Когда над проектом одновременно работает 5-10 человек, организовать процесс бывает непросто. Множатся цепочки в электронной почте, а информация все равно доходит с опозданием, сроки горят, на обсуждения и согласования уходит много времени. Рано или поздно каждая команда начинает искать выход из этой ситуации. Самый простой и надежный - менеджер задач - программа, которая автоматизирует львиную долю организационных моментов. Но как выбрать подходящую, ту, которая идеально впишется в рабочую схему и действительно будет экономить время, а не отнимать его? Подобных облачных сервисов сейчас очень много. В этом обзоре я решила остановиться на тех, которые сэкономят и время, и деньги.
Trello
Онлайн-сервис для планирования задач и управления небольшими проектами. В основе лежит японская система канбан, перекочевавшая в веб из производственной сферы. Разработчики Trello сумели реализовать главный принцип японцев - «точно в срок». Сервис одинаково хорошо решает задачи управления проектами и повышения личной эффективности. Рабочее пространство Trello - это система досок, списков и карточек, помогающая организовать проекты, идеи и задачи.
Достоинства
- Многофункциональность. Trello - это таск-менеджер, ежедневник, форум для обсуждения идей и органайзер для хранения полезных ссылок, статей, изображений и видео.
- Наглядность. Все задачи по проекту отображаются на одной доске.
- Простота. С интуитивным интерфейсом легко разобраться самостоятельно.
- Возможность интеграции с другими сервисами - Dropbox, Google Диск, Gmail, Evernote, Google Calendar, всего около 30.
- Гибкость. Каждая карточка Trello и сам сервис настраивается под конкретные задачи.
- Десктопные и мобильные приложения.
- Количество проектов и участников не ограничено.
Недостатки
- Не подходит для сложных проектов, требующих большой детализации. Количество карточек, списков и досок возрастает настолько, что в них становится тяжело ориентироваться.
- Нужно потратить время на настройку и подключение сторонних сервисов для максимальной эффективности.
- Нет диаграммы Ганта, иллюстрирующей график работ по проекту.
Краткая инструкция
Для работы с сервисом нужно зарегистрироваться (или подключиться с помощью аккаунта Google) и подтвердить регистрацию в письме. Доски, списки и карточки создаются одним кликом - вбиваем название, нажимаем Enter. Самый гибкий элемент системы - карточка, у нее же больше всего настроек. Доски и списки служат в основном для структурирования задач.
Каждая карточка - это одна задача, к которой добавляется описание (1), участники (2), разноцветные метки (3), чек-лист или to-do-список (4), затем устанавливается дедлайн (5) и прикладываются файлы (6). Закончив работу с карточкой или листом, их нужно заархивировать, а доску - закрыть. Почти все действия в Trello можно совершать несколькими способами, проще всего с помощью drug&drop.
Бесплатно
В базовой версии можно добавлять неограниченное количество досок, списков, карточек и участников. Доступны интеграции с Google Диск и Dropbox, а также 10 МБ для хранения файлов.
Платно
На двух тарифных планах - Business Class (9,99 долл. За пользователя в месяц) и Enterprise (цена договорная) - доступны 250 МБ для хранения файлов, коллекции досок, пользовательские фоны и стикеры, интеграция с Evernote, Github, Mailchimp, Salesforce и некоторыми другими сервисами, а также повышенные меры безопасности и приоритетная техническая поддержка.
«Битрикс24»
По определению авторов продукта, это социальная сеть для работы. На деле функционал сервиса выходит далеко за рамки менеджера задач, охватывая взаимодействие с клиентами, учет рабочего времени и еще с десяток бизнес-процессов. Но в рамках этого обзора мы не будем их касаться и рассмотрим только те, что помогают эффективно управлять проектами. Для этих целей в «Битрикс24 » есть возможность добавлять задачи, назначать ответственных, устанавливать дедлайны, вести обсуждения и отслеживать прогресс. А функционал социальных сетей позволяет быстро обмениваться информацией и выражать свое мнение.
Достоинства
- Много возможностей. «Битрикс24» - полноценный корпоративный портал.
- Облачное хранилище файлов с контролем версий. Редактировать их можно прямо в системе.
- Встроенный мессенджер и возможность обмениваться сообщениями, не покидая системы.
- Интеграция с другими продуктами Битрикс, включая CRM и CMS.
- Мобильная и десктопная версии.
- Диаграмма Ганта.
Недостатки
- Сложный и перегруженный интерфейс. Чтобы использовать возможности сервиса на полную мощность, придется долго его изучать.
- Не слишком расторопная техподдержка.
- Нужно потратить много времени, чтобы полностью настроить систему под потребности своей команды.
- «Живая лента» занимает большую часть рабочего пространства, которое можно было бы использовать эффективнее.
Краткая инструкция
По «Битрикс24» можно написать полноценное руководство пользователя страниц на 100, поэтому сейчас кратко пройдемся по основным функциям. Регистрация в сервисе занимает буквально пару минут. Главная страница портала - это «Живая лента» с вертикальным меню слева и несколькими информационными блоками справа - «Ближайшие события», «Мои задачи» и другие. Создать новую группу, задачу, событие или пригласить сотрудника можно с помощью кнопки «Добавить» в левом верхнем углу. Внутри разных групп удобно работать над отдельными проектами, собрав там сотрудников, файлы и информацию.
В открывшейся форме нужно ввести заголовок (1) и описание. Можно прикрепить чек-лист (3), чтобы отслеживать прогресс. Файлы (2) загружаются несколькими способами: с компьютера с помощью Drag’n’drop (4), из облачного хранилища «Битрикс24» (5), с виртуальных дисков Google Drive и Dropbox (6) или создаются в приложениях пакета MS Office (7). Чтобы сотрудник получил уведомление о новой задаче, его нужно добавить к ней, назначив ответственным (8), наблюдателем или соисполнителем. Если дело срочное, лучше установить дедлайн (9). Поставить задачу можно кнопкой (10) или комбинацией клавиш ctrl+enter. Для обсуждения проектов используется функционал соцсетей - комментарии и лайки.
Бесплатно
Тариф «Проект» включает 12 бизнес-пользователей и 5 ГБ места на виртуальном диске. Доступны большинство возможностей платных версий (телефония, чат и видеозвонки между сотрудниками, CRM и другие), но они немного урезаны.
Платно
Платных тарифа 3 - «Проект+» (990 руб./мес.), «Команда» (5490 руб./мес.) и «Компания» (10 990 руб./мес.). Их владельцам доступны функции «бизнес-процессы», «учет рабочего времени», «собрания и планерки», расширенные опции из базового тарифа и некоторые дополнительные настройки.
Программы для управления проектами (Project Manager) позволяют эффективно планировать и управлять ходом выполнения ваших задач. И как это бывает с любыми продуктами менеджмента, каждый пользователь имеет свое мнение о том, что должен уметь инструмент управления проектами, кроме ведения списка задач и управления временем.
В данном обзоре сосредоточены те программы, которые предлагают стандартные функции управления проектом, такие как планирование задач и ресурсов, отслеживание выполнения, расписание, графики состояния проекта, поддержка вложенных проектов и задач, а так же их зависимостей.
Примечание : Не стоит использовать известный коммерческий продукт MS Project от Microsoft в качестве эталонной меры для программ менеджмента проектов. Далеко не всем проектам нужны сложные механизмов. Кроме того, существует множество проектов, которые легко укладываются в рамки ведения простых иерархических задачников, по типу ToDoList.
Обзор бесплатных программ для управления проектами (Project Manager)
Open Workbench огромные возможности для управления проектами
Возглавляет список инструмент управления проектами с исходным кодом под названием , который предлагает настолько огромный набор функций и возможностей, что его имеет смысл рассматривать до принятия любого решения о приобретении коммерческого пакета управления проектами. Как и любой коммерческий продукт, приложение потребует от вас некоторого времени на то, чтобы оглядеться среди всех его возможностей.
Примечание : Если вы привыкли использовать MS Project, то вам так же потребуется некоторое время на то, чтобы взглянуть на проект немного с другой стороны. Дело в том, что MS Project является задаче-ориентированным, а Open Workbench является ресурсо-ориентированным.
По словам разработчиков, "Open Workbench построена на основе оценок затрат решаемых задач. Оценки привязываются к ресурсам, назначенным задачам. Продолжительность проекта будет рассчитываться исходя из количества часов, которые будут выделяться каждым ресурсом на проекте для покрытия общего количества часов, требуемых для завершения всех задач проекта. Open Workbench лучше всего подходит группам, которые оценивают продолжительность проектов на основе оценок всех задач, связанных с проектом, а затем создают штатное расписание и планируют распределение ресурсов".
Примечание : Если вы не знали, то по мнению всех проектных программ, не только управления проектами, человек - это ресурс и не более. Тем не менее, не стоит относится к этому серьезно, это всего лишь терминология.
Ключевыми особенностями Workbench являются планирование проектов, составление расписаний, управление ресурсами, пересмотр проекта и многое другое.
Программа так же может читать файлы MS Project, что делает Open Workbench наиболее привлекательным. Многие продукты, даже коммерческие, имеют отличный набор инструментов для менеджмента, но рано или поздно кто-нибудь обязательно захочет посмотреть или отредактировать ваш план вездесущим MS Project, и обнаружит, что никакой совместимости не предусмотрено. Лучшее, что у вас будет на руках - это инструмент для экспорта в таблицы или графические эквиваленты.
Open Workbench является полноценным продуктом, а не любительской поделкой, с кучей наполовину законченных функциональностей. Как и Microsoft Project, он лучше всего подходит для средних и крупных проектов, которые могут служить основанием для детального изучения и использования продукта. В случае небольших проектов, вы больше потратите времени и сил на изучение системы, нежели получите пользы. С другой стороны, если вы уже хорошо знакомы с ним, то составить и вести даже маленькие проекты в Workbench не представит для вас никаких сложностей.
Тем не менее, если вы часто управляете небольшими проектами, требующими не столь объемной функциональности, то вам стоит ознакомиться с менее функциональными менеджерами проектов, такими как GanttProject или ToDoList (речь о них пойдет далее).
GanttProject хорошее мульти-платформенное решение для управления проектами
GanttProject
| Поддерживает Windows, Mac OS X и Linux. Экспорт в xml. Ведение промежуточных этапов | ||
| Внешний вид и отсутствие некоторых функций Open Workbench. |
dotProject
| Веб-приложение. Огромный опыт (проект стартовал с 2000 года). Огромное количество людей использовало это приложение, так что найти ответы на вопросы сравнительно легко | ||
| Сайт может показаться серым, по сравнению с красочными инструментами. Ошибки медленно исправляются |
web2project
| Веб-приложение. Больше подходит для ведения совместных проектов с общими календарями. Можно импортировать проекты из dotProject. Обширная документация | ||
| Вам нужен собственный сервер или хостинг. Некоторые функции dotProject все еще находятся в стадии разработки. |
Жизнь студентов, преподавателей и ученых состоит из множества разноплановых задач и обязательств: курсы, практика, научная работа, заявки на гранты, отчеты, совещания, командировки и прочее. Как успевать все делать качественно, в срок, и при этом не страдать от стресса и переутомления? Однозначного ответа на этот вопрос у меня нет, но я знаю несколько программ, которые могут помочь держать дела и время под контролем. Речь пойдет о бесплатных планировщиках времени и дел Rainlendar и Wunderlist , а также конструкторах проектов XMind и GanttProject .
Планируйте свои дела и события в Rainlendar
Основная идея состоит в том, чтобы скоординировать проекты по времени и визуализировать их: какой проект за каким следует, объединить схожие проекты в один смысловой блок, создать зависимости между ними, задать сроки на реализацию. Программа будет полезной для большинства аспирантов и ученых, так как с ней не только легко отслеживать состояние проектов, но и демонстрировать планы и прогресс на рабочих собраниях и в презентациях.
Заключение
Таким образом, мы с Вами рассмотрели четверку бесплатных программ для управления своими делами и временем. Rainlendar - отличный планировщик и календарь, который всегда висит на рабочем столе компьютера. Для решения коллективных задач, используйте Wunderlist. Если проект находится на стадии разработки, XMind поможет организовать мозговой штурм и привести все цели, задачи и составляющие проекта воедино. А программ GanttProject поможет скоординировать и спланировать все Ваши проекты в соответствии с приоритетами и доступным временем.
Надеюсь, статья оказалась полезной. Если у Вас возникли вопросы относительно программ, задавайте из в комментариях. Также будет интересно узнать, какими программами пользуетесь Вы. А у меня на этом все, спасибо за внимание!
В этой статье мы сделаем краткий обзор (список) программ для управления проектами.
Чтобы информация жила, мы будем обновлять ее и добавлять вновь найденные программы. Вначале, вполне возможно в список попадет просто название программы. По мере получения информации и времени на ее обработку программы будут обрастать описанием.
Перечень программ не ранжированный, программы перечислены в произвольном порядке.
1. TargetProcess
сайт программы: www.targetprocess.com Программа ориентируется на мировой рынок. Сайт и интерфейс программы исключительно на английском языке, хотя разработчики - белорусы. До 5 пользователей при установке на сервер клиента лицензия бесплатно. При пользовании он-лайн сервисом 10 пользователей на 30 дней бесплатно. Программа реализована на asp, работает только под IIS.
2. Teamwork сайт программы: www.twproject.com Платная. Есть русскоязычный интерфейс. Возможно получение бесплатных лицензий для некоммерческих организаций и блогеров. Управление проектами. Поддержка Agile, Scrum, Kanban. Управление документами. Баг трекер. Интеграция с ИТ системами. Планирование ресурсов.
3. Project Kaiser
сайт программы: www.projectkaiser.com Платная. До 5 пользователей бесплатно. Есть русскоязычный интерфейс. Позволяет неограниченную иерархию работ. Диаграмма Ганта. Прогресс выполнения задач с учетом подзадач. Учет рабочего времени.
4. BaseCamp сайты программы: www.basecamphq.com и 37signals.com Платная. Онлайновая. Есть 30 дней бесплатного тестового периода. Есть русскоязычный интерфейс. Широкоизвестная программа управления проектами от 37signals.com.
5. ONLYOFFICE
сайт программы: https://www.onlyoffice.com/ru / Есть бесплатная версия. Онлaйновая и оффлайновая. Можно устанавливать на своем сервере, а можно использовать сервер ONLYOFFICE
. Есть русскоязычный интерфейс. Функционал: Управление проектами; Совместная работа (блоги, форумы, Wiki); Управление документами; Мгновенные сообщения (чаты); Календарь; CRM-система; Управление почтой; Версия для мобильных устройств. Офисные приложения (замена офиса от Майкрософт).
6. Trac
сайт программы: trac.edgewall.org Бесплатная. Онлайновая. Частично русифицированная (основные моменты). Позволяет вести проекты, составлять задания, есть Wiki. OpenSource. Мы используем ее при разработке ПО, рекомендуем. Планирую написать статью об использовании Trac.
7. Мегаплан
сайт программы: www.megaplan.ru Есть бесплатная версия. Онлайновая. Полностью русифицированная. Помогает контролировать исполнение задач и поручений и управлять проектами при отсутствии затрат на внедрение и содержание.
8. Copper
сайт программы: www.copperproject.com Платная. 30 дневная бесплатная пробная версия. Онлайновая. Англоязычная. Copper - это инструмент управления проектами, который помогает вам и вашей команде управлять проектами, задачами, клиентами, контактами и документами онлайн.
9. Pivotal Tracker
сайт программы: www.pivotaltracker.com Платная. 60 дневная бесплатная пробная версия. Онлайновая. Англоязычная. Pivotal Tracker это Agile инструмент управления, который фокусируется на общении команды разработчиков программного обеспечения.
10. Worksection
сайт программы: www.worksection.com Есть бесплатная версия. Онлайновая. Изначально на русском. Легкий старт. Удобный, не перегруженный дизайн. Приоритеты задач и Метки. Календарь (интегрируется с Google) и диаграмма ганта. Учет времени. Можно подключить свой FTP. Уведомления о дедлайнах и горящих задачах. Оперативная поддержка.
11. Assembla
сайт программы: www.assembla.com Платная. 30 дневная бесплатная пробная версия. Онлайновая. Англоязычная. Управление задачами и проблемами. Контроль версий. Wiki и другие инструменты общения для ускорения разработки. Простой обзор работ.
12. TrackStudio сайт программы: www.trackstudio.ru Бесплатная для 5 пользователей. Платная для организаций и больше, чем для одного пользователя. Позволяет установить на собственный сервер. Есть русский интерфейс. Система управления проектами, задачами, документацией и файлами, созданная для разработчиков программного обеспечения и ИТ-отделов компаний.
13. LeaderTask Управление компанией сайт программы: www.leadercommand.ru Платная. Тестовый период 45 дней. Позволяет управлять персоналом, контролировать поручения, управлять проектами, задачами и контрагентами, вести учет рабочего времени.
14. ProjectMate сайт программы: www.projectmate.ru Платная. Тестовый период 30 дней. ProjectMate, система для компаний, оказывающих профессиональные услуги. Интерфейс напоминает Microsoft Outlook. Построена по модульному принципу. На сегодняшний день в ProjectMate реализовано семь основных модулей: «Учет времени», «Биллинг», «Управление проектами», «Бюджетирование проектов», «Управление запросами», «CRM», «Документооборот». Кроме того, к системе можно подключить дополнительные модули, обеспечивающие синхронизацию информации в ProjectMate с «1С:Бухгалтерией», Microsoft Project, мобильными устройствами и Microsoft Exchange.
15. Open Atrium
сайт программы: www.openatrium.com Бесплатная. Основана на Друпале. В составе компоненты: Блоги, Wiki, Календарь, Список задач, Чат и Панель управления всем этим добром.
16. Простой бизнес
сайт программы: www.prostoy.ru Есть бесплатная версия. В составе компоненты: Управление организацией. Управление проектами. Документооборот. Управление персоналом. Управление клиентами. Комьюнити. Финансы и бухгалтерия. Личная эффективность. Управление сайтом. Программа "облачная", но удобно, что есть клиент, который работает автономно, синхронизируясь при подключении к интернет.
17. ПланФикс
сайт программы: www.planfix.ru Бесплатный. Простой в применении. Проекты. Задачи. Действия. Авторы пишут об уникальной идеологии программы.
18. Адванта
сайт программы: www.advanta-group.ru/ - онлайн система управления проектами, ориентированная на повышение эффективности всей организации. По функционалу управления проектами она является аналогом таких продуктов как MS Project, Primavera, Мегаплан, но при этом обладает рядом неоспоримых преимуществ, и изначально разработана для российских компаний.
19. Comindware
сайт программы: www.comindware.com/ - онлайн система. Решение Comindware Tracker упрощает автоматизацию рабочих процессов вашей организации, оптимизирует управление задачами и проектами, заявками, запросами и другими объектами рабочих процессов, обеспечивает более эффективную совместную работу.
