Существует особая формула для данного расчета, она имеет следующий вид: = (суммарность списочных чисел за все дни месяца)/(сумма календарных дней в месяце).
Выходные и праздничные дни учитываются как предвыходные и предпраздничные. Списочное число, как мы знаем, складывается вследствие того, какая сумма явившихся и неявившихся работников составляет на тот или иной день.
И получается, что формула выше эквивалентна формуле, представленной ниже: среднесписочная численность работников за месяц = (сумма явок + сумма неявок)/(сумма календарных дней в месяце).
Числитель представленных формул состоит из календарного фонда сотрудников.
Таким образом, формула упрощается: среднесписочная численность работников = (фонд календарных дней рабочих)/(число дней в любом периоде).
Каким образом осуществить расчет
Пример №1
Списочный состав предприятия насчитывал 1 марта 105 человек. С 6 марта на работу руководитель компании принял 15 новых сотрудников. 16 марта уволились 5 человек, с 29 марта принято 10 человек. Условие дано, переходим к подсчетам: ср. численность = (105*5 + 120 + 115*13 +125*3)/31 = 82 человека.
Колебания происходили на предприятии от 105 до 125 работников. Если перечесть все календарные дни, то у нас получится, что число занятых с 1 по 31 марта составляло около 82 человек.
Пример №2
Существует база среднемесячных показателей среднесписочной численности, которые исчисляются для счета среднесписочной численности за более долгие периоды, например, год.
Условия поставленной задачи таковы:
- Ср. числ. марта = 213.
- Ср. числ. апреля = 218.
- Ср. числ. мая = 244.
- Ср. числ. июня = 228.
- Ср. числ. июля = 223.
- Ср. числ. июля = 219.
Среднесписочная численность за первое полугодие имеет два способа вычисления.
Первый способ основан на нахождении среднеарифметического числа из данных по кварталам:
- Ср. числ. 1 квартала = (213 + 218 + 244)/3 = 675/3 = 225 сотрудников.
- Ср. числ. 2 квартала = (228 + 223 + 219)/3 = 670/3 = 224 сотрудника.
- Ср. числ. за 1 полугодие = (225 + 224)/2 = 225 сотрудников.
Второй способ строится на базе данных средней месячной численности: ср. числ. за 1 полугодие = (213 + 218 +244 + 228 + 223 + 219)/6 = 225 сотрудника.
По данной технологии можно вычислить также среднесписочную численность за другие периоды. К примеру, за год или 9 месяцев.
Пример №3
Если существует информация о неполном рабочем периоде какой-то компании, то расчет ведется по другому принципу. Регистрация компании прошла на 3 июля. Число работников на этот день составило 150 человек. 13 июля директор компании на работу принял 17 сотрудников.
Дальше на протяжении всего месяца не было ни новых, ни уволенных сотрудников. За август на компанию работало около 170 людей. Необходимо провести вычисление среднесписочной численности в июле, за данный квартал месяцев (июль, август, сентябрь), и также за весь год.
Проводится это так:
- Ср. числ. за июль = (150*4 + 167*2)/30 = 32 человека.
- Ср. числ. за квартал = (32 + 170)/3 = 68 человек.
- Ср. числ. за год = (32+170)/12 = 17 человек.
Пересчитав все можно сделать вывод: на компанию, работавшую чуть больше одного месяца, за весь год пришлось сотрудников около 17 человек.
Существовавшие работники также имели возможность вести трудовую деятельность в других компаниях. Но все-таки при суммировании всех данных, где бы работник ни трудился в течение всего года, он будет считан как единица на предприятии если его работа на нем составила период, равный году.
Но если человек в одной компании проработал не весь год, а, допустим, всего 6 месяцев, то он будет учтен, как ½, а не целая единица.
Кто может входить
Стоит сперва учесть, что в списочную численность могут входить те, кто по каким-то обстоятельствам не посещал работу и также посещал. Исходя из этого уведомления, делаем выводы.
Список тех, кто входит в эту систему:
- Люди, являвшиеся на работу, включая и тех, кто не посещал работу по тому или иным обстоятельствам.
- Люди, прибывавшие в командировке. Но при условии, что у них сохраняется заработная плата с организации, в которой они работают. Сюда входят и те работники, у которых командировка проводится за границей.
- Работники, находящиеся временно на больничном. Важно при этом иметь справку о нетрудоспособности в период болезни.
- Сотрудники, выполнявшие государственные или муниципальные обязанности.
- Принятые на работу люди, устроенные на неполный рабочий день или неделю.
- Те, кто принят в организацию, но находятся на испытательном сроке.
Кто не включен в список
Условия, при которых некоторые лица не учитываются в среднесписочной численности:
- Так называемые «домашние работники». По договору они ведут работу на дому.
- Сотрудники и сотрудницы, имеющие особое по специальности звание.
- Лица, находящиеся на повышении квалификации. Это могут быть различные курсы для получения другой профессии.
- Те, кто краткосрочно направлен из другой компании. При условии, что их заработная плата находится в полной сохранности.
- Студенты и учащиеся, находящиеся на служебной практике в данной организации.
- Те, кто обучается в образовательном заведении, пребывающие в отпуске. Их заработная плата может сохраняться частично.
- Люди, которые пребывают ежегодно в отпусках на какой-то период времени. Это предоставляется обычно трудовым договором.
- Те, кто имеет выходной по условию организации, в которой они работают.
- Лица, которым допускается иметь выходной день за то, что они работали в праздничные, предпраздничные или выходные дни.
- Женщины, находящиеся по причине беременности в отпуске.
- Принятые работники в качестве замещения других;
- Граждане другой страны, принятые в данную организацию.
Кто такие внешние и внутренние совместители
Внешние совместители представляют собой лица, которые состоят в нескольких организациях. Точнее, они состоят в списочном составе одного предприятия, а на другом согласно трудовому законодательству они проводят работу около полставки (примерно 4 часа в день и не более).
К внутренним совместителям относят ту категорию людей, которая выполняет работу сверх основной положенной работы, и получают за это оплату. В средней численности они фигурируют в зависимости от отработанного времени.
Определяем среднесписочную численность внешних совместителей
Порядок действий операции по вычислению:
- Суммируем календарные дни, и сколько человек было занято в данные дни по формуле, которая была дана выше.
- Определяем среднюю численность тех, кто отсутствовал на предприятии в рабочие дни. То есть проводим суммирование тех, кто был не полностью занят в период подсчета. Стоит учесть тот фактор, гласящий о том, что люди, находящиеся в период болезни или чего-то другого, а также инвалиды учитываются на предприятии в среднесписочной численности как целые единицы.
Пример: В организации в ноябре было шесть работников, которые были заняты на неполный рабочий день. Двое из них работали 22 рабочих дня по пять часов в день. Они в организации проходят как 5/8 работникам, так как из восьми часов их работа составляет 5 часов.
Остальные четверо рабочих работали по 4 часа соответственно 22, 10 и 5 рабочих дней. Их учитывают как ½ работника за одни сутки. Посчитываем среднесписочную численность не полностью занятых рабочих: ((5/8)*22*2 + ½*22 + ½ *10 + ½ *5)/(22 рабочих дня) = 2, 2 работника.
Следует обратить внимание на то, что при подсчете в среднюю численность работников не входят индивидуальные предприниматели, которые заключили с компанией договор на основе гражданско-правового характера.
Особое примечание: Люди, переведенные администрацией компании на неполный рабочий день (без оформления документа в письменном виде), ведутся по учету в данной компании как целые единицы.
Каков порядок расчета числа людей, работающих неполный день
Порядок действий, рассчитанных на то, чтобы составить базу сотрудников, полностью аналогичен порядку подсчета числа внешних совместителей. Здесь также все зависит от отработанного времени.
Формула расчета среднесписочной численности не полностью занятых людей в компании за месяц будет иметь такую форму: (время рабочего дня)/(число рабочих дней).
актуальна на 5 сентября 2017 г.
КАК РАССЧИТАТЬ СРЕДНЕСПИСОЧНУЮ ЧИСЛЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ?
В среднесписочную численность (ССЧ) включают только работников, для которых ваша компания - основное место работы. Поэтому в ССЧ не попадут внешние совместители и работники по .
ССЧ за год, квартал и любой другой период больше месяца рассчитывают на основе ССЧ за каждый месяц этого периода п. п. 81.6 , 81.7 Указаний Росстата . Например, ССЧ в январе - августе - 23 человека, а в сентябре - декабре - 27. Тогда ССЧ за год - 24,33 ((23 чел. x 8 мес. + 27 чел. x 4 мес.) / 12 мес.). Результат округляем до целых - 24 чел.
Чтобы рассчитать ССЧ за месяц, надо сложить ССЧ полностью занятых работников и среднюю численность не полностью занятых работников. Не полностью занятые - это только те, кто трудится неполное время по соглашению. Тех, кому неполное время полагается по закону, учитывайте как полностью занятых п. 81.3 Указаний .
ССЧ полностью занятых работников за месяц рассчитывают на основе их списочной численности за каждый календарный день месяца п. 78 Указаний . Например, списочная численность с 1 по 21 июня - 30 человек, а с 22 по 30 июня - 31 человек. Тогда ССЧ за июнь - 30,3 ((30 чел. x 21 дн. + 31 чел. x 9 дн.) / 30 дн.). С учетом округления - 30 чел. п. 81.4 Указаний .
В списочную численность включайте всех полностью занятых работников, которые числятся в вашей компании на конкретный день. Не имеет значения, работал человек в этот день, был в отпуске или на больничном. Не надо учитывать только работников в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также в неоплачиваемых учебных отпусках п. 81.1 Указаний .
Списочная численность в выходные и праздники равна численности за предшествующий рабочий день п. 78 Указаний . Например, работника, уволенного в пятницу, надо включать в списочную численность за субботу и воскресенье.
Пример. Расчет среднесписочной численности за месяц
На 01.08.2017 в организации 24 полностью занятых работника. 11 августа одна из работниц ушла в декрет.
Списочная численность работников на 1 - 10 августа (10 дн.) - 24 чел.; на 11 - 31 августа (21 дн.) - 23 чел.
ССЧ за август с учетом округления - 23 чел. ((24 чел. x 10 дн. + 23 чел. x 21 дн.) / 31 дн.).
Среднюю численность не полностью занятых работников за месяц считайте по формуле п. 81.3 Указаний :
Количество рабочих часов в месяце посмотрите в производственном календаре . В отработанные включайте и рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. За каждый такой день учитывайте столько же часов, сколько человек отработал в последний день перед отпуском или больничным.
Пример. Расчет среднесписочной численности с работниками на неполном времени
На 01.06.2017 в организации 37 работников:
33 - с полным рабочим временем;
Два внешних совместителя;
Два с неполным рабочим временем, отработавших в июне 203 часа.
20 июня одна из работниц ушла в декрет. 23 июня на ее место принята другая работница.
Среднесписочной численности работников в 2015 году используется порядок, Росстатом РФ (приказ Росстата от 28.10.13 №428). Среднесписочную численность работников можно рассчитать за любой период (квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
Источником информации является табель учета рабочего времени. Для того, чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за необходимый период (например, год), следует:
определить среднее значение из рассчитанных показателей по месяцам.
Расчет среднесписочной численности 2015
Расчет среднесписочной численности работников за каждый месяц периода компания осуществляет по следующему алгоритму
1. Необходимо определить списочную численность (СЧ) полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца. В рабочие дни списочная численность полностью занятых работников равна количеству всех работников, с которыми заключены трудовые договоры (учитывая не явившихся на работу по причине временной нетрудоспособности, а также находящихся в командировках и отпусках). Однако в расчет данного показателя не включаются:
внешние совместители;
работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
работники, находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске;
работники, которые по соглашению с работодателем трудятся неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (не полностью занятые работники). При этом, работники, для которых сокращенная продолжительность рабочего времени установлена законом (например, занятых на "вредных" работах), не исключаются из расчета списочной численности полностью занятых работников.
Списочная численность за выходные и праздничные дни тождественна списочной численности на предшествовавший им рабочий день. Например, работника, уволенного в пятницу, необходимо включать в расчет списочной численности за ближайшие субботу и воскресенье.
Физические лица, занятые только по гражданско-правовым договорам (договорам подряда), при расчете списочной численности не учитываются.
ССЧ полностью занятых работников за месяц = СЧ на 1 число месяца + СЧ на 2 число месяца + ... + СЧ на последнее число месяца) / количество календарных дней в месяце.
Пример: организацией заключены трудовые договоры с 5 работниками, которые трудятся полный рабочий день. В июле 2014 года 25 числа одна из сотрудниц отработала последний день перед выходом в декретный отпуск. ССЧ полностью занятых работников за июль 2014 года рассчитается следующим образом: (5+5...+5+5+5+4+4+4+4)/31=(5*27 + 4*4)/31=(135+16)/31=4,87.
3. Рассчитываем количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц. При этом рабочие дни, приходящиеся на период их болезни или отпуска, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.
Пример: работник по соглашению с работодателем трудится неполное рабочее время - по 5 часов в день 5 дней в неделю. В сентябре работник отработал 1 и 2 сентября, 3 сентября отработал 4 часа, а с 4 по 30 сентября был в отпуске. Количество часов, отработанных им за сентябрь (22 рабочих дня), составит 5 ч. x 2 дн. + 4 ч.x 20 дн. = 10+ 80 =90 часов.
4. После этого рассчитываем среднесписочную численность не полностью занятых работников за каждый месяц по формуле:
ССЧ не полностью занятых работников = количество часов ими отработанных / (продолжительность рабочего дня в часах * количество рабочих дней в месяце)
В организации установлены восьмичасовой рабочий день и пятидневная рабочая неделя. В сентябре 2014 года 22 рабочих дня. Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками в сентябре 2014 года, составляет 200 часов.
Среднесписочная численность не полностью занятых работников за сентябрь составит 1,14 чел. (200 ч. /(8 ч. x 22 дн.)).
Скачать бланк формы по заполнения сведений о среднесписочной численности работников за прошедший год
5. Производим расчет среднесписочной численности всех работников за каждый месяц по формуле:
ССЧ за месяц = ССЧ полностью занятых работников + ССЧ не полностью занятых работников.
Полученный результат необходимо округлить до целых единиц по правилам математики: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более - округляется до целой единицы
Скачать образец заполнения сведений о среднесписочной численности работников за прошедший год
Пример. Расчет среднесписочной численности всех работников за месяц
График работы организации - 5 дней в неделю по 8 часов в день. В июне 2014 года 19 рабочих дней. По состоянию на 01.06.2014 в организации по трудовым договорам работают 40 человек, из которых:
36 человек - на условиях полного рабочего времени;
двое - по внешнему совместительству;
двое по соглашению с работодателем трудятся на условиях неполного рабочего времени (отработали в июне 203 часа).
19 июня одна из работниц компании ушла в отпуск по беременности и родам. 23 июня на ее место принята другая работница.
Среднесписочная численность работников за июнь 2014 года рассчитывается следующим образом.
1. Списочная численность полностью занятых работников составляет:
за 1 - 18 и 23 - 30 июня (26 дней) - 36 человек;
за 19 - 22 июня (4 дня) - 35 человек.
2. Среднесписочная численность полностью занятых работников за июнь составит 35,87 чел. ((26 дн. x 36 чел. + 4 дн. x 35 чел.) / 30 дн.) = (936 + 140)/30 = 35,87 чел.).
3. Среднесписочная численность не полностью занятых работников составит 1,34 чел. (203 ч. / (8 ч. x 19 дн.)).
4. Среднесписочная численность всех работников за июнь 2014 года с учетом округления составит 37 чел. (35,87 + 1,34).
Как только рассчитали среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, можно рассчитать среднесписочную численность за соответствующий период по формуле:
ССЧ за период = (ССЧ 1 + ССЧ 2 +...+ ССЧ n)/ n, где n - количество месяцев в анализируемом периоде.
Полученный результаты округляется по правилам математики: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более - округляется до целой единицы.
Пример: бухгалтер рассчитал среднесписочную численность всех работников организации по месяцам. Рассчитанные значения составили:
за январь - 70 человек;
за февраль - 76 человек;
за март - 75 человек;
за апрель - 79 человек;
за май - 79 человек;
за июнь - 82 человека;
за июль - 88 человек;
за август - 95 человек;
за сентябрь - 100 человек;
за октябрь - 101 человек;
за ноябрь - 102 человека;
за декабрь - 102 человека.
Таким образом, среднесписочная численность работников организации за год с учетом округления составит 87 человек ((70 чел. + 76 чел. + 75 чел. + 79 чел. + 79 чел. + 82 чел. + 88 чел. + 95 чел. + 100 чел. + 101 чел. + 102 чел. + 102 чел.) / 12).
И в конце хотелось бы напомнить о санкциях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ, а также и КоАП РФ за непредоставление сведений о среднесписочной численности работников:
организация может быть оштрафована на основании статьи 126 Налогового кодекса РФ (200 руб.);
должностное лицо может быть оштрафовано на основании статьи 15.6 КоАП РФ (от 300 руб. до 500 руб.).
Кроме того, непредставление сведений о среднесписочной численности может рассматриваться налоговым органом как отягчающее обстоятельство при рассмотрении решений о привлечении к по статье 126 НК РФ и повлечь начисление штрафных санкций в двойном размере в будущем (в случае выявления налоговым органом иных аналогичных нарушений).
При применении некоторых режимов налогообложения предприниматели и организации сталкиваются с необходимостью учета численности работников. Очень часто для оформления некоторых документов, заполнения отдельных их полей, а также при вычислении права на льготы приходится иметь дело с показателем среднесписочной численности сотрудников. Тут у начинающих бухгалтеров или предпринимателей возникают определенные трудности, так как расчеты производятся по разным формулам для отдельных случаев. Наиболее распространенный вопрос — как рассчитать среднесписочную численность работников?
Перед тем как рассчитать среднесписочную численность работников за год, необходимо произвести расчет за меньший отрезок времени – месяц, причем, по всем указанным категориям по отдельности, а затем, учитывать суммарные показатели для определения численности за большой период.
Что бы расчет был более понятен, рассмотрим пример расчет за март месяц (в котором 31 день):
На начало месяца в организации трудилось 30 сотрудников на полном рабочем дне. 15 марта два сотрудника уволились. Также в организации трудились 3 человека на неполном рабочем дне (4 часа в день).
Шаг 1 — считаем численность сотрудников на полном рабочем дне
Исходя из наших условий, получается что сотрудников отработали у нас все рабочие дни, а 2 сотрудника работали всего 15 дней.
Формула проста:
- Общая сумма всех показателей списочной численности на каждый день месяца / Количество календарных дней в месяце
Применим формулу и получим следующий расчет:
- (28*31 + 2*15) / 31 = ,96
Это и есть среднесписочная численность сотрудников с полной занятостью.
Шаг 2 — подсчет сотрудников с неполной занятостью
Определимся с формулой:
- Общая сумма часов, отработанных такими сотрудникам / Продолжительность рабочего дня на предприятии / Количество рабочих дней в месяце
То есть, фактически, среднесписочная численность равна сумме полностью отработанных дней такими работниками.
Предположим что в марте было 22 рабочих дня, где наши 3 сотрудника работали по 4 часа. Рабочий день в компании восьмичасовой. Применим формулу:
- (3*4*22) / 8 / 22 = 1,5
Что получается верно, если учесть что наших сотрудников трое, а работают они половину рабочего дня.
Шаг 3 — суммируем показатели и округляем
В итоге производим суммирование показателей из шага 1 и 2:
- ,96 + 1,5 = 30,
А после производим округление:
- 30, = 30
Стоит заметить что округление среднесписочной численности производится до целого числа по арифметическим правилам. Также важно производить округление именно на последнем этапе. В противном случае мы можем получить искаженные данные.
Например, если бы мы получили значения ,5 и 1,5, то округляя их до и после мы бы получили разные показатели — и 30.
Формула среднесписочной численности за год и квартал
Формула расчета за квартал:
- (Среднесписочная численность 1 месяца + Среднесписочная численность 2 месяца + Среднесписочная численность 3 месяца) / 3
Формула расчета за год:
- (Среднесписочная численность 1 месяца + Среднесписочная численность 2 месяца + … + Среднесписочная численность 12 месяца) / 12
Подробную инструкцию о расчете смотрите в видео:
Когда необходим данный показатель
Расчетом указанного выше показателя занимаются, когда необходимо определить, имеет ли предприятие шанс перехода на УСН или ЕНВД. Ведь одним из условий данного перехода является именно численность занятых сотрудников. Также, подсчет необходимо производить, если предприятие решило оспорить утерю права на указанные выше режимы налогообложения.
Многие отчетные формы, как в налоговые органы, так и в социальные фонды, требуют заполнения поля о среднесписочной численности.
Такие сведения, также подаются в ИФНС ежегодно, до 20 января. Причем надо учесть, что при несвоевременной подаче, как на руководящее предприятием лицо, так и на лицо ответственное накладываются штрафы.
Расчет среднесписочной численности работников также надо производить для исчисления налога на прибыль, для расчета ЕНВД. Тут уже численность сотрудников является необходимой частью используемых формул.
Отдельной необходимостью можно назвать подачу отчетных документов для статистического учета, к которому обязываются предприятия, подающие отчетность в ФНС.
Кого учитывать
Перед тем как рассчитать среднесписочную численность за год, придется рассчитывать эту численность за период в месяц. Тут очень важно понимать, какие работники подлежат включению в расчет, а какие — нет. Например, не подлежат учету те физические лица, которые заняты на основании гражданско-правового договора.
В целом, для расчета вам потребуются такие показатели:
- Списочная численность работников, имеющих полную занятость. Считают сотрудников, с которыми заключаются трудовые договоры. К расчету подключают тех, кто отсутствовал из-за болезни или отпуска.
- Количество совместителей внешнего формата. То есть таких, которые состоят в списке другого предприятия, но выполняют работу на платной основе в этом.
- Численность работников, находящихся в отпусках по беременности, родам, а также связанных с уходом за детьми
- Количество сотрудников, которые взяли себе неоплачиваемый учебный отпуск
- Количество работников, которые не являются полностью занятыми по соглашению с работодателем
Итак, для того чтобы рассчитать среднесписочную численность работников, необходимо вести ежедневный учет сотрудников с полной и неполной занятостью, чтобы при возникновении необходимости иметь данные для использования в формулах расчета. Так как данные показатели используются довольно часто и в бухгалтерском и в налоговом учете, необходимы знания бухгалтера в данной сфере.