В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУП 3.0 (3.1).

«1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1 – совершенно новая программа, с новой архитектурой хранения и обработки данных*, что не позволяет обычным способом – путем установки обновления, перейти на новый релиз конфигурации. Потребуется осуществить перенос данных с 1С ЗУП 2.5 в новую систему, то есть загрузить и выгрузить данные.

*Помимо отличий в части архитектуры ЗУП 3.0 отличается новым дизайном, поддержкой Web-клиента, повышением удобства работы, в частности из-за возможности использовать современный интерфейс «Такси», поэтому обновление ЗУП 2.5 вполне обосновано .

Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года. Закрыли месяц – перешли на новую редакцию.

Оптимально осуществить переход на 3.0, используя упрощенный вариант переноса, так как все начисления и удержания переезжают не документами, а записями регистров.

Рекомендуемый оптимальный и безопасный способ перехода: параллельный расчет заработной платы одновременно в 2 версиях (старой и новой) программы 1С ЗУП в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пошло не так.

Инструкция по переходу с ЗУП 2.5 на 3.1

Для того чтобы корректно перенести учетные данные из одной программы в другую, потребуется предварительная подготовка базы ЗУП 2.5. Она заключается в том, чтобы закрыть отчетный период (месяц) в ЗУП 2.5, сделать копию рабочей ИБ этой версии, и посредством конфигуратора осуществить тестирование и исправление (если оно необходимо, что, скорее всего) базы.

• Создать чистую информационную базу с последним релизом 1С:ЗУП 3.1;
• Запустить его в пустой базе, указав на первом шаге работы стартового пошагового помощника, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5; Выполнить загрузку данных;
• Осуществить полную проверку данных после переноса.

Подробно: порядок перехода с ЗУП 2.5 на 3.0 /ЗУП 3.1

• Подготовка к переходу на новую программу

В старой информационной базе версии 2.5 доделайте все документы по начислению зарплаты, больничных, отпусков, выплаты зарплаты, расчету и перечислению налогов и взносов и т.д. Сделайте копию рабочей базы ЗУП 2.5 и разверните ее в отдельном каталоге. Зайдите в программу в режиме работы «Конфигуратор», выберите команду «Тестирование и исправление» в меню «Администрирование». Если ЗУП давно не обновлялся – обновите до последнего релиза.

• Создание новой информационной базы ЗУП 3.1

Последний свежий релиз 1С ЗУП 3.1 можно скачать с сайта обновлений 1С. Помимо этого может потребоваться установка более новой версии платформы «1С:Предприятие 8», обновления которой также можно скачать с сайта.

Для создания чистой информационной базы необходимо запустить ярлык 1С и нажать «Добавить», указав создание новой базы. Далее выбрать из шаблона последний релиз «1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1.

Рисунок 1.Создание чистой базы 1С ЗУП 3

• Настройка стартового помощника и выбор варианта переноса данных

При начальном запуске ЗУП 3.1 надо выбрать пункт о переносе данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5, а после этого выбрать один из двух вариантов переноса данных:

Рисунок 2. Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Из списка баз необходимо выбрать соответствующую базу версии 2.5, данные из которой требуется перенести:

Рисунок 3.Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Рисунок 4.Выбор варианта переноса данных в ЗУП 3.1.2.213

Перенос данных с 1С ЗУП 2.5 на 3.1

• При выборе данного варианта переносятся не сами документы прошлых лет, а данные регистров и справочники.
• Данный вариант позволит использовать в кадровом учете и расчете зарплаты новые возможности.
• По взаиморасчетам перенесутся только остатки.
• Перенос кадровой истории (Т-2), данных для расчета среднего заработка.*
• Максимально быстрый вариант переноса.

*Однако не перенесутся данные о работниках по договорам ГПХ, а также данные о займах.

• При выборе данного варианта переносятся документы.
• Новые возможности программы использованы не будут, будут использованы документы из предыдущей редакции.
• В части кадровых данных переедут все документы: увольнение, перемещение и пр.
• Плановые начисления будут перенесены в виде записей регистров, тогда как при упрощенном – переносился только срез.
• По взаиморасчетам переносятся все документы.
• При полном переносе, необходимо исправить все ошибки учета, которые, скорее всего, возникали в прошлых периодах, иначе придется исправлять в новой базе. После этого все документы и данные необходимо выверить в обоих базах.
• Поскольку объем переносимых данных велик, процесс будет проходить медленно.*

*В старой базе сохранятся все данные, к которым можно обратиться в любое время и найти необходимые данные.

Рисунок 5. Загрузить данные

Проверка данных после переноса

Перед стартом работы с новой программой 1С ЗУП 3.1, как уже упоминалось, следует проверить полноту и корректность перенесенных данных из старой версии – 2.5. Для этого смело используйте отчеты для сверки данных.

Необходимо проверить:

• Организационную структуру предприятия, справочники «Организации», «Подразделения», «Территории»;
• Личные данные сотрудников;
• Начальную штатную расстановку;
• Начисления и удержания, корректность формул;
• Остатки по взаиморасчетам.

В результате перехода на 1С:ЗУП новой версии и произведенных предварительных действий, после переноса данных, мы получим две отдельные базы: старая информационная база программы ЗУП 2.5 с документами и новая – версии программы 3.1 с начальными остатками. При этом рекомендуется некоторое время вести расчет заработной платы параллельно в обеих программах, и после того, как полностью освоитесь с новой конфигурацией, можно переходить на учет только в ней. Для пользования максимально широким функционалом и инструментарием рекомендуется также осуществить переход на ЗУП КОРП.

Редакция 3 конфигурации «Зарплата и управление персоналом» является развитием редакции 2.5. Она разработана на платформе «1С:Предприятие 8.3» и использует ее новые возможности, такие как:

• поддержка нового интерфейса «Такси», отличительными особенностями которого является современный дизайн интерфейса, максимизация рабочего пространства на мониторах с различным разрешением, крупный шрифт, удобство навигации, возможность самостоятельно конструировать свое рабочее пространство;
• поддержка тонкого и веб-клиента, развитие «облачных» технологий;
• поддержка удаленной online работы в режиме тонкого клиента и веб-клиента;
• перенос основной «вычислительной» нагрузки на сервер и экономное использование ресурсов клиента;
• работа через Интернет в модели сервиса (в т. ч. https://1cfresh.com/solutions/hrm).

Такие нововведения, как «Избранное», история последних отредактированных документов, краткое описание всех отчетов, а также подробные подсказки программы при неправильных действиях сделают работу легкой и интересной.

Усовершенствован контроль корректности данных на этапе их ввода (в карточку сотрудника, организации и т. п.), что упрощает формирование и сдачу различной отчетности в дальнейшем.

Развитие кадрового учета и расчета заработной платы

Штатное расписание

Штатное расписание стало полноценным инструментом планового и (или) кадрового отделов.

Значительным преимуществом является возможность описывать позиции с одинаковыми должностями и подразделениями, но с разными условиями труда (оплатой, графиками работы и т. п.).

Реализована возможность утверждения новых версий штатного расписания специальным документом и хранения истории утверждений штатного расписания.

По штатному расписанию рассчитывается плановый фонд оплаты труда (ФОТ) для отражения в отчетах. ФОТ при необходимости можно отредактировать вручную.

Для подразделений можно указывать даты формирования и расформирования, для должностей – даты введения в штатное расписание и исключения из него, что упрощает работу с соответствующими списками.

Фонд оплаты труда

Для анализа планового фонда оплаты труда (ФОТ) по всей организации в программе появились средства для определения ФОТ сотрудника на основании его плановых начислений. Учитывается вклад в ФОТ повременных, сдельных, процентных начислений, начислений, зависящих от стажа сотрудника, и др. Размер ФОТ рассчитывается и доступен для редактирования во всех документах, назначающих и изменяющих плановые начисления сотрудников.

Плановый ФОТ позволяет использовать следующие возможности программы:

Кадровый учет

Повышено удобство работы с карточкой сотрудника – она позволяет оперативно получать всю связанную с сотрудником информацию, отражать ее изменения.

Для смены вида занятости сотрудника достаточно ввести документ Кадровый перевод : не нужно увольнять и заново принимать на работу.

Два кадровых события теперь можно зарегистрировать в один день: например, кадровый перевод и изменение начислений всему подразделению.

Совмещение должностей

Документ предусмотрен специально для оформления приказа о совмещении (исполнении обязанностей сотрудника, расширении зон обслуживания) и назначения соответствующей доплаты.

Исполнение обязанностей сотрудников позволяет выбрать сотрудника, обязанности которого будут выполняться, и назначить размер доплаты: процентом от ФОТ этого сотрудника или разницей ФОТ.

Совмещение должностей (профессий) позволяет выбрать совмещаемую должность, а также назначить доплату процентом от ФОТ этой должности по штатному расписанию или разницей в ФОТ.

Расширение зон обслуживания позволяет назначить сумму доплаты за расширение зоны обслуживания.

Воинский учет

Реализованы дополнительные отчеты и печатные формы, необходимые для ведения воинского учета, включая бронирование сотрудников.

Расчет заработной платы

Приведем основные изменения, связанные с расчетом заработной платы.

Прежде всего, отметим, что теперь не нужно дублировать кадровые документы расчетными: соответствующие начисления (например, за отпуск) производятся вместе с регистрацией кадрового факта. Расчетчику остается лишь проверить и утвердить введенный кадровиком документ.

А документ Увольнение позволит выполнить окончательный расчет.

Страховые взносы рассчитываются сразу же в документе Начисление зарплаты , а любые изменения ведут за собой автоматический перерасчет.

Средний заработок настраивается программой автоматически в зависимости от назначения начисления. Если пользователю понадобится ввести суммы для расчета среднего вручную, то программа сохранит эти данные для последующего использования.

Решена проблема с учетом выплат работникам, не являющимся сотрудниками по трудовому договору (бывшим сотрудникам, акционерам), – программа позволит начислить их и учесть в отчетности.

Разработаны документы для назначения распространенных видов удержаний (профсоюзные взносы, добровольные страховые взносы и т. п.). Усовершенствована работа с удержаниями по исполнительным листам – размер удержания можно назначать в виде доли (например, 1/3) от заработка. Введено понятие платежного агента – можно отражать перечисление средств не только через почту или банк.

Удобнее стало работать и с ГПХ – подтверждать выполнение работ по договорам гражданско-правового характера возможно актами выполненных работ, реализованы печатные формы договоров и актов.

Учет возможно вести в разрезе статей финансирования, что может быть полезно унитарным предприятиям и некоммерческим организациям.

Расширены возможности настройки произвольных начислений и удержаний, порядка их применения, реализованы новые категории показателей расчета. Например, для автоматического заполнения и расчета начисления теперь не обязательно назначать его плановым, достаточно ввести значения используемых в нем показателей расчета. Или начисление можно назначить плановым только на определенные месяцы.

Выплата заработной платы

Если в межрасчет необходимо произвести несколько выплат по больничным листам или отпускам, то сделать это можно в одной ведомости. Следует просто подобрать в нее нужные документы.

Расширен перечень поддерживаемых мест выплаты зарплаты: помимо выплаты через кассу реализована выдача через раздатчика, а выплата через банк может осуществляться как на лицевой счет в рамках зарплатного проекта, так и на произвольный счет в банке, указанный у сотрудника. Для каждого способа выплаты (касса, раздатчик, зарплатный проект, счет в другом банке) существует отдельная ведомость.

Место выплаты можно настроить для организации в целом, для подразделения, а также для отдельного сотрудника.

Отчетность

Все отчеты в ЗУП 3 снабжены кратким описанием, что позволяет пользователю быстро сориентироваться в их назначении.

Усовершенствовано рабочее место по подготовке данных персонифицированного учета в ПФР. Автоматизировано заполнение корректирующих форм в некоторых распространенных ситуациях.

Реализованы формы статистической отчетности: П-4 (с возможностью автоматического заполнения), П-4 (НЗ), 3-Ф, МП (микро), ПМ.

В таблице приведено краткое описание основных отличий новой редакции от редакции 2.5.

«Зарплата и управление персоналом», редакция 3	«Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5
Начальная настройка программы
Полная настройка программы под специфику предприятия вплоть до добавления используемых начислений	Возможность задать минимальный набор сведений
Возможность загрузить основные данные сотрудников из файлов отчетности, ранее представленных в контролирующие органы (ПФР, ФНС)	Не предусмотрено
Специализированные документы для начального ввода штатной расстановки сотрудников, начальной задолженности по зарплате и др.	Не предусмотрено
Автоматизирован переход с конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0»	Не предусмотрено
Штатное расписание
В штатное расписание подразделения можно внести несколько позиций с одинаковыми должностями, отличающихся условиями труда (например, графиком работы)	Не предусмотрено
Утверждение, изменение и индексация штатного расписания специальными документами дают возможность сохранять историю и возвращаться к предыдущей версии штатного расписания	Документы для изменений не предусмотрены, все изменения вносятся непосредственно в штатное расписание
Устаревшие подразделения и должности не отображаются в списках	Не предусмотрено
Плановый ФОТ (фонд оплаты труда) по штатному расписанию, анализ соответствия планового и фактического ФОТ	Не предусмотрено
Возможность «бронирования» позиций штатного расписания перед оформлением приема на работу или кадровым переводом	Не предусмотрено
Кадровый учет
Смена вида занятости (основное место, совместительство) возможна при кадровом переводе	Смена вида занятости отражается только увольнением сотрудника и приемом нового
Доступна регистрация двух кадровых событий в один день (например, прием на работу и отпуск по уходу за ребенком, или кадровый перевод сотрудника содновременным изменением начислений всему подразделению)	Не предусмотрено
Возможность оформить приказ о совмещении (исполнении обязанностей сотрудника) и назначить соответствующую доплату с помощью специального документа. В нем имеется возможность выбрать сотрудника, обязанности которого исполняются, и способ выполнения доплаты: разницей или процентом от ФОТ замещаемого сотрудника	Не предусмотрено
Оформление дополнительных отпусков для граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС	Не предусмотрено
Учет рабочего времени
Доступно заведение нескольких производственных календарей при необходимости	Не предусмотрено
Для документов учета рабочего времени можно ввести документ-исправление	Изменения вносятся в существующий документ, история не сохраняется
Возможность назначения одновременно нескольких рассчитываемых по тарифной ставке начислений и ввод нескольких соответствующих видов времени в график, табель. Например, работа «на линии» и «ремонт» (для водителей)	Не предусмотрено
Расчет заработной платы
Устранено дублирование «кадровых» и «расчетных» документов. Например, реализован один документ Отпуск , с которым предполагается работа сотрудника как кадровой, так и расчетной службы	Различные документы для регистрации кадровых изменений и расчета начислений
Расчет страховых взносов в документе Начисление заработной платы	Расчет страховых взносов производится только в отдельном документе Начисление страховых взносов
Для исполнительных листов введено понятие платежного агента	Выплата алиментов возможна только через почту или банк
Возможность регистрации выплат бывшим сотрудникам и сторонним лицам	Не предусмотрено
Подтверждение выполненных работ по договору ГПХ можно производить вводом Акта выполненных работ	Необходимость начисления по договору ГПХ регистрируется только документом Договор ГПХ
Доплата до среднего заработка при переводе на низкооплачиваемую работу	Не предусмотрено
При оформлении отпуска доступны следующие возможности: расчет нескольких видов доп. отпусков вместе с основным; расчет компенсаций как для основного, так и дополнительных отпусков; начисление зарплаты за период, предшествующий отпуску; начисление материальной помощи к отпуску	Денежная компенсация дополнительного отпуска, расчет зарплаты и матпомощи при оформлении отпуска не предусмотрены. Начисление заработной платы за период, предшествующий отпуску, необходимо осуществлять отдельным документом
Полное оформление окончательного расчета возможно одним документом Увольнение	Окончательный расчет выполняется за счет ввода нескольких документов: увольнение, расчет при увольнении, начисление зарплаты
Возможность отразить выдачу займа траншами, а его погашение дифференцированными или аннуитетными платежами. Возможность ввода данных о ранее выданных займах при начале использования программы	Не предусмотрено
При пересчете тарифной ставки (для расчета ночных, сверхурочных и т. п.) возможно учесть не только основное начисление (оклад и т. п.), но и любые другие (надбавки, доплаты и т. п.)	Ставка пересчитывалась только исходя из оклада сотрудника
Вести учет можно в разрезе статей финансирования	Не предусмотрено
Выплата заработной платы
Возможность выплаты нескольких межрасчетных начислений (отпусков, больничных листов и пр.) в одной ведомости	Не предусмотрено
Можно указать место выплаты заработной платы, причем как в целом для организации или подразделения, так и для конкретного сотрудника	Не предусмотрено
Аванс может выплачиваться процентом от тарифа	Не предусмотрено
Налоги и отчетность
Права на налоговый вычет и его прекращение регистрируются специальными документами	Специальные документы не предусмотрены
Хранение информации об изменении регистрации в налоговом органе (например, при реорганизации). Упрощено формирование отчетности по НДФЛ при запоздалом вводе данных о регистрации в ИФНС	Не предусмотрено

Для того чтобы установить "1:С Зарплата и управление персоналом 8" ("1:С Зарплата и управление персоналом 8.1"; "1:С Зарплата и управление персоналом 8.2") впервую очередь необходимо запустить файл setup.exe.

"Окно приветствия"

После запуска файла setup.exe появиться "Окно приветствия". Нажмите кнопку «Далее»

В следующем окне необходимо указать путь к каталогу шаблонов. Обычно выбирают каталог по умолчанию. Если у Вас иной путь к катологу, выберите путь.
Нажимаем кнопку «Далее».

В следующем окне Вы увидите процесс копирования файлов. Дождитесь пока система не скопирует все необходимые файлы.

Если Вы сделали всё правильно, то перед Вами появиться окно с сообщением "Конфигурация успешно установлена".
Если вам нужно узнать подробную информацию о поставке программного продукта, оставьте «галочку» в поле "Открыть описание поставки". В противном случае, уберите её оттуда.
Нажмите кнопку «Готово»

Теперь запустите "1:С Зарплата и управление персоналом 8.0" ("1:С Зарплата и управление персоналом 8.1"; "1:С Зарплата и управление персоналом 8.2"). Нам необходимо добавить новые информационные базы данных.
Следуйте указаниям инструкции:

Добавить в список информационной базы.
В случае если список информационных баз ничего не содержит, автоматически появляется окно «Список информационных баз пуст».

Создадим новую информационную базу.
Следующее диалоговое окно предлагает выбрать между "Создание новой информационной базы" или "Добавление в список существующей информационной базы".
Выбрав, нажмите кнопку «Далее»

В следующем окне, выберите в какой версии Вы хотите работать:

• демонстрационную версию ("демо") для ознакомления;
• рабочую конфигурацию;

Нажмите кнопку «Далее»

Укажите наименование информационной базы.
Теперь программа Вам предложит дать наименование базы. Наименование базы будет отображаться в окне запуска. Хотя это и не обязательная процедура, рекомендуется дать название базы, особенно в том случае, если у Вам множество информационных баз.
Теперь нажмите кнопку «Далее»

Указание каталога информационной базы.
Укажите каталог, где будет храниться Ваша база. Как правило, указывается папка «1С» в папке «Мои документы».
Внимание: рекомендуется создать отдельную папку (например, «1сbase») в корневом каталоге диска «C:\»или «D:\».
Нажмите кнопку «Далее»

Запуск "1С:Предприятие 8" ("1:С Бухгалтерия 8.1"; "1:С Бухгалтерия 8.2").
После проделанных операций, в списке появиться Ваша база. Программа готова к работе.
Нажмите кнопку «1С:Предприятие».

Установка и настройка "1:С Зарплата и управление персоналом 8" завершена, можете приступать к работе.

Инструкция по работе с программой

1С: Зарплата и Управление персоналом 2.5.22

версия1.02 с использованием Настольной книги Харитонова 2010 интерфейс Полный

Первоначальные настройки 2

Создание сотрудника и настройка начислений 3

Прием сотрудника на работу и изменение оклада 4

Общая информация по начислениям 4

Отличие расчетов 7 и 8 5

Расчет и выплата зарплаты в 6 шагов. 5

Взаиморасчеты с фондами. 6

Увольнение 7

Начало года 8

Табели учета рабочего времени 8

Начисления 8

Удержания. 11

Особенности расчета среднего. 11

Планирование отпусков. 11

Ограничение прав доступа 12

Расчет зарплаты по ответственным. 12

Секретные документы 12

Отчетность по НДФЛ 12

Обмен с БП 8 12

Опыт перехода с ЗиК 7 на ЗУП 8 13

Расчет управленческой зарплаты. 13

Постановление № 922 от 24.12.2007 14

Первоначальные настройки

1. 
   Сервис – Настройки пользователя – выбрать «Основного ответственного» для печати отчетности (например, 2-НДФЛ) и проставления в документах при их создании.
2. 
   Выгрузка из Бух (7 или 8) данных в ЗУП (статьи затрат, физ лиц; контрагентов лучше не выгружать) и их загрузка в ЗУПе: Сервис – Обмен данными - Универсальный обмен - Загрузить. Одновременная работа ЗУПа с БП8 и Бух7 невозможна, т.к. план счетов в ЗУПе только один. Но есть отдельный план счетов для УСН и возможна работс с БП8 и УСН7.
3. 
   Предприятие - Организация - по кнопке Перейти выбираем Настройка параметров учета:

• 
  Алгоритмы расчетов (настраиваются для всех организаций сразу) - выбираем метод расчета стоимости часа работ сотрудника для оплаты сверхурочных, удержания прогулов и т.п.
• 
  Расчет НДФЛ - в пределах месячного дохода налогоплательщика (вычет дается только за текущий месяц) или нарастающим итогом в течение налогового периода (проверяется весь текущий год; например, если сотрудник проболел месяц и только в следующем начал работать, вычет предоставится за 2 месяца)
• 
  Кадровый учет – Контроль штатного расписания, если вкл, то кадровые документы (прием, перемещение) не будут проволится если не соответствуют расписанию; Показывать таб. номер в док (в табличной части рядом с именем будет колонка таб номеров); Проставлять дату ознакомления лучше включить.
• 
  Расчет зарплаты – НДФЛ принимать исчисленный налог как удержанный (вкл - документ «Начисление зп» будет делать движения «Удержание» в регистре «НДФЛ расчеты с бюджетом», выкл - документы выплат: РКО или Платежка), Контролировать пересечение периодов (лучше вкл - невозможно будет ввести несколько раз один вид начисления в одном периоде расчета, например, Начисление отпуска), Учет задолженности работников в разрезе месяцев ее образования (если вкл – придется каждый месяц создавать документ Касса и банк - Перенос задолженности сотрудников организаций (будет как в ЗиК Рассчитать период), и в отчетах будет показываться месяц образования задолженности).
• 
  Налоговый учет – ФОТ выбираем: На счетах затрат, соответствующих счетам бух учета, т.е. по правилам Соответствия счетов БУ и НУ (например в случае, если оплату труда относить к прямым, а ПФР к косвенным расходам); проще: На счетах расходов на оплату труда, т.е. на тех счетах, куда начисляется зп.
• 
  Расчет ЕСН - с версии 2.5.8 можно задавать точность исчисления ЕСН и ПФР. Льготы по ЕСН для организации инвалидов - задается, если вся организации, по ст 239 НК имеет льготу по всем сотрудникам.

1. 
   Доплата по районным коэффициентам (местным) устанавливается для организации или подразделения. При автоматическом заполнении «Приказа о приеме на работу» в начислениях добавится строка «Районный коэффициент». Главное не забыть, если вы создаете новые начисления, то некоторые из них придется вручную добавлять в базу расчета начисления «Районный коэффициент». Доплата по районным коэффициентам (федеральным) служит для пересчета пособий за счет государства.
2. 
   Предприятие – Производственный календарь – кнопка Заполнить по умолчанию. Надо заполнять перед началом каждого года. Если выдается предупреждения о необходимости переносов дней, то надо вручную перенести эти праздничные дни, т.е. встать на следующий раб день и назначить его Региональным празд днем, потом нажать внизу «Записать». Печать - см среднемес количество дней или часов. Если вы изменяете дни в Производственном календаре, то необходимо перезаполнить Графики работы. Сотрудники работают по Графикам работы, а не по Производственному календарю. Производственный календарь необходим для автоматического заполнения Графиков работы и расчета стоимости часа работ при компенсации сверхурочных и т.п.
3. 
   Сервис - Пользователи и права доступа - Дата запрета редактирования данных - закрывает возможность изменения документов для каждой организации индивидуально. Лучше пользоваться ей постоянно, т.к. в 8 можно зайти в любой месяц и пересчитать его.
4. 
   Чтобы выводить количество страниц в больших отчетах заходим Сервис – Настройка колонтитулов – выбираем место где выводить номер страницы. Ставим галочку выводить верхний ли нижний колонтитул. Ставим курсор на поле и наверху нажимаем Вставить – Номер страницы. Получается, например, [&НомерСтраницы] из [&СтраницВсего] от [&Дата].

Тема сегодняшней статьи это переход программы 1С:Зарплата и управление персоналом с редакции 2.5 на редакцию 3.0.

Будут рассмотрены варианты переноса, что и куда переносить, а также что необходимо обязательно проверить после переноса. Проблем с переносом данных между реакциями более чем достаточно, далее мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся и разберем их решение. Разработчики программы предлагают два варианта перехода с редакции ЗУП 2.5 на 3.0. В статье мы посмотрим на преимущества и недостатки обоих вариантов, чтобы вы смогли для себя сделать вывод какой способ переноса вам лучше использовать.

Причина перехода на редакцию ЗУП 3.0

Причиной перехода на новую редакцию ЗУП является снятие с поддержки с 2018 в редакции 2.5 изменение законодательства. Фирма 1С опубликовало соответствующее информационное письмо №22222 от 18.11.2016 . Вот выдержки из данного письма касаемо редакции ЗУП 2.5:

• Будет обеспечена возможность сдачи годовой отчетности за 2017 год;
• Поддержка законодательства 2018 года в выпускаемых обновлениях не планируется;
• Пользователи редакции 2.5 конфигурации «Зарплата и управление персоналом» версий ПРОФ и базовая, которые по каким-либо причинам не захотят переходить на редакцию 3 после завершения ограниченной поддержки, могут сделать апгрейд на более дорогой продукт 4601546081506 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Однако следует отметить, что ЗУП редакции 2.5 в 2018 году остается на поддержки в типовых решениях «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация». Однако стандартного обмена данных для переноса результатов расчета ЗП из ЗУП 3.0 в эти конфигурации не предусмотрено.

Если в за 1 квартал 2018 произойдет изменение законодательства, то сдать отчетность из ЗУП 2.5 Базовая или ПРОФ уже не получится. Поэтому фирма 1С рекомендует заблаговременно решить вопрос с переходом на новую редакцию.

«1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.0 имеет ряд существенных преимуществ перед предыдущей редакцией:

• Мобильное приложение;
• Личный кабинет сотрудника (концепция самообслуживания);
• Более удобное и гибкое штатное расписание (разные варианты ведения);
• Возможность регистрировать в один день два кадровых события (например, в один день прием на работу и сразу командировка);
• Функциональность по совмещению должностей (предусмотрены разные варианты совмещения и расчета заработной платы);
• Исключено дублирование кадровых и расчетных документов (сейчас документы едины, доступ разграничен ролями: кадровики могут видеть и править в документе только свою часть, расчетчики свою). Исчезает проблема не рассчитанных (забытых) кадровых документов. Например ранее в 2.5 увольнение сотрудника регистрировалось несколькими документами, сейчас это один документ;
• Реализованы выплаты бывшим сотрудникам.И даже вообще не сотрудникам, а сторонним физическим лицам (ранее для этого нужно было оформлять «фиктивный» прием на работу);
• Реализована возможность исправления документов в текущем периоде (например пересчет оплаченного отпуска и корректное отражение этой операции в 6-НДФЛ);
• Существенно доработан уровень автоматизации формирования регламентированного отчета 6-НДФЛ (в 99% случаем отчет формируется автоматически и не требует ручных корректировок)

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных вам необходимо в старой зарплатной базе закрыть период. Т.е. начислить заработную плату и желательно зарегистрировать выплату (но это не критично ее можно будет отразить уже в новой базе). Также нужно удалить все помеченные объекты на удаление. Желательно выполнить процедуру тестирования и исправления информационной базы.

Важно! Перед переносом нужно обновить ЗУП 2.5 до последнего актуального релиза.

Для запуска переноса данных необходимо в ЗУП 3.0 запустить соответствующего помощника. Для этого вам нужно зайти в раздел «Администрирование» и выбрать опцию «Перенос данных из предыдущих программ».

Краткий обзор вариантов переноса данных

Разработчики предусмотрели два варианта переноса данных. Для условности дадим названия этим двум вариантам и очень краткое описание (более детальное описание и отличия будут описаны в этой статье далее).

«Перенос остатков » — переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ. Данный вариант переноса используется по умолчанию (именно этот вариант рекомендуют разработчики 1С). Данный вариант переноса можно использовать начиная с любого периода в середине года, в новую программу будут перенесены все данные для расчета среднего заработка и сдачи отчетности по НДФЛ и взносам. Но расчет заработной платы будет выполняться только на основании начальных данных (не будут учитываться все предыдущие периоды).

«Полный перенос » — в этом варианте переносятся данные за все прошлые периоды, в результате в новой базе ЗУП 3.0 будет возможность формировать отчеты за прошлые периоды (кадровые и расчетные). Преносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

Обратите внимание! Если в ЗУП 2.5 вы вели учет управленческой заработной платы (так называемый «управленческий учет») — то эти данные не будут перенесены в новую базу не по одному из вариантов. Это обусловлено тем что в ЗУП 3.0 не предусмотрено ведение управленческого учета заработной платы.

Перенос данных пошагово

На первом шаге выбираем тип источника начальных данных. Или другими словами, из какой программы будем переносить.

На втором шаге мастер переноса предложит выбрать базу из которой следует перенести данные.

Далее нужно выполнить настройку. По умолчанию мастер предлагает вариант «Перенос остатков». Для этого варианта нужно установить дату начала ведения учета в новой базе. Например, если мы установим дату ноябрь, то будут перенесены остатки по состоянию на конец октября.

• Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты (вариант по умолчанию — перенос остатками);
• Использовать начисления предыдущей программы (второй вариант — полный перенос).

Если вы выберите полный перенос, тогда нужно будет указать начало календарного года, начиная с которого нужно будет переносить данные.

Перенос остатков

Как уже отмечалось выше для данного варианта переноса следует указать месяц начала эксплуатации. Алгоритм переносит на начала указанного периода все необходимые данные за прошлые периоды для сдачи отчетности НДФЛ и расчета средней:

• Для расчета средней заработной платы (для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев);
• Для расчета НДФЛ и для расчета страховых взносов (если дата начала не январь, т.е. не начало года).

Помимо этого будет перенесены кадровые и расчетные данные (будут перенесены не все данные, а только те, которые используются на дату начала ведения учета в новой программе):

• Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.;
• Виды расчетов (начисления и удержания);
• Данные для заполнения личных карточек сотрудников (Т-2);
• Договоры ГПХ;
• Действующие отпуска по уходу за ребенком;
• Кадровая расстановка сотрудников по состоянию на начало периода эксплуатации в новой программе;
• Остатки по взаиморасчетам с сотрудниками.

Если сотрудник на дату переноса уже не работает, т.е. был уволен, то данные по этому сотруднику не будут перенесены в новую программу. Или например, если должность на момент переноса никем не занята, она также не будет участвовать в переносе.

Очень важный момент касательно переноса видов расчетов (начислений и удержаний). В переносе участвуют только регламентированные способы расчета. Это означает, что виды расчета в которых участвует произвольная формула в этом варианте переносится не будут. Их нужно будет создавать и назначать сотрудникам в новой программе заново.

Штатное расписание не переносится, она создается в новой программе на основании штатной расстановки по состоянию на дату начала эксплуатации. Для приведения его к целевому потребуется ручная корректировка. Причем ручная корректировка штатного расписания актуально для обоих вариантов переноса.

Данные для карточки Т-2 переносятся не документами, а записями в соответствующие регистры. В новой программе у вас будет возможность проанализировать трудовую историю сотрудника, но «провалиться» в документ и что-то в нем поправить — такой возможности не будет.

Если на момент переноса у вас были сотрудники, которые находились на оплачиваемых неявках (например, больничный, отпуск, командировка и т.д.) то этот факт будет перенесен в специальный документ «Периоды оплаченные до начала эксплуатации».

Что не переносятся в этом варианте:

• Вакансии;
• Вилки окладов из штатного расписания;
• Виды расчетов с произвольными формулами;
• Информация для кадровых аналитических отчетов (например, свод кадровых изменение или принятые и уволенные сотрудники и т.п.);
• Информация для расчетных аналитических отчетов (например, свод начислений за период до начала эксплуатации);
• Информация для оплаты по тарифным разрядам (разница в методологиях расчета в 2.5 и 3.0). Для таких сотрудников нужно будет назначить новые начисления предусмотренные для данной ситуации в ЗУП 3.0 (это также актуально для варианта Полный перенос);
• Сведения о займах сотрудников. В новой базе нужно будет повторно зарегистрировать информацию по займам, причем с учетом уже частично погашенной задолженности (в полном переносе займы переносятся);
• Временные кадровые переводы. Когда дата перевода заканчивается уже в новой базе ЗУП. В этом случае может возникнуть проблема с подразделением и графиком, а именно по окончании перевода не произойдет автоматический возврат на предыдущие значения. Это связано с тем, что переносятся только срез данных на начало периода эксплуатации и может возникнуть ситуация, что подразделение и график не у кого не задействованы и как следствие не будут перенесены;
• Реквизиты платежных поручений по НДФЛ. На момент написания этой статьи все данные для формирования отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ прекрасно переносятся. Но такая информация как реквизиты платежек по НДФЛ нет. Они могут потребоваться для формирования регистра налогового учета по НДФЛ.

Полный перенос

В этом варианте в настройках мы указываем год с которого требуется перенести данные. Соответственно переносятся все данные начиная с указанного года, включая все документы.

Важно понимать, что хоть вариант условно и назван полным, по факту переносятся не все документы. Часть информации переносятся записями в регистры, например: командировки, неявки, больничные и т.д.

Вот что переносится в этом варианте:

• Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.. Переносятся даже те данные, которые на момент переноса уже не используются (т.е. все те которые были действующими за период);
• Начисления и удержания. Будут перенесены все с регламентированным способом расчета. С произвольными формулами тоже переносятся, но их обязательно нужно будет проверить;
• Штатное расписание. Как и в варианте переноса остатков штатное расписание переносится не полностью, а создается в новой базе на основании данных по штатной расстановке. Т.е. полное штатное расписание не переносится, потребуется ручная корректировка;
• Данные для расчета среднего заработка;
• Данные для учета НДФЛ и страховых взносов;
• Данные по взаиморасчетам с сотрудниками.

Список переносимых документов (в новой базе их можно будет открыть и просмотреть):

• Прием на работу;
• Кадровый перевод;
• Увольнение;
• Отпуск по уходу за ребенком (в том числе и те которые закончили свой срок действия);
• Возврат из отпуска по уходу за ребенком;
• Исполнительный лист;
• Заявление на вычеты по НДФЛ;
• Отмена стандартных вычетов НДФЛ;
• Заявление о подтверждении на зачет авансов по НДФЛ.

Все остальные данные переносятся непосредственными записями в учетные регистры.

Сравнение вариантов переноса

Важный момент. В типовом механизме переноса данных предусмотреть следующие сценарии объединения баз:

• Организации из нескольких баз ЗУП 2.5 в одну ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса поддерживается;
• Организации из одной ЗУП 2.5 в раздельные базы ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса НЕ поддерживается (можно реализовать не типовым способом).

Результат переноса данных

Чтобы посмотреть результат переноса данных в ЗУП 3.0 нужно перейти в журнал документов «Данные на начало эксплуатации».

В этом журнале содержатся следующие виды документов:

• Начальная штатная расстановка;
• Задолженность по заработной плате;
• Периоды оплаченные до начала эксплуатации.

Кадровые данные переносятся в вид документа «Начальная штатная расстановка». В нем соответственно можно увидеть:

• всех сотрудников;
• их должности и дату приема на работу;
• подразделения;
• текущие плановые начисления;
• количество занимаемых ставок;
• вариант расчета аванса;
• графики работы;
• а также остатки отпусков.

В виде документа «Задолженность по заработной плате» содержится следующая информация (документ доступен для редактирования):

• Список сотрудников;
• Подразделения;
• Сумма задолженности.

Вид документа «Периоды оплаченные до начала эксплуатации» содержит следующее (эти данные будут учтены при расчете заработной платы):

• Список сотрудников;
• Период оплаты;
• Вид периода (например, больничный и т.п.).

Сведения о сотрудниках организации переносятся в стандартный справочник «Сотрудники». Находится он в разделе «Кадры». Дата приема записывается непосредственно в карточку сотрудника (так как отдельного документа для этого не предусмотрено).

Сведения о вычетах НДФЛ переносятся в отдельный документ. Находится этот документ в разделе «Налоги и взносы», называется документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» (стандартные, личные, имущественные и социальные).

Все прочие документы, включая данные для формирования отчетности, находятся в документах «Переносы данных». Документы находятся в разделе «Администрирование».

В документы «Переносы данные» сведения также можно вводить в ручном режиме.

В журнале документов «Перенос данных» в поле «Номер» содержится код документа (или по другому говоря — вид документа).

Ниже представлена расшифровка кодов документов «Переносы данных»:

• ТДК — Информация о трудовых договорах;
• РКД — Кадровая информация для формирования карточки Т-2;
• РОтп — Данные об отпусках всех видов;
• ИЛ — Удержания по исполнительным листам;
• ЗП_СЗфсс — Исходные данные для расчета среднего заработка для пособий;
• ЗП_СЗо — Исходные данные для расчета среднего заработка для отпуска;
• НДФЛ — Данные налогового учета НДФЛ;
• ПСС — Пособия для средств ФСС, для отражения в 4-ФСС;
• СВ — Данные учета по страховым взносам.

Также есть дополнительные коды этих документов, они используются если вы выбрали полный вариант переноса:

• ДнСост- Сведения об отсутствии сотрудников;
• РОтп — Реестр отпусков;
• ОСО — Фактические отпуска;
• ЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях сотрудников;
• НЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов, расчетных листков и т.п.;
• ЗС — Расчеты по займам;
• ВЗ — Подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности;
• ДЗП — Взаиморасчеты по депонентам.

Проверка переноса

Для обоих вариантов переноса требуется провести выверку итоговых данных. На что стоит обратить внимание в первую очередь:

• Подразделения;
• Графики работы;
• Виды начислений и удержание (возможность применения новых возможностей в редакции З.0);
• Личные данные сотрудников (как вариант можно распечатать личные карточки Т-2 и раздать сотрудникам на проверку под подпись);
• Штатное расписание (в обоих вариантах переноса нужно доформировать вручную);
• Остатки отпусков (типовой отчет «Остатки отпусков»);
• Плановые начисления (типовой отчет «Зарплата/Анализ ФОТ по начислениям»);
• Плановые удержания (универсальный отчет по регистру «Плановые удержания»);
• Задолженность по заработной плате (типовой отчет «Задолженность по зарплате»).

Для проверки переноса данных для расчета среднего заработка специального отчета в ЗУП 3.0 не существует. Как вариант сверку можно выполнить средствами универсального отчета (раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет»).

Данные для расчета среднего записываются непосредственно в регистры:

• Регистр накопления «Данные о времени для расчета среднего (общий)»;
• Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)»;
• Регистр накопления «Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС)»;
• Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС)»;
• Регистр сведений «Данные о времени для расчета среднего (ФСС)».

Для сверки данных по НДФЛ в ЗУП 3.0 можно формировать стандартные отчеты: Карточка НДФЛ, Анализ взносов по месяцам и т.д.

Самый оптимальный вариант сверки результатов переноса — это сверка результатов расчета заработной платы в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0 за первые периоды эксплуатации после перехода.

← Вернуться