Представленный образец должностной инструкции администратора подойдет для регулирования работы администратора салона красоты. Также его можно использовать при написании должностной инструкции администратора гостиницы или клуба. Добавьте в текст документа специфические должностные обязанности администратора, характерные для вашей организации.
Должностная инструкция администратора
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Администратор относится к категории специалистов.
1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению управляющего салоном / гостиницей / клубом.
1.3. Администратор подчиняется непосредственно управляющему салоном / гостиницей / клубом.
1.4. На время отсутствия администратора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность администратора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: среднее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее полугода.
1.6. Администратор должен знать:
- законы, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные акты государственных органов по вопросам оказания услуг;
- структуру организации, должностные обязанности и полномочия работников организации, режим их работы;
- правила и методы организации процесса обслуживания посетителей;
- виды оказываемых услуг.
1.7. Администратор руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности администратора
Администратор выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.2. Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг, проводимым специальным акциям, наличием бонусных программ и т.д.
2.3. Ведет запись на прием, информирует специалистов об имеющейся записи, ведет клиентскую базу.
2.4. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей.
2.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях, контролирует работу уборщиц.
2.6. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
2.7. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
2.8. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права администратора
Администратор имеет право:
3.1. Знакомиться с решениями руководства организации, касающимися его деятельности.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность администратора
Администратор несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Администратор — достаточно универсальная профессия. Для того, чтобы попробовать себя в ней, не нужно обладать глубокими знаниями какого-то узкого профиля. Главные качества для начинающего специалиста подобного рода — это:
- общительность и умение легко ладить с людьми;
- способность грамотно говорить;
- внимательность;
- эмоциональная устойчивость;
- интерес к делу, стремление относиться к нему неформально.
Обладание перечисленными чертами позволит легко сориентироваться в обязанностях, которые диктуются своеобразием организации — будь то стоматологическая клиника или спортивный клуб.
Впрочем, нет правила без исключений: в некоторых престижных компаниях к администраторам предъявляются довольно строгие требования — безукоризненное знание иностранных языков и определенных законодательных актов, наличие высшего экономического либо менеджерского образования и т.п.
Основные обязанности администратора
Администратор, по сути, является распорядителем. Конкретный круг его обязанностей напрямую зависит от типа учреждения. В распорядителях нуждаются:
- гостиницы и отели;
- крупные магазины;
- кафе и рестораны;
- фитнес-центры;
- частные клиники;
- косметологические салоны;
- развлекательные клубы.
Специалист, как правило, взаимодействует и с клиентами, и с младшим персоналом. Например, администратор ресторана отвечает не только за прием гостей и организацию банкетов, но и за обучение новичков. Ему приходится заниматься и оформлением документов — заполнением отчетности, ведением инвентаризации, составлением графиков занятости и отпусков.
Сотрудник, работающий в магазине, обязан практически постоянно находиться в торговых залах. Для него обычно бывает обустроено отдельное место, однако на практике ему редко удается скучать за стойкой: надо и принять товар, и проследить за тем, правильно ли продавцы разложили полученную продукцию на полках, и ответить на вопросы покупателей.
Администратор клиники обслуживает в первую очередь посетителей — отвечает на телефонные звонки, заводит индивидуальные карты, принимает плату за прием. Также ему приходится выполнять поручения руководства — отправлять факсы, разбирать корреспонденцию. Трудясь в медучреждении, поневоле приходится знакомиться с азами медицины — важно отчетливо понимать, какими компетенциями располагает каждый доктор или диагност.
Постоянный контакт с людьми, причем часто недовольными и настроенными на конфликт — пожалуй, самый существенный минус профессии . Даже в тех случаях, когда по-человечески следовало бы ответить на чьи-то претензии резко, администратор обязан оставаться вежливым и улыбчивым.
Рабочий день распорядителя чаще всего совпадает с рабочим днем компании : администратор утром открывает зал, а вечером запирает его. В тех случаях, когда фирма не закрывается по ночам (например, бар) составляется сменный график.
Перспективы трудоустройства и карьерного роста
Востребована ли профессия администратор?
Вполне. В кадрах данной специализации заинтересована очень значительная доля российских нанимателей. На нашем сайте регулярно обновляются , смотрите их. Если вы уже представляете, в учреждении какого типа хотите работать, обратите внимание на подборки свежих вакансий для распорядителей.
Справка
Относительно недавно человека, которому по работе положено распоряжаться и контролировать действия какого-либо коллектива, называли заведующим. Сегодня таких специалистов называют администраторами. Это слово пришло к нам из английского языка и дословно обозначает «распорядитель, управитель».
Востребованность профессии
Достаточно востребована
Представители профессии Администратора являются достаточно востребованными на рынке труда. Несмотря на то, что вузы выпускают большое количество специалистов в этой области, многим компаниям и на многих предприятиях требуются квалифицированные Администраторы .
Описание деятельности
Администраторы чаще всего требуются в тех заведениях социальной сферы, которые посещает большое количество людей: общепит, спортклубы, театры, крупные магазины и другие.
Эти специалисты контролируют работу остального коллектива, координируют действия посетителей заведения, следят за порядком. Администратор должен быть хорошо знаком с особенностями работы своей компании, чтобы суметь ответить на любые вопросы клиентов. Кроме того, большинстве случаев администраторы работают с базами данных (например, с клиентской базой).
Заработная плата
средняя по России: средняя по Москве: средняя по Санкт-Петербургу:
Уникальность профессии
Довольно распространенная
Большинство опрошенных считает, что профессию Администратора нельзя назвать редкой, в нашей стране она достаточно распространена. Уже несколько лет на рынке труда наблюдается спрос на представителей профессии Администратора , несмотря на то, что специалистов каждый год выпускается немало.
Как пользователи оценивали этот критерий:Какое необходимо образование
Высшее профессиональное образование
Данные анкетирования показывают, что для работы по профессии Администратора обязательно нужно иметь диплом о высшем профессиональном образовании по соответствующей специальности или по такой специальности, которая позволяет работать Администратором (смежная или похожая специальность). Среднего профессионального образования не достаточно для того, чтобы стать Администратором .
Как пользователи оценивали этот критерий:Трудовые обязанности
Обязанности администратора зависят от сферы его деятельности. Если специалист занимается сопровождением баз данных в компьютерных системах, тогда ему необходимо следить за сохранностью информации, вносить изменения по просьбе пользователей, проводить консультации и определять полезность баз данных. Таковы, например, обязанности .
Ну а если специалист занимается административно-управленческой деятельностью, тогда в его обязанности входит решение административных вопросов, заполнение служебной документации и предоставление необходимой информации посетителям и сотрудникам.
Как правило, администратор - первый, кого встречают посетители заведения. Поэтому он должен ответить на все их вопросы относительно работы компании, текущих акциях и других особенностях. Администратор также выдаёт клиентам необходимые вещи: ключи, полотенца и т.д.
Вид труда
Преимущественно умственный труд
Профессия Администратора - это профессия преимущественно умственного труда, которая в большей степени связна с приемом и переработкой информации. В работе Администратора важны результаты его интеллектуальных размышлений. Но, при этом, физический труд не исключается.
Как пользователи оценивали этот критерий:Особенности карьерного роста
Профессия администратора относится к руководящим должностям. Поэтому вряд ли этому специалисту удастся продвинуться по карьерной лестнице в своей компании, особенно если она небольшая. Этот специалист может, как работать в одной должности с перспективой увеличения заработной платы, так и занять однажды руководящий пост или открыть собственное дело.
Возможности карьерного роста
Возможностей достаточно
Значительное большинство представителей профессии Администратора считают, что у них достаточно возможностей для продвижения по карьерной лестнице. Если такая цель у рядового специалиста есть, то ему вполне реально занять руководящую должность в этой сфере.
Как пользователи оценивали этот критерий:Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.
Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.
Кто такой администратор?
Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.
То есть должностные обязанности администратора обязывают его контролировать качество работы его подопечных, общаться с клиентами (в том числе и улаживать конфликтные ситуации), следить за чистотой в залах и так далее.
Кто может стать администратором?
В целом на эту должность могут претендовать люди, имеющие оконченное среднее образование. Однако с ростом конкуренции на рынке труда увеличились и требования к кандидатам на пост администратора. Так, люди с высшим образованием, знающие иностранные языки имеют куда большие шансы, нежели их менее просвещенные коллеги.
Более того, дабы попасть на перспективное место, будущему сотруднику придется окончить специальные курсы. Правда, довольно часто людей, имеющих потенциал, руководство обучает за собственные деньги. Также есть некоторые направления администрирования, требующие специализированного образования. Например, системный администратор.
Как правильно составить должностную инструкцию?
Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.
Зачастую такой документ имеет четыре пункта:
- Общие положения, где указаны главные требования к кандидатуре администратора. Также здесь следует указать непосредственное начальство сотрудника, порядок замены, необходимый уровень знаний и так далее.
- Обязанности. Включают в себя весь список того, что обязан делать администратор.
- Права – часть, где указаны все привилегии данного сотрудника.
- Ответственность – особо важный пункт, устанавливающий меру наказания за тот или иной поступок.
Образец должностной инструкции
Данный вариант универсальный и подойдет в качестве исходного шаблона для любой организации. Однако следует помнить о том, что большинство пунктов нужно будет изменить, исходя из соображений руководства.
I. Общие положения
- Администратор – это специалист, который относится к категории офисных сотрудников.
- На данную должность могут претендовать лица старше 18 лет, имеющие оконченное среднее образование.
- Данный специалист подчиняется непосредственно руководителю гостиницы/ресторана/клуба.
- Администратор должен уметь:
- правильно распределить обязанности между сотрудниками организации;
- устранять все конфликтные ситуации как внутри коллектива, так и за его пределами;
- грамотно донести всю нужную информацию об услугах и тарифах до клиентов этой организации.
II. Обязанности
Администратор обязан:
- Создать все необходимые условия для комфортного пребывания клиентов на территории заведения.
- Предоставлять всю необходимую информацию по услугам, тарифам и скидкам.
- Вести все виды клиентских баз, а также предпринимать меры по их эффективному увеличению.
- Улаживать все конфликтные ситуации с клиентами, персоналом и руководством.
- Обеспечивать чистоту и порядок на вверенной ему территории.
- Следить за соблюдением дисциплины внутри рабочего коллектива.
- Предоставлять руководителям всю информацию об их организации.
III. Права
Данный специалист имеет право:
- Интересоваться всеми решения руководства, связанными как с внутренней, так и с внешней политикой организации.
- Вносить свои предложения по улучшению работоспособности персонала.
- Требовать соблюдения всех норм и правил, установленных данным документом, а также трудовым кодексом Российской Федерации.
- Принимать решения, руководствуясь собственными соображениями, если они не противоречат данному соглашению.
IV. Ответственность
К администратору могут быть применены следующие взыскания:
- За невыполнение распоряжений руководства сотрудник может быть привлечен к административной ответственности.
- За злостные нарушения дисциплины и халатность администратор может быть понижен в должности, вплоть до увольнения.
Это лишь приблизительный образец того, каким может быть главный документ, регулирующий действия, которые выполняет администратор. Должностная инструкция во многом зависит от конкретной организации. Поэтому для примера рассмотрим наиболее распространенные виды этой профессии.
Должностные обязанности администратора магазина
Зачастую подобная вакансия существует только в супермаркетах, а также в магазинах, входящих в крупную торговую сеть. Главной особенностью данной должности является то, что занимающему ее человеку приходится следить за эффективностью продаж.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что должностные обязанности администратора магазина в первую очередь направлены на:
- улучшение работы продавцов;
- разработку маркетинговых приемов;
- контроль над качеством товара.
Должностные обязанности администратора ресторана
Ресторанный бизнес построен на том, чтобы завлекать клиентов вкусными блюдами и качественным обслуживанием. Если первое в большей степени зависит от работы шеф-повара, то второе – это уже удел администратора.
Именно он должен следить за всем, что способно повлиять на настроение клиентов. Итак, основные должностные обязанности администратора ресторана заключаются в следующем:
- организация слаженной работы персонала;
- общение с клиентами;
- создание благоприятной атмосферы в помещении;
- предоставление информации касательно меню и работы шеф-повара.
Отельный бизнес
Наиболее обширными являются должностные обязанности администратора гостиницы. Это связано с тем, что данному специалисту приходится управлять многими аспектами жизни внутри отеля.
Так, должностные обязанности администратора гостиницы предписывают:
- обеспечивать комфорт постояльцев;
- предоставлять информацию касательно проживания в отеле, местной кухни, достопримечательностей и так далее;
- следить за чистотой в холле, номерах, коридорах;
- вести учет бронирования мест;
- наблюдать за эффективностью работы персонала и при необходимости вносить нужные корректировки.
Особая категория администраторов
Как говорилось ранее, некоторые категории этого направления все же требуют определенного образования. Так, должностные обязанности системного администратора подразумевают под собой наличие диплома ИТ-специалиста. Ведь в противном случае он не сможет выполнять поставленные перед ним задачи.
Также подобные требования могут быть предъявлены и в некоторых других областях, в зависимости от специфики производства и мнения руководства по этому поводу.
Современный потребитель очень требователен к качеству предоставляемых ему услуг. Потому эта сфера постоянно совершенствуется. Все большую популярность приобретает должность администратора. Так, на сегодняшний день большинство магазинов, клубов, салонов имеют в своем штате такого сотрудника. Клиенты охотнее посещают заведения, где работает такой специалист. Ведь к администратору заведения всегда можно обратиться за помощью, задать интересующие вопросы и решить конфликтную ситуацию.
Особенности профессии
Администратор - это работа которого связана с управлением государственной либо коммерческой организацией. Такой сотрудник по праву считается главным помощником директора. Поэтому требования к его умениям, навыкам и личностным качествам предъявляются высокие. По мнению многих работодателей, хороший администратор - это тот, кто:
Является профессионалом в области экономики и менеджмента;
Разбирается в документоведении;
Умеет обрабатывать информацию на компьютере;
Искусно владеет навыками общения;
Имеет высокие организаторские способности;
Обладает такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, толерантность, способность убеждать.
Профессиональные обязанности администратора
К таковым относят:
- Обеспечение качественного создание комфортных условий для них.
- Предоставление посетителю нужной информации, что касается ассортимента услуг, акций, возможных бонусных программ.
- Ведение документации (запись на прием, заполнение и т. д.).
- Обеспечение общественного порядка (принимает меры в случае конфликтных ситуаций, рассматривает жалобы клиентов, следит за дисциплиной сотрудников).
- Контроль за поддержанием чистоты в помещении, соблюдением норм санитарии.
- Информирование руководства о недостатках в обслуживании.
- Выполнение поручений начальника.
Администратор - это нужный человек во многих направлениях предпринимательской деятельности.
Сфера торговли
Торговля - очень древний людей. А умение продавать - полезный навык. Сегодня каждое торговое предприятие хочет быть конкурентоспособным. Для этого уже мало просто иметь качественный товар, нужно уметь его предложить покупателю. Такую функцию зачастую выполняет администратор магазина. В обязанности этого должностного лица входит управление работой торгового зала. Он должен осуществлять контроль за приемом и сдачей товаров, своевременностью появления продукции на прилавках, витринах магазина, проверять качество, срок годности всего ассортимента.
Чтобы привлечь клиентов, управленец может заключить договор с компанией на BTL-услуги. Такая реклама товаров в виде дегустаций, презентаций новинок повышает рейтинг предприятия, а инициатор получает законную премию.
Также администратор магазина старается не пропустить интересные промоакции. Потому что в результате предприятие получит выгодную бонусную поставку. А она лишней не бывает, так как иногда магазин несет убытки из-за воровства, просрочки товаров.
Сфера развлечений
Администратор клуба - это управленец, представительское лицо, на котором лежит ответственность за качество досуга клиентов. Данный специалист должен контролировать три направления - клубное помещение, работников, клиентов.
Хороший администратор понимает важность стильного оформления и чистоты зала. А также примыкающей территории снаружи.
В подчинении администратора находятся работники кухни, официанты и бармены, техперсонал, охранная служба. Управленец обязан следить за тем, чтобы все они соблюдали правила дисциплины, нормы гигиены и санитарии. Если, к примеру, клиент обнаружит в своем блюде волос, то это будет виной администратора, так как он не проконтролировал свой персонал.
Управляющий клубом обязан вежливо встретить посетителей, сопроводить их к столику и рассказать о возможных услугах заведения. В случае большого количества гостей он может поручить это опытному официанту. Если возникают или клиент предъявляет претензии касательно качества сервиса, администратор должен деликатно выслушать и принять меры для разрешения проблемы.
Сфера индустрии красоты
Работа в этой сфере не так проста, как кажется. Администратор в салон красоты подбирается не только по уровню профессионализма, но и по внешним данным, ведь он будет «лицом компании». Именно его в первую очередь видят клиенты и по нему судят об уровне услуг салона.
Администратор приветствует посетителей. Он помогает подобрать процедуры, советует обратить внимание и на дополнительные услуги фирмы. Также он занимается денежными расчетами, координирует работу других специалистов салона.
Каким бы ни было направление деятельности фирмы, администратор - это прежде всего квалифицированный специалист с отличными способностями к организации и самоорганизации.