Письмо-просьба
Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.
Образец письма просьбы
Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.
Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:
При составлении текста основную просьбу можно предварить преамбулой, в которой необходимо кратко изложить причины обращения к адресату. Если образец содержит несколько прошений, допустимо применить формулировки вида: «Также прошу…», «Одновременно с вышеизложенной просьбой обращаюсь к Вам с…». Каждый новый вопрос для рассмотрения необходимо изложить в отдельном абзаце. По правилам деловой переписки, ответ на комплексный запрос может быть отправлен одним письмом, с комментариями по каждой просьбе. Такой вид переписки сокращает объемы документооборота и временные затраты на прочтение и обработку входящей документации.
В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.
В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.
Скачать
Образец письма-просьбы: pismo-prosba.doc (cкачиваний: 8053)
Примеры готовых споснорских пакетов, документов и писем
Спонсорский запрос на обучение в немецкой академии по бадминтону, имеющей статус частной спортивной школы международного уровня. Смотреть спонсорский запрос
Другие разделы образцов и примеров текстов
Вы можете использовать в работе над коммерческими текстами другие примеры и образцы работ специалистов ONLYES. Если текст по нужной тематике не представлен, сделайте заказ.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА И ПРОШЕНИЯ. Фрагменты текстов и образцы.
КОММЕРЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ. Образцы и примеры выполненных работ.
ПРЕДЛОЖЕНИЯ СОТРУДНИЧЕСТВА. Примеры и образцы работ.
ПРИГЛАШЕНИЯ И ПОЗДРАВЛЕНИЯ. Примеры корпоративных текстов.
БИЗНЕС-ЛЕГЕНДЫ ДЛЯ КОМПАНИЙ. Некоторые фрагменты текстов.
Вы ищете: Письмо о содействии образец - добавлено по просьбе Марина Галич.
Описание:
Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Письмо о содействии образец. Он постоянно болтал о через пять или шесть. Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Во многих случаях такое письмо не менее важно, чем само резюме по следующим причинам. Найдено - письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец скачали 5228 раз. Понимаешь, крайне редко подворачивается "дипломат" и поставил. Письмо о содействии образец скачали за месяц 3958 раз.
Как написать письмо-просьбу?
Правильно составленное письмо - просьба может, во многом приблизить вас к положительному ответу. Текст такого письма будет зависеть от адресата и от содержания просьбы. Просите вы хорошего знакомого, родственника, начальника или чиновника – для каждого конкретного случая должен быть выбран индивидуальный подход, чтобы написать письмо с просьбой о помощи.
Не врите
Рассчитывая на положительный результат, необходимо преподнести суть дела в таком виде, чтобы это было выгодно для вас. Старайтесь не приукрашивать ситуацию выдуманными или нереальными событиями. Иначе вы рискуете остаться без поддержки, так вам сейчас необходимой.
Будьте кратки
Письмо, включающее просьбу о помощи, не должно быть чересчур объемным. Четко и ясно, понятным языком излагайте свои мысли. Не вдавайтесь в описание мельчайших деталей и подробностей, без которых можно обойтись. Это только мешает достижению поставленной цели и раздражает читателя.
Продумайте основную причину, по которой предпочли со своей просьбой обратиться именно к этому человеку. Не лишним может оказаться упомянутое вскользь ваше отношение к личным качествам адресата, однако но не переусердствуйте с лестью. Подчеркните в письме, какую выгоду адресат может извлечь для себя, помогая вам.
Повторное обращение
Как правильно написать письмо-просьбу, если вы повторно обращаетесь к этому человеку? В этом случае в письме отдельно необходимо выразить благодарность за ранее оказанную помощь или предоставленную услугу. Нужно объяснить, что именно это послужило одной из причин для нового обращения к нему. Нескольких предложений будет вполне достаточно, чтобы поблагодарить адресата.
Обстоятельства непреодолимой силы
Всегда принимайте во внимание, что человек, к которому вы обращаетесь, может быть подвержен влиянию обстоятельств, которые могут повлиять на его решение. И о том, что вы не в силах выгадать благоприятный момент, когда ему на глаза попадется ваше письмо–просьба. Пример такого состояния может быть, когда человека мучает зубная боль, или все мысли его занимает незаслуженно полученный нагоняй от начальства. Обстоятельства могут быть различны. С этим вы ничего не сможете поделать. Ваша задача – постараться продумать, как правильно написать письмо–просьбу, избегая ошибок, которые могут повлиять на решение вопроса не в вашу пользу. Неудачный словесный оборот, нечеткие формулировки, неправильное обращение – могут испортить настроение адресата и стать причиной вашего неуспеха.
Помните, что ваше письмо должно быть искренним. Между строк должно читаться ваше самоуважение, достоинство, и что немаловажно – вера в успех, и поддержку человека, к которому вы обратились. Надежда на проявление понимания, порядочности и великодушия с его стороны.
Письмо незнакомцу
Важный момент, который не стоит недооценивать при написании любого письма, а тем более письма с просьбой, адресованного незнакомому вам человеку – это приветствие. Ваше письмо будет прочитано с большим вниманием, если вы сможете сделать его личным и поприветствуете получателя по имени. Когда вы обдумываете, как написать письмо - просьбу незнакомому человеку, стоит учесть, что персонализация – это гарантия того, что ваше письмо будет хотя бы просмотрено. Соблюдайте следующие правила:
- Правильно формулируйте тему обращения. Старайтесь всегда заполнять это поле.
- Емко формулируйте, зачем необходимо человеку это письмо. Впишите это в заголовок. Это поможет вам привлечь внимание к сообщению.
- Если есть возможность, предварительно созвонитесь с получателем и обговорите причину обращения. В этом случае появляется надежда, что сообщение не попадет в спам автоматически.
- Используйте “комбинацию Т”:
- творческая тема
- топик с контактами
- текст в теле, а не во вложении.
Ингода проще составить обращение, если у вас есть пример, как написано письмо–просьба. Образец можно посмотреть, перейдя по следующей ссылке.
Ожидание ответа
Итак, письмо написано и отправлено. Ожидая ответ, стоит иметь ввиду, что если письмо носило официальный характер, просьба адресована чиновнику, то существует регламентированный срок, в течение которого вам обязательно ответят. В иных случаях все зависит от воспитания человека, к которому вы обратились с письмом-просьбой.
Во время консультации ко мне зачастую обращаются показать пример письма просьбы о спонсорской помощи.
Наглядный пример письма просьбы о спонсорской помощи
Ранее мной был рассмотрен пример поиска спонсоров для школы в части оплаты услуг связи и Интернета. Сегодня я приведу образец письма о выделении средств на оборудование компьютерного класса общеобразовательной школы.
При составлении письма нам потребуются следующие данные:
Получив данные об одной из школ Санкт-Петербурга мною был составлен пример письма просьбы к спонсору следующего содержания:
Уважаемый Имя Отчество!
Жителям нашего города хороша известна Ваша деятельность в сфере благотворительности, в том числе в образовании. В связи с этим обращаемся к Вас с просьбой поддержать модернизацию компьютерного класса ккола № 108 Выбргского района г. Санкт-Петербурга.
Несколько слов о школе. Образовательное учреждение было было открыта в 1937 году. В настоящее время в школе обучаются 312 человек с 1 по 11 класс. За последние 50 лет школа выпустила 66 медалистов, из них 19 человек с золотыми медалями. Шесть учащихся награждены грамотами Министерства образования и науки РФ. Эти факторы способствуют высокому уровню поступлению выпускников школы в ведущие вузы страны. Пять бывших выпускников вернулись в школу в новом качестве - педагогов. В школе работает 38 учителей, из них 32 педагога имеют высшую квалификационную категорию учитель и 4 педагога - ученые степени.
Руководство области ценит заслуги педагогического состава и уровень образования в школе. В начале 21 века была проведена реконструкция здания. На открытии после капитального ремонта присутствовала Губернатор Ленинградской области Валентина Матвиенко. но внимания органов в ласти недостаточно для поддержания технического оснащения школы на современном уровне.
Школа профилируется на естественно-математическом образовании. Для поддержания высокого уровня образования по информатике требуется модернизация компьютерного класса. Техническое обновление включает в себя приобретение 14 компьютеров (системный блок, монитор, клавиатура, мышка), съемного жесткого диска, видеопроектора, интерактивной доски ActivBoard 595Pro, лицензионное программное обеспечение, мебель (столы, стулья, шкафы). Плановая стоимость модернизации 1 200 000 рублей, включая доставку и монтаж нового оборудования, демонтаж - старого.
При финансовой поддержке модернизации компьютерного класса мы обязуемся разместить рекламу Вашего предприятия внутри школы и на ее территории. Реклама будет доступна не только 312 школьникам. Ее увидят около 1200 человек - родители, дедушки и бабушки наших учащихся, которые ежемесячно посещают школьные мероприятия. Кроме того, школьные мероприятия часо освещаются СМИ г. Санкт-Петербурга и мы обязыемся донести до жителей города о Вашей поддержки нашей школы. Педагогический состав и другие сотрудники школы готовы способствовать продвижению бренда Вашей компании среди потенциальных покупателей и поддержанию доброй репутации Вашего предприятия.
Контактное лицо для обсуждения вопросов сотрудничества: должность, ФИО, телефон с 9.00 до 18.00.
С уважением к Вам и Вашей деятельности,
Вот такой пример письма просьбы к спонсорам получился у меня. Можете взять его за основу. Главное на что следует обратить внимание - это данные о том: сколько денег вам нужно и на что они будут потрачены, кто увидит спонсорскую рекламу. Если же не удается привлечь спонсоров, то попробуйте оформить кредит онлайн. Быстро, доступно, надежно.
В следующей публикации я разберу реальное письмо спонсору и сделаю его разбор. Используйте рекомендации для составления ваших писем.
6.2.1. Деловые встречи и визиты
Ведение деловой деятельности предполагает активные контакты с партнерами и клиентами, причем зачастую они носят характер личных встреч. Кроме того, в деловой деятельности практикуется обмен специалистами, их обучение и подготовка. Договоренности о таких встречах и визитах обычно достигаются в результате обмена соответствующим письмами.
Примеры таких писем приведены в данном разделе.
Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества. Необходим ответ
Информируем Вас о том, что господин. может посетить офис Вашей фирмы днем после обеда (дата).
Этот визит позволил бы нам обсудить вопросы, представляющие взаимный интерес, и изучить возможности дальнейшего развития наших деловых отношений.
Господин. уполномочен вести дела от имени нашей компании.
Мы хотели бы получить от Вас подтверждение даты встречи. Если эта дата Вас не устраивает, сообщите нам, пожалуйста, другую дату.
Письмо-ответ на предложение о встрече
Благодарим Вас за извещение относительно визита господина. в наш офис __ (дата). Рады будем встретить его и готовы обсудить с ним наши взаимные деловые интересы и перспективы сотрудничества.
Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества
Во время работы Московской ярмарки Вы посетили наше представительство и проявили интерес к нашим новым товарам, в частности, к стоматологическому оборудованию.
Я был бы рад обсудить с Вами возможность продажи медицинской техники в Вашем регионе и, таким образом, установить связи с Вашей компанией. Мы могли бы встретиться в нашем центральном офисе в Москве или, по вашему усмотрению, в офисе Вашей компании в Новосибирске.
Рассчитываю на скорую встречу с Вами.
Письмо-приглашение
Я обращаюсь к Вам, чтобы выяснить, не согласитесь ли Вы принять приглашение от ____ (название фирмы). Позвольте заверить, что мы очень хотим видеть Вас здесь и сделаем все от нас зависящее, чтобы Ваше пребывание у нас было приятным. Если Вы готовы принять наше приглашение, прошу сообщить, какие даты для Вас наиболее удобны.
Хотелось бы знать, не сочтете ли Вы возможным приехать в. и сделать для нас сообщение о Ваших последних работах, обратив особое внимание на проблемы. Если это приемлемо для Вас, я бы предложил апрель, хотя, разумеется, мы будем рады организовать этот визит к любой дате, удобной для Вас. Нам будет очень приятно показать Вам наше предприятие.
Письмо-приглашение с просьбой о выступлении на семинаре
Как сообщили нам из местной торгово-промышленной палаты, Вы посетите наш город в следующем месяце.
Мы были бы очень рады, если бы Вы приняли участие в нашем семинаре для. по __ (тема) 24 октября с 10.00 до 13.00. Обычно мы устраиваем лекцию примерно на 1 час с последующим обсуждением. Присутствовать будут около 40 человек.
Вы можете выступить на любую тему, связанную с нашей деятельностью. Если Вы не можете приехать именно в этот день, мы готовы перенести семинар на другой день недели, начиная с 20 октября, или даже на следующую неделю по Вашему усмотрению.
При необходимости мы можем забронировать Вам гостиничный номер.
Мы будем Вам весьма признательны, если Вы примите это приглашение.
Письмо-просьба о встрече
Наша компания начала работать над. и я недавно узнал, что Вашей фирмой ведутся работы по той же проблеме, поэтому я был бы Вам очень признателен, если бы Вы смогли пригласить меня для встречи с Вами и Вашими коллегами. Такая встреча была бы очень полезна для нас и, надеюсь, для Вас тоже.
Прошу сообщить, сможете ли Вы принять меня и, если да, то когда.
Письмо-согласие о принятии приглашения
С удовольствием сообщаю, что текущий год позволяет мне принять Ваше любезное приглашение посетить Вашу компанию. На этот год запланирована моя поездка в Калининградскую область, что позволит мне увязать эту поездку с Вашим приглашением. Я могу представить Вам график моей поездки, что, надеюсь, поможет Вам в подготовке визита.
Письмо-благодарность за организацию визита
Благодарю Вас за доброжелательную помощь в подготовке, связанной с моим предстоящим визитом в Карелию. Я полностью удовлетворен всеми организационными мерами, предпринятыми Вашей фирмой, и искренне благодарю Вас за Ваш интерес к этому делу.
Письмо-просьба о встрече
Я взял на себя смелость написать Вам для того, чтобы попросить о встрече в любой удобный для Вас день. Я был бы признателен, если бы Вы могли уделить мне час или около того, чтобы обсудить. Если Вы можете принять меня, пожалуйста, сообщите день и время, когда мне прийти.
Письмо-благодарность за оказанный прием с приглашением нанести ответный визит
Мы хотели бы выразить Вам признательность за дружеский прием, оказанный Вами сотруднику нашей компании господину. Мы убеждены, что соглашения, достигнутые в ходе этой встречи, дадут положительные результаты для обеих сторон.
Мы подтверждаем договоренность, согласно которой господин. представитель Вашей фирмы, нанесет нам визит в. в конце месяца для дальнейших переговоров. Заверяем Вас, что господин. будет находиться на положении гостя в течение всего времени его визита.
Письмо-просьба об организации приема конкретного лица
Сообщаем Вам, что (имя) прибудет (место, дата), и мы были бы признательны, если бы Вы организовали для него (посещение завода, встречу с клиентами и т.д.) во время его визита.
(Имя) прибудет (каким транспортным средством), и мы также просили бы Вас встретить его и зарезервировать номер в гостинице на срок. дней. Необходимые удобства (характеристика номера).
Просим сообщить, что Вам удалось сделать для приема данного лица.
Мы хотели бы поблагодарить Вас за гостеприимство (дружеский прием), оказанное нашему представителю г-ну.
Письмо предложение о встрече
Письмо #1:
Уважаемый Иван Иванович ,
Мы получили Вашу жалобу о [проблема] и хотели бы встретиться и обсудить ваши проблемы. Мы назначаем встречу на 15 июня 2013 г. в 13:00 . Пожалуйста, давайте обсудим ваши проблемы и пути их решения.
Благодарим за желание улучшить нашу организацию и за ваши честные высказывания. Мы надеемся встретиться с вами и выработать положительное решение.
Письмо #2:
Уважаемый Иван Иванович ,
Я был бы рад, если бы Вы присоединились к нашей компании. Вы знаете, что я искал кого-то с вашими навыками в течение многих месяцев. Я думаю, что Вы были бы идеальным кандидатом для нашей организации.
Я хотел бы встретиться с Вами 10 июня 2013 г. чтобы обсудить возможность вашего перехода к нам. Пожалуйста, позвоните мне, чтобы мы могли договориться о встрече. Надеюсь на скорую встречу.
Без названия
Образец официального письма для деловой встречи
1500 , 2000 New: , - 35 , . : , 2013 , XP, :Windows Roman:
Деловое письмо-просьба на английском языке
Этим Вы поможете в развитии нашего сайта!
Очень часто возникает потребность обратиться к кому-либо с письменной деловой просьбой на английском языке. Существует множество видов деловой просьбы, вот только немногие из них:
Как написать деловое письмо-просьбу
Структура делового письма-просьбы на английском языке, как и правила общения при его написании, практически не отличается от стандартного делового письма на английском языке.
Однако есть несколько простых правил составления делового письма-просьбы, соблюдая которые вы можете увеличить шансы получить согласие на то, что вы просите сделать.
Будьте проще. В первом же абзаце письма укажите получателю причину вашего обращения к нему.
В случае необходимости, дайте человеку, которому вы пишете, соответствующую информацию, чтобы помочь ему вспомнить вас. Например, если вы пишете бывшему своему преподавателю, объясните, в каком году и на каком факультете вы у него учились. В случае письма бывшему руководителю, напомните ему, когда вы работали с ними. Эти данные помогут получателю вашей просьбы вспомнить вас.
Кратко объясните, что именно вы просите у него. Если у вашей просьбы есть срок выполнения, то укажите его сразу после самой просьбы.
Дайте читателю всю информацию, которая должна соответствовать вашей просьбе.
Добавьте любую вспомогательную информацию, которая может потребоваться получателю вашей просьбы.
Укажите свою контактную информацию, включая полное имя, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты в теле письма. Попросите читателя связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы или сомнения по поводу вашего запроса.
Поблагодарите человека за оказанную помощь.
Это послание сдается в регистрирующий орган и оформляется по запросу арендатора: тойота альтеза руководство по ремонту.
Деловая переписка – неотъемлемая часть жизни практически каждого человека. Именно в такой форме удобнее всего обратиться к начальству, коллегам, различным организациям. Письмо-просьба – один из самых распространенных видов такого рода коммуникации, ведь каждой компании может потребоваться мнение эксперта в какой-либо области, помощь от различных финансовых или административных структур. В данной статье будет рассмотрено, как же именно нужно писать письмо-просьбу, а также пример такого вида обращения.
Структура письма
Конечно же, содержание и структура делового письма зависит от того, кто его пишет и кому оно адресовано. Так, например, начальник организации, обращаясь к своим подчиненным или давним партнерам, может написать более короткое письмо, а вот для того, чтобы заручиться поддержкой вышестоящих организаций или попросить помощи у различных специалистов, чаще требуется написать более пространную просьбу. Необходимо заинтересовать адресата и убедить его оказать вам поддержку. Рассмотрим для начала более длинный вариант.
Вводная часть
В первую очередь необходимо составить «шапку» письма, в которой указать наименование вашей организации и ее реквизиты, а также информацию о том, кому вы направляете письмо. Это может быть как определенный человек (например, глава какой-то компании) или группа (сотрудники отдела вашей фирмы или ваши партнеры). Далее следует приветствие: если вы обращаетесь к конкретному человеку, необходимо обратиться по имени: «Уважаемый Иван Петрович!». Если же вы пишете коллективу, то возможно обращение «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые сотрудники отдела!».
Причина и цель обращения
Для начала необходимо обосновать, почему вы обращаетесь именно к этому человеку. Соответственно, можно начать письмо с таких фраз:
- Вы являетесь выдающимся экспертом в области…
- Вы всегда принимали участие в делах нашей организации…
- Ваш отдел является ведущим…
- Вы можете решить сложнейшие вопросы в сфере…
- На протяжении многих лет накоплен положительный опыт взаимодействия между…
- в связи с тем, что…
- в целях разрешения ситуации…
- для развития бизнеса…
- для достижения лучших результатов в…
- для разрешения конфликтных ситуаций…
Изложение просьбы
Наконец, необходимо собственно изложить вашу просьбу. Сам текст должен быть лаконичным, но содержать полное описание того, что же именно вам необходимо, чтобы у адресата не возникло вопросов. Также просьба должна быть конкретизированной, то есть если вы просите о предоставлении услуги, нужно указать точную стоимость или количество, желаемые даты и т. д.
Просьбу желательно начинать со следующих слов:
- Просим Вас оказать поддержку в решении вопроса…
- Обращаюсь к Вам с просьбой…
- Прошу сообщить/прислать/доложить мне…
- Прошу Вашего согласия на…
Затем можно написать, какую выгоду получит адресат при положительном ответе на вашу просьбу или объяснить всю важность и необходимость решения вашего вопроса.
Пример письма:
ООО «Дари добро» Центр помощи многодетным и малоимущим семьям
Генеральному директору
ОАО «Читайна» Иванову А. Г.
Уважаемый Александр Геннадьевич,
Ваша компания всегда принимает участие в делах нашей организации, и уже не первый год оказывает помощь в проведении различных акций. В связи с тем, что 20 августа 2016 г. мы проводим мероприятие, направленное на помощь семьям в подготовке детей к школе, мы надеемся на Вашу помощь. Все дети имеют право на счастливое детство, а малоимущим семьям, как никому, необходимо участие и поддержка.
Просим Вас принять участие в нашей акции «Собери ребенка в школу» и рассмотреть вопрос о выделении школьных принадлежностей для ее проведения. Нам необходимы канцелярские принадлежности для 50 детей из малоимущих семей.
Конечно же, если вы согласитесь оказать нам помощь, мы, в свою очередь, обещаем Вам рекламу продукции Вашей фирмы на нашей акции. Давайте дарить детям радость вместе!
С уважением,
Директор организации Васильева Н. И.
Письмо-просьба – отдельный вид делового письма. Цель его составления заключается в стремлении подвигнуть получателя к какому-либо определенному действию. Получателем, то есть лицом, к которому направлена данная просьба, может являться как юридическое, так и физическое лицо. Если письмо адресуется организации или предприятию, его принято составлять на имя руководителя этого предприятия.
Составление
В большинстве случаев письмо оформляется на фирменном бланке компании-отправителя. При этом структура письма выглядит следующим образом:
- исходящий номер и дата составления документа;
- данные составителя (ФИО и должность лица, являющегося инициатором создания письма);
- наименование документа, в котором кратко (одной фразой) обозначается его суть;
- обращение к получателю (чаще всего используется личностное обращение, например, «Уважаемый Федор Степанович!»);
- основной текст письма-просьбы, начинающийся с фразы, содержащей глагол «просить», например, «Просим Вас сообщить…», «Просим Вас оказать содействие…» или «Просим Вас предоставить…»;
- вежливая форма выражения надежды на благоприятный исход дела, при этом используются фразы «Надеемся на положительное решение нашего вопроса» или «Надеемся на Вашу помощь в…»;
- подпись составителя (чаще всего письмо-просьба подписывается руководителем организации, его заместителем или начальником структурного подразделения).
Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы получатель письма в случае необходимости имел возможность напрямую обратиться к его составителю. Для этого необходимо указать контактную информацию лица, выражающего просьбу.
Нередко возникает ситуация, когда составитель имеет несколько просьб к получателю, требующих удовлетворения. В таком случае целесообразно изложить все имеющиеся просьбы в одном письме, при этом разделив основной текст на абзацы. Это позволит существенно сократить документооборот, а также сэкономить время, как отправителя, так и адресата.
Письмо-просьба предполагает получение ответного письма, в котором будет содержаться положительный, либо отрицательный ответ на изложенную просьбу. Если исходное письмо содержит несколько просьб, в письме-ответе приводятся результаты рассмотрения каждой такой просьбы.
Ведение бизнеса предполагает постоянное деловое взаимодействие с партнерами и клиентами. Договоренности о таких встречах достигаются в результате обмена письмами. Как составить грамотное и корректное письмо о встрече клиенту, расскажем ниже.
Основные правила
Написать письмо о встрече с клиентом – задача не из легких. Поскольку с ней сталкиваются многие предприниматели, то мы решили рассмотреть основные требования при составлении делового письма:
- Официально-деловой характер, сочетающий доброжелательность и уважение, интересы дела и этические нормы отношений.
- Четкая и лаконичная структура. Излагать мысли следует корректно и вежливо. Логическая структура изложения достигается благодаря строгому членению текста на абзацы.
- Языковые средства, соответствующие нормам русского литературного языка и понятные адресату.
Образец
Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:
1. Обращение.
Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.
- Уважаемый профессор Петр Иванович!
- Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
- Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!
2. Благодарность.
Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.
- Прежде всего, благодарим Вас за…
- Спасибо за предоставленную возможность…
- Примите от нас искреннюю благодарность за…
3. Извинение.
Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.
- Извините, нам так неудобно, что…
- Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
- Хотим извиниться за причиненные хлопоты.
4. Вступление.
Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: , . Обязательно прописывается число.
- В ответ на Ваш запрос от (дата)…
- В соответствии с соглашением на (дата)…
- Согласно договоренности на (дата)…
- Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…
5. Причина (предмет разговора).
В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).
- Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
- Нас заинтересовало Ваше предложение…
- В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
- Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
- Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…
6. Назначение встречи.
Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.
- 15 марта 2018 года в 14:00.
- Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.
7. Убеждение.
Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.
- Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
- С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
- Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…
8. Заключение.
Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.
- Позвольте поблагодарить Вас…
- Благодарим за желание помочь нам в…
- С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
- Спасибо за…
9. Прощание.
- С уважением…
- Желаем успехов!
- С благодарностью и наилучшими пожеланиями…
Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.
Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.