К таким актам относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда, положение о порядке обработки персональных данных работников.

Некоторые предусмотренные ТК РФ локальные нормативные акты обязательны для применения только у тех работодателей, которые имеют соответствующие особенности организации труда и работы с персоналом, например график сменности, положение об аттестации, положение о нормировании труда, положение о вахтовом методе работы, положение об ученичестве, перечень должностей с ненормированным рабочим днем и др.

Документы, связанные с учетом и движением кадров, включают: документы, которые предъявляет работник при приеме на работу, и документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям.

Документы, предъявляемые при приеме на работу, включают:

документы, удостоверяющие личность;
документы, подтверждающие трудовой стаж, опыт работы;
документы, подтверждающие уровень образования и квалификацию;
документы, связанные с государственным пенсионным страхованием;
документы воинского учета;
документы (при необходимости), требующиеся с учетом особенностей будущей работы (например, справка о состоянии здоровья, водительские права и т. п.) 3 .

Документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям, включают:

договорные документы: трудовые договоры, соглашения сторон, дополнительные соглашения к трудовым договорам, ученические договоры, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
распорядительные документы: приказы (распоряжения) по личному составу;
информационносправочные документы: заявления работников, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты и др.;
первичные учетные документы: личные карточки работников, табели учета рабочего времени, запискирасчеты при предоставлении отпусков и увольнении 4 .

Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, книги регистрации трудовых договоров, приказов, личных карточек работников, личных дел и др.

Таким образом, кадровое делопроизводство это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, исполнению, формированию в дела, хранению и использованию кадровой документации.

В настоящее время, после вступления в силу ТК РФ, в кадровом делопроизводстве произошли следующие основные изменения:

перестали быть обязательными некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);
появились новые обязательные для работодателя документы (например, документы, закрепляющие порядок работы с персональными данными работников);
увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, документы при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);
расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под роспись;
ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;
кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими проверок соблюдения работодателями трудового законодательства 5 .

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в многочисленных современных организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

отсутствие предусмотренных действующим законодательством (обязательных) документов;
нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы архивов организаций.

Одной из основных задач каждого работодателя в области работы с персоналом является своевременное и правильное ведение кадрового делопроизводства.

1.2 Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)») 6 .

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

организация труда работников;
заключение трудового договора и прием на работу;
перевод на другую работу;
предоставление работникам отпусков;
поощрение работников;
наложение на работников дисциплинарных взысканий;
аттестация работников;
ведение штатного расписания;
учет использования рабочего времени;
привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
оформление служебных командировок;
прекращение трудового договора и увольнение с работы 7 .

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении 1. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

инструкции по охране труда по профессиям;
журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие 8 .

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов.

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

2 ПРАКТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПОЛИГРАФ»

2.1 Общая характеристика делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф»

Трудовые отношения между работником и ЗАО «Полиграф» возникают на основании заключенного трудового договора (ст. 16 ТК РФ). В дальнейшем возникшие трудовые отношения, а также их изменение и прекращение должны быть надлежащим образом оформлены (ст. 68, 73, 80 и другие ТК РФ).

Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т. е. создание соответствующих документов.

В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы.

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536: «…регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях».

Необходимо подчеркнуть, что сама процедура регистрации документов не сводится только к простановке в них регистрационных дат и номеров. Регистрация документов это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Работа с кадровой документацией не ограничивается только составлением, регистрацией и исполнением документов. Важнейшей составной частью этой работы является формирование исполненных документов в дела для организации их хранения и использования в справочных целях.

Таким образом, кадровое делопроизводство это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству.

Одной из главных задач названных актов является отражение особенностей производственной деятельности организации, а для начинающих работников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству должны стать справочником, дающим ответы на возникающие у них вопросы по документированию трудовых отношений.

Основу нормативной базы по кадровому делопроизводству составляет Табель форм документов. Целью подготовки Табеля является определение необходимого и достаточного набора видов документов для юридического оформления ситуаций, возникающих в работе с персоналом. Использование Табеля позволяет сократить рабочее время и трудозатраты работников организации при решении задач документирования управленческой деятельности.

Форма Табеля (приложение 2) определяется самой организацией, разрабатывается кадровой службой и утверждается приказом руководителя.

Подготовка Табеля форм документов должна сопровождаться разработкой Альбома форм и образцов кадровых документов, включенных в Табель. Наличие Табеля и Альбома позволяет быстро и правильно документировать работу с кадрами на ЗАО «Полиграф».

В Табель и Альбом должны быть прежде всего включены документы, предусмотренные ТК РФ, т. е. являющиеся обязательными при оформлении трудовых отношений.

2.2 Приказы по личному составу и их регистрация в ЗАО «Полиграф»

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 (далее Основные правила), приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Отдельные виды документов по личному составу ЗАО «Полиграф» имеют унифицированные формы, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (табл. 2.1).

Перечисленные формы кадровых приказов относятся к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, поэтому при их заполнении следует руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20.

Таблица 2.1

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

В соответствии с названным Порядком в унифицированные формы первичной учетной документации при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, имеющиеся в формах, не должны меняться (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения или сужения граф и строк для удобства размещения и обработки информации.

Изменения в унифицированные формы первичной учетной документации вносятся посредством издания приказа (распоряжения) руководителя ЗАО «Полиграф» (см. приложение 3).

При отсутствии утвержденной Госкомстатом России унифицированной формы приказа по личному составу (например, при издании приказов об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий и в других случаях) используются бланки, на которых оформляются приказы по основной деятельности (приложение 4).

Представляется целесообразным включить в Альбом форм документов максимальное количество образцов приказов по личному составу, а также систематически дополнять его новыми примерами после документирования ситуаций, возникающих в практике работы с кадрами.

Для приказов по личному составу большое значение имеет правильная индексация и регистрация. Недопустимо использование одной регистрационной формы для всех кадровых приказов и дальнейшее формирование этих документов в одно дело. Именно требования к последующему формированию дел определяют порядок работы с приказами по личному составу в «текущем» делопроизводстве: приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Основных правил).

Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой ЗАО «Полиграф». В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно (п. 3.5.5 Основных правил), применяя разную индексацию, например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добавляется буква «к», для приказов о командировании работников «км», о предоставлении отпусков «о», о поощрении «п», о дисциплинарных взысканиях «в» и т. д.

Принятая в ЗАО «Полиграф» система индексации приказов отражается в регистрационных книгах (журналах), формы которых устанавливаются самой организацией. При разработке учетных форм можно использовать рекомендательные формы, содержащиеся в приложении 2 к Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991 г.).

В случае ведения учетной формы, в которую вносятся сведения о кадровых приказах, составленных по разным вопросам, можно порекомендовать следующую книгу (журнал) регистрации приказов (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Форма книги (журнала) регистрации приказов

Разработанные в ЗАО «Полиграф» учетные формы с различными вариантами их заполнения должны быть представлены в соответствующих разделах Альбома форм документов.

Приказы по личному составу издаются при наличии соответствующих письменных оснований, к которым, помимо трудовых договоров и изменений к ним, относятся информационно-справочные документы: заявления работников, служебные записки (докладные и объяснительные), представления, протоколы, акты и т. п.

Документы основания к приказам должны быть правильно оформлены и зарегистрированы. Некоторые документы (заявления, докладные записки, объяснительные записки, представления, уведомления) составляются в произвольной форме, другие (протоколы, акты) имеют унифицированные или рекомендательные формы.

2.3 Резолюция руководителя

Заявления работников и служебные записки относятся к внутренней переписке и требуют рассмотрения и принятия решения руководителем ЗАО «Полиграф». Принятое решение отражается в резолюции, содержание которой в большинстве случаев сводится к очень кратким указаниям: «В приказ», «Исполнить», «В отдел кадров», не соответствующим смыслу данного реквизита.

Другой серьезной ошибкой при простановке на документах резолюций является смысловое несоответствие принятого руководителем решения содержанию рассмотренного документа. Наиболее часто такие ошибки встречаются в резолюциях на заявлениях работников.

Работник просит в заявлении разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части и предоставить ему часть отпуска продолжительностью 5 дней (с понедельника по пятницу). Руководитель организации, не соглашаясь с просьбой работника, указывает в резолюции: «Предоставить отпуск продолжительностью 7 дней» (с понедельника по воскресенье).

Данная резолюция не соответствует содержанию заявления, а значит, не является рассмотрением его по существу поставленного вопроса. В данном случае в резолюции должен содержаться отказ в предоставлении части отпуска.

Работник по собственной инициативе хочет расторгнуть трудовой договор и предупреждает об этом работодателя в письменной форме, но не за две недели, а за меньший срок. Не желая удовлетворять просьбу работника, руководитель выносит резолюцию: «Уволить с отработкой в течение двух недель» или указывает в резолюции дату увольнения по истечении предупреждения за две недели, т.е. не совпадающую с датой, содержащейся в заявлении работника.

Вновь вместо отказа в просьбе, высказанной работником, ему «делается предложение», не отвечающее его желанию.

Во избежание подобных ошибок в Альбоме форм документов следует привести варианты возможных резолюций при принятии решений по наиболее типичным, часто повторяющимся ситуациям.

Особенностью протоколов и актов является создание этих документов или в процессе коллегиального обсуждения и принятия решений (протоколы), или при установлении (подтверждении) несколькими лицами фактов и событий, происходивших в их присутствии (акты). Поэтому в протоколы дополнительно включается информация о присутствовавших членах коллегиального органа (т. е. о наличии кворума), а при составлении большинства актов требуется присутствие незаинтересованных свидетелей.

Для учета создаваемых в ЗАО «Полиграф» внутренних документов может быть использована следующая примерная форма регистрационных журналов, которые ведутся отдельно по видам и разновидностям документов (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Форма регистрационного журнала

2.4 Внесение записей в трудовые книжки. Заполнение личной карточки

Другой важной информацией в Альбоме форм документов должны стать примеры внесения записей в трудовые книжки работников. Как известно, действующая Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69, содержит несколько образцов записей (например, об установлении второй профессии, о переименовании организации, об увольнении и др.), однако этого явно недостаточно, особенно для начинающих кадровиков.

Образцы записей в трудовых книжках можно поместить в Альбоме после примеров оформления приказов по личному составу или в виде сводной таблицы (приложение 5).

Сложности в работе с трудовыми книжками, как правило, обусловлены пробелами или противоречивыми требованиями, содержащимися в действующих нормативных правовых актах по их ведению.

Например, в соответствии с утвержденными постановлением Правительства РФ от 24.07.02 № 555 Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка подлинник, а не заверенная копия. Однако в IV разделе Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, говорится о выдаче трудовой книжки работнику только при увольнении (прекращении трудового договора). Таким образом, возникает проблема с выдачей подлинника трудовой книжки не увольняющемуся работнику.

В данной ситуации и других аналогичных случаях, когда работник должен предъявлять в том или ином органе подлинник трудовой книжки, целесообразно показать в Альбоме форм документов порядок документирования процедуры выдачи трудовой книжки.

Документом, на основании которого будет выдаваться трудовая книжка, на наш взгляд, должно быть заявление работника, адресованное ЗАО «Полиграф», а не широко распространенная в практике «расписка». После регистрации заявления, рассмотрения его руководителем организации и простановки резолюции работник должен в письменном виде (на том же заявлении) подтвердить факт получения трудовой книжки во временное пользование с обязательством ее своевременного возврата без каких-либо повреждений, исправлений, помарок и т. п.

Кадровая служба должна организовать контроль за возвратом выданной во временное пользование трудовой книжки и провести ее проверку при возвращении книжки работником. При отсутствии у работника обоснованной причины для получения подлинника трудовой книжки ему может быть выдана только заверенная копия.

Подробными указаниями о порядке заполнения должны сопровождаться в Альбоме форм документов такие учетные формы, как табель учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13) и личная карточка работника (Т-2).

Ведение табеля учета рабочего времени обязательно, т. к. ЗАО «Полиграф» обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). При заполнении табеля используются следующие способы:

сплошная ежедневная регистрация отработанного времени или указание причин отсутствия работника (отпуск, нетрудоспособность и т. д.);

регистрация только неявок, прогулов, опозданий и т. п.

Отработанное время может включать: дневные часы, работу в ночное время, сверхурочную работу, нахождение в служебной командировке, а также работу в выходные и праздничные дни. Разные виды рабочего времени учитываются и оплачиваются отдельно.

Отметки о неявках на работу по уважительным причинам должны подтверждаться оправдательными документами. Часы, отработанные в режиме неполного рабочего времени, вносятся в табель в соответствии с условиями, включенными в трудовой договор.

Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы и передается в бухгалтерию. В крупных организациях табель ведется по структурным подразделениям.

Личная карточка работника заполняется на всех работников, с которыми заключен трудовой договор, включая совместителей. Личные карточки заполняются в одном экземпляре работником кадровой службы на основании личных документов гражданина, поступающего на работу. Карточки заполняются от руки или с использованием электронной версии с последующей распечаткой. При ручном заполнении в карточке не допускается помарок и подчисток.

При возникновении ошибок или необходимости внесения изменений (например, при смене фамилии, изменении домашнего адреса или паспортных данных) в карточке зачеркивается неправильная или устаревшая запись, а выше или рядом проставляется правильная запись. Внесенные исправления должны быть подтверждены подписью работника кадровой службы.

Важную роль при заполнении личных карточек работников играют общероссийские классификаторы технико-экономической информации (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР), использование которых позволяет правильно заполнять соответствующие строки карточки (табл. 2.4).

При необходимости кодирования в личной карточке работника информации, не вошедшей в общероссийские классификаторы, разрабатываются локальные классификаторы организации. Заполненные при оформлении приема на работу карточки регистрируются в книге учета личных карточек, форма которой разрабатывается по усмотрению ЗАО «Полиграф».

Таблица 2.4

Ошибки оформления личных карточек ЗАО «Полиграф»

Логическим завершением разработки нормативного обеспечения в области кадрового делопроизводства является составление и утверждение Графика документооборота кадровой службы ЗАо «Полиграф». В Графике в табличной форме отражаются процедуры документирования трудовых отношений по следующим позициям:

составление проектов документов (основание для составления, периодичность, ответственный за подготовку, количество экземпляров и т. д.);

оформление документов (согласование, подписание, утверждение);

обработка документов (регистрация, передача на исполнение, ознакомление работников);

оперативное и архивное хранение исполненных документов (место и сроки хранения, периодичность сдачи в архив).

Порядок применения рассмотренных локальных нормативных актов по работе с кадровой документацией, а также ответственность за его нарушение должны быть закреплены в Инструкции по кадровому делопроизводству, утвержденной приказом руководителя ЗАО «Полиграф».

3 ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Автоматизированная система на предприятии сегодня не дань моде, а насущная необходимость. Одной из торговых компаний удалось реализовать проект автоматизации, причем буквально с нуля. К моменту внедрения штат организации составлял более пятисот человек. При этом в службе персонала не было ни одного программного продукта.

Между службами компании было трудно наладить коммуникации. Желание устранить эту проблему, а также решение актуальной задачи создания общей базы данных сотрудников, и стали основными причинами автоматизации бизнес-процессов. Инициаторами проекта выступили два подразделения: финансовый отдел и служба персонала. Именно они и сформулировали главные параметры автоматизации, ответив на три принципиальных вопроса:

Что хотелось бы получить в результате реализации проекта?
Какие финансовые затраты понесет в связи с этим компания?
Сколько времени займет подготовка и внедрение автоматизации?

Для работы над проектом была создана инициативная группа, в которую вошли специалисты трех подразделений:

службы информационных технологий в ее задачи входил анализ программ, представленных на рынке, оценка возможности их взаимодействия с IT-продуктами, которые компания планировала внедрять в перспективе, а также решение вопросов, связанных с дальнейшим обслуживанием программы;
финансового отдела определение круга задач автоматизации, связанных с расчетом заработной платы;
службы персонала формулирование задач проекта в части управления сотрудниками.

Первым делом инициативная группа проанализировала рынок информационных услуг. Оказалось, что с точки зрения задач, стоящих перед компанией, практически все программные продукты нуждаются в доработке. Выбор наиболее удобного из них потребовал довольно продолжительного обсуждения, которое проходило в ходе нескольких «круглых столов». На этих мероприятиях выяснились плюсы и минусы различных решений. В результате был сделан выбор в пользу программы «1С: Зарплата и Кадры 7.7». В то время она еще не включала блока «1С: Управление персоналом и Зарплата», поэтому пришлось сделать некоторые доработки, которые осуществили внешние специалисты.

Для проекта был разработан и утвержден подробный план действий с указанием сроков и ответственных за выполнение каждого пункта. На весь проект (разработку, тестирование, внедрение и обучение персонала) было отведено 4 месяца (табл. 3.1). Прежде всего, сотрудники каждого подразделения службы персонала определились с тем, какие данные им необходимы в электронном виде. Для инспектора по кадрам кадровый документооборот, для менеджера по персоналу база кандидатов (ранее она собиралась на бумажных носителях), для специалиста по обучению списки тех, кто был на тренингах (весь персонал компании проходит обучение). Таким образом, для кадровой службы необходимо было настроить несколько блоков:

1.«Подбор персонала». Был создан специальный справочник для хранения максимально полной информации обо всех кандидатах, приглашенных на собеседования, а также потенциальных сотрудниках компании, которые могли бы оказаться интересными ей в случае открытия некоторых вакансий.

2.«Обучение». Для фиксации сведений о прохождении тренингов был усовершенствован уже имевшийся справочник «Сотрудники». Он включал список всех, кто работает (и работал ранее) в компании. Он оказался удобным, т. к. содержал информацию о каждом сотруднике дату рождения, адрес, паспортные данные, название должности и подразделения, график, оклад и др. Поэтому именно данный справочник и был выбран для доработки. Появилась возможность внесения сведений о дате и названии тренинга, его результатах, а также о том, какое обучение необходимо для дальнейшего развития сотрудника как нового, так и уже работающего.

3.«Кадровое делопроизводство». Этот блок также дорабатывался с целью расширения его возможностей, в частности, для ввода графика отпусков, контроля его соблюдения, составления трудовых договоров.

4.«Отчетность и статистика». Именно составление отчетов и сбор статистических данных позволяет анализировать проделанную работу и формировать планы на будущее. Для этих целей были созданы следующие электронные отчеты:

«Процентик» в нем информация собирается в процентах: коэффициент текучести кадров, соотношение количества кандидатов, прошедших собеседование, и числа сотрудников, принятых на работу;
«Интересная статистика» с данными этого отчета служба персонала каждый месяц знакомит всех сотрудников компании. В нем содержатся сведения о том, сколько в организации мужчин и женщин, статистика по образованию, семейному положению, среднему стажу работы в компании.

Таблица 3.1

План выполнения проекта

№ п / п	Этап проекта	Срок выполнения	Ответственный
	Выяснение потребностей в доработке программы для финансовой службы	01.0910.09	Финансовый директор
	Выяснение потребностей в доработке программы для службы персонала	01.0910.09
	Настройка блоков программы для финансовой службы	11.0910.10	Компания-разработчик
	Настройка блоков программы для службы персонала	11.1010.11
	Предоставление компании пробного варианта, тестирование	11.1116.11
	Доработка замечаний	17.1130.11
	Установка программы компании, настройка прав доступа для сотрудников	01.12	Компания разработчик, финансовый директор, руководитель службы персонала
	Обучение персонала пользованию программой	02.1207.12	Компания-разработчик
	Внесение всей необходимой информации в программу	08.1231.12	Руководитель службы персонала

После установки программы и тестирования настроек пришла очередь самого сложного этапа внедрения. Для начала все сотрудники прошли обучение пользованию новой программой. Оно проходило в учебном центре компании-разработчика в два этапа: прежде всего для службы персонала, далее для финансового отдела (в это время кадровики уже вносили информацию в программу). Занятия проводились в течение недели каждое утро с 9 до 11 часов. Процесс освоения программы у сотрудников проходил разными темпами, но все были убеждены в том, что автоматизация позволяет работать эффективнее.

После обучения в систему была внесена вся информация (рис. 3.1).

Рис. 3.1 Внесение информации о кадрах

После внедрения автоматизации были подведены итоги. Анализ полученных результатов показал следующее:

1.Существенно снизились трудозатраты на простейшие кадровые процедуры (табл. 3.2).

2.Упростилось взаимодействие между службой персонала и финансовым отделом.

3.Стало удобнее хранить и использовать информацию о сотрудниках.

Таблица 3.2

Изменения в оформлении приема сотрудника на работу

Пункт оформления	Что было раньше		После автоматизации
Внесение данных о сотруднике в программу	Не было		Продолжительность процесса 10 минут
Составление трудового договора	Оформление в Excel в течение	15 минут
Оформление приказа о приеме			10 минут	Оформление в программе 5 минут
Заполнение личной карточки Т-2			20 минут	Нажатие клавиши в программе 1 минута

Службе персонала следует помнить о следующих трудностях автоматизации кадровых процессов:

хороший и качественный проект требует больших денежных средств (особенно если необходимо существенно менять или дополнять конфигурацию программы);
специалистам службы персонала, занимающимся проектом автоматизации, предстоит общаться с разработчиками программ. Между тем далеко не все кадровики могут разговаривать с программистами «на одном языке» (как и наоборот), следовательно, придется этому учиться;
процесс ввода всей необходимой информации потребует от сотрудников службы персонала максимальной концентрации внимания.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время объем работы кадровой службы предприятий вообще и ЗАО «Полиграф», в частности, значительно возрос. Это связано с необходимостью заключения трудового договора в письменной форме, подготовкой приказов на всех стадиях трудового отношения, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением.

На практике нет общего мнения, как лучше оформлять совмещение профессий (должностей), изменения трудового договора в форме постоянного и временного перевода на другую работу. Следует также различать положения, которые являются неотъемлемой частью трудового договора, и соглашения, имеющие самостоятельное значение.

Сегодня правовое поле, на котором работает кадровая служба, весьма обширно. Оно включает в себя не только Трудовой кодекс Российской Федерации, но и иные федеральные законы, в частности Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию", Федеральный закон от 20.04.2007 N 54-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О минимальном размере оплаты труда" и другие законодательные акты Российской Федерации", в соответствии с которым минимальный размер оплаты труда с 1 сентября 2007 г. был установлен в размере 2300 руб. в месяц.

Важную роль в регулировании трудовых отношений играют постановления Правительства Российской Федерации, в частности Постановление от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" и другие нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.

Знание обширного нормативного материала, судебной практики и умение их применять - необходимое условие успешной работы всех кадровых служб.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Трудовой кодекс Российской Федерации.
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
ГОСТ Р 6.30-2003
Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 2004.
Андреева В.И. О сложных вопросах документирования трудовых отношений//Справочник кадровика, 2006, №10.
Барихин А.Б. Делопроизводство: учебник. М., 2006
Белущенко С. Автопорядок в кадрах// Справочник по управлению персоналом, 2007, №4.
Борискин В.В. Официальное делопроизводство. М., 2007
Быкова Т.А. Делопроизводство. М., 2008
Вялова В.М. Кадровое делопроизводство в организациях с обособленным подразделением//Справочник кадровика, 2008, №8.
Галахов В.В. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2006
Доронина Л.А. Основы делопроизводства. М., 2007
Журнал "Делопроизводство", 2007, N 4
Иритикова В.С. Делопроизводство//Секретарское дело. 2007. - № 1 с. 20-27
Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. М., 2006
Корякина Ю.С. Делопроизводство. М., 2007
Кудряев В.А. "Организация работы с документами" В.А. Кудряев и др. М.:ИНФРА-М, 2006
Кузнецов Д.Л. Кадровое делопроизводство. М., 2007
Кузнецова Т. Делопроизводство. М., 2008
Курноскина Л.В. Современное делопроизводство. М., 2007
Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учебное пособие. М., 2007
Макарова Н.А. Делопроизводство на предприятии. М., 2008
Непогода А.В. Делопроизводство организации. М., 2007
Новикова Е.А. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2006
Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. М.: Приор, 2006.
Пшенко А.В. Основы делопроизводства. М., 2006
Смирнова Е.П. Делопроизводство: учебник. М., 2006
Соколов А.В. Документационное обеспечение управления. М., 2006.
Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство. М., 2007
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2006.
Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы. Сб. 70. М., 2005. С. 24-40.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

№ п/п	Документ	Каким документом регламентируется	Примечание	Срок хранения
	Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	Статья 189 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.	Постоянно
	Положение о защите персональных данных работников	Статья 86 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.	Постоянно
	Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)		Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.	Постоянно
	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.
	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.	50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
	Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании	Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ	При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.	Постоянно
	Положение о системе обучения	Статьи 196, 197 ТК РФ	При наличии системы обучения в организации.	Постоянно
	Положение об аттестации работников	Статья 81 ТК РФ	При проведении аттестации по решению работодателя.	Постоянно
	График отпусков		Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.	1 год
	Трудовой договор	Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ	Заключается в письменной форме с каждым работником.	75 лет
	Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям		Принимаются по решению работодателя.	Постоянно
	Приказы о приеме на работу	Статья 68 ТК РФ	Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.	75 лет
	Приказы о переводе на другую работу	Статья 72.1 ТК РФ	Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).	75 лет
	Приказы об увольнении	Статья 84.1 ТК РФ		75 лет
	Приказы по основной деятельности		Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».	1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
	Приказы о предоставлении отпусков		Издаются на основании графика отпусков или заявления работника	5 лет
	Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	Статья 128 ТК РФ	Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).	5 лет
	Личная карточка работника (форма Т-2)		Ведется на каждого работника.	75 лет
	Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.	При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
	Договоры о полной материальной ответственности		Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.	5 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности	Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)	Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя	5 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу			То же	75 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении			То же	75 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков			То же	50 лет
	Журнал регистрации командировочных удостоверений			То же	5 лет
	Табель учета рабочего времени	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником	75 лет
	График сменности	Статья 103 ТК РФ	Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.	1 год
	Журнал учета проверок инспектирующих органов	Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»	Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица	Постоянно
	Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий	Положение об аттестации работников предприятия	Оформляются аттестационной комиссией	15 лет
	Табели и наряды работников вредных профессий	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Составляются ежемесячно.	75 лет
	Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»	Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.	75 лет
	Списки работников, уходящих на льготную пенсию					50 лет
	Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий; Льготной пенсии	То же.		5 лет 10 лет
	Инструкции по охране труда по профессиям	Раздел 10 ТК РФ		Постоянно
	Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)	Раздел 10 ТК РФ		10 лет
	Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования	Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)		5 лет
	Акты о несчастных случаях	Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»		45 лет
	Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний				45 лет

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Пример табеля форм документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Пример приказа о внесении изменений в формы первичной учетной документации

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Пример приказа по личному составу на бланке приказа по основной деятельности

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Пример заявления о выдаче трудовой книжки

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Пример сводной таблицы

1 Басаков М.И. Делопроизводство. М., 2007

2 Орловский Ю.П. Делопроизводство в организации. М., 2007

3 Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2007

4 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2006

5 Труханович Л.В. Делопроизводство. М., 2008

6 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.

7 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.

8 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.

Делопроизводство в кадровой работе. Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

Кадровое делопроизводство и важность его ведения

Документы кадрового делопроизводства

Организация кадрового делопроизводства

Как ведется кадровое делопроизводство

Читать также

Статьи этого раздела

Что такое кадровое делопроизводство

Цели и задачи

Нормативно-правовое регулирование

Законодательная база предприятия

Кадровый документооборот в организации

Штатное расписание по форме Т-3

Рабочее расписание

Трудовое соглашение

Кадровые приказы

Должностные инструкции

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Штатная служба по работе с кадрами

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Кадровый учет с нуля пошагово

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Права и обязанности кадровика

Ведение кадрового делопроизводства

Поиск и оформление персонала

Этапы приема на работу

Личные карточки и формирование личного дела сотрудника

Журналы по кадровому делопроизводству

Ведение трудовых книжек

Систематизация и хранение документов

Электронный кадровый учет

Видео

ВВЕДЕНИЕ

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

1.1 Система документации в кадровом делопроизводстве

1.2 Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

2 ПРАКТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПОЛИГРАФ»

2.1 Общая характеристика делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф»

2.2 Приказы по личному составу и их регистрация в ЗАО «Полиграф»

2.3 Резолюция руководителя

2.4 Внесение записей в трудовые книжки. Заполнение личной карточки

3 ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ПРИЛОЖЕНИЕ 6