Касса в бухгалтерском учете занимает значимое место - ведь на правильность отображения кассовых операций проверяющие обращают особое внимание. Как правильно организовать работу кассы в бухучете предприятия и ИП, читайте далее в статье.
Касса и бухучет — каковы правила отражения?
В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.
Что это за операции, вы узнаете из нашей статьи «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)» .
Бухсчет 50 является активным, по его дебету отражается поступление активов, а по кредиту — выбытие. В зависимости от типа хозоперации счет 50 может корреспондировать со многими бухсчетами.
Так, например, оприходование наличности (снятие с банковского счета) в кассе предприятия отражается следующим образом: Дт 50 Кт 51. И наоборот, сдача наличности в банк из кассы предприятия — Дт 51 Кт 50.
Поступление наличности от покупателя в оплату товаров/услуг отражается так: Дт 50 Кт 62. Расчет наличными с поставщиком оформляется проводкой Дт 60 Кт 50. При этом надо соблюдать лимиты при расчетах наличными средствами между юридическими лицами, установленные Банком России в п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У.
Поступление в кассу кредитных средств — Дт 50 Кт 66 (67), погашение кредита путем внесения наличности из кассы — Дт 66 (67) Кт 50.
Выплата зарплаты сотрудникам из кассы — Дт 70 Кт 50, а расчет наличными с учредителями путем выплаты дивидендов — Дт 75 Кт 50. Выдача наличности в подотчет отражается проводкой Дт 71 Кт 50, а возврат в кассу из подотчета остатка неизрасходованной суммы отражается так: Дт 50 Кт 71.
Продажа основных средств за наличные оформляется проводкой Дт 50 Кт 62, оприходование выручки от розничной продажи в кассу — Дт 50 Кт 90.
Подробности по ведению кассовых операций в компаниях содержатся в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У (далее по тексту — Указание).
Лимит остатка
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Лим = Выр/РП × ДСб,
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Документальное оформление кассовых операций
При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.
Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).
Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.
Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.
Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.
В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.
Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.
В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.
Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.
Итоги
Отражение операций по кассе в бухучете производится при помощи активного бухсчета 50. При этом поступление наличности (денежных документов) оформляется по его дебету, а выбытие — по кредиту.
Каждому предприятию и ИП требуется соблюдать кассовую дисциплину и правила, прописанные в Указании Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У. В данном нормативном документе также представлены образцы унифицированных форм, применение которых является обязательным для всех, кроме ИП (они освобождены от ведения кассовой книги и приходных, расходных ордеров).
Введение
1. Технико-экономическая характеристика предприятия
1.1 Форма собственности, основные производственные фонды
1.2 Уставный капитал
1.3 Юридический адрес
1.4 Виды хозяйственной деятельности, форма учёта
2. Порядок и правила организации учёта кассовых операций на предприятии
2.1 Первичная документация по поступлению и использованию денежных средств в кассе
2.2 Правила и требования, предъявляемые к оборудованию помещения кассы
2.3 Порядок и правила ведения и заполнения кассовой книги
3. Синтетический учёт кассовых операций в сочетании с аналитическим
3.1 Организация аналитического учёта различной валюты
3.2 Денежные документы в кассе предприятия
3.3 Отражение операций, совершенных по кассе на счёте 50 «Касса»
3.4 Порядок проведения инвентаризации кассовых операций и отражение результатов в учёте
3.5 Использование и правила ведения синтетических бухгалтерских регистров-ведомости №1, журнала-ордера №1 для осуществления синтетического и аналитического учёта операций по кассе
4. Техника безопасности и организация рабочего места
Заключение
Список использованных источников
Приложения
Введение
Актуальность темы дипломного исследования заключается в том, что все предприятия объединения, организации и учреждения, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков, а для приёма, хранения и расходования наличных денег на предприятии имеется касса. Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовых операций в РФ».
Перед работой поставлены следующие задачи:
· дать технико-экономическую характеристику предприятия ОАО «Городтранс»;
· проанализировать порядок и правила организации учёта кассовых операций на предприятии;
· охарактеризовать порядок ведения синтетического учёта кассовых операций в сочетании с аналитическим;
· рассмотреть правила техники безопасности и организации рабочего места.
Теоретической основой дипломного проекта являются законодательные акты Российской Федерации, такие, как: Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп. от 30 июня 2003 г.), План счетов бухгалтерского учёта. Кроме того, в работе использованы научные аналитические статьи и публикации сети Internet, сайтов www.buh.ru, www.buhsoft.ru, бланки и формы первичных документов подготовлены с использованием информационной системы «Гарант».
1. Технико-экономическая характеристика предприятия.
1.1 Форма собственности, основные производственные фонды
Открытое акционерное общество «Городтранс», сокращенное наименование: ОАО «Городтранс» действует в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом предприятия, решениями и другими документами, принимаемыми общим собранием акционеров, советом директоров и исполнительными органами Общества по вопросам, входящим в их компетенцию.
Общество является юридическим лицом и имеет имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе. От своего имени оно имеет право приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности и быть лицом, ответственным в суде.
Общество имеет гражданские права и несёт обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещённых Федеральными Законами.
Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации в установленном Федеральными Законами порядке. Общество создано без ограничения срока действия.
Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета, в том числе валютные, на территории Российской Федерации и за её пределами.
Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его местонахождение.
Общество несёт ответственность по своим обязательствам всем имуществом, принадлежащим ему на правах собственности.
При создании предприятия введены в действие основные производственные фонды: здания завода, управления и цехов, складские помещения и сооружения.
В здания цехов завезено оборудование, станки для осуществления производственного процесса.
Основные средства предприятия приобретены и введены в эксплуатацию за счёт капитальных вложений, вложений других предприятий в уставный капитал, а также безвозмездно получены от физических лиц.
Приёмка основных средств в эксплуатацию осуществлялась комиссией, назначенной приказом директора предприятия.
Продукцией предприятия автомобильного транспорта общественного пользования, каковым является ОАО «Городтранс», является процесс перевозки пассажиров, т.е. продукцией предприятия является перевозка пассажиров в автобусах на городских, пригородных, маршрутах, по заказам граждан, предприятий, учреждений.
Потенциальными потребителями продукции и услуг предприятия являются пассажиры в автобусах на городских, пригородных маршрутах г. Саратова и Саратовской области.
Предприятие в 2006 г. располагало следующими производственными мощностями:
Таблица 1. Производственные мощности за 2006 г.
| Вместимость по местам сидения | На 01.01.07 | Год выпуска | Пробег с начала эксплуатации на 01.01.07 (тыс.км) | ||
| Гос.регистрац. номер | Общая вместимость | ||||
| Ик-283.00 | 29 | АЕ №740 | 169 | 1991 | 630,4 |
| Ик-280 | 37 | АМ №454 | 162 | 1987 | 543,2 |
| Ик-280.48 | 37 | АМ №456 | 162 | 1988 | 652,0 |
| Ик-280.33 | 37 | АМ №483 | 162 | 1993 | 791,7 |
| Ик-280.48 | 37 | АЕ №742 | 162 | 1988 | 669,2 |
| Ик-283.00 | 29 | АМ №430 | 169 | 1991 | 669,7 |
| Ик-280.33 | 37 | АМ №451 | 162 | 1989 | 864,7 |
| Ик-280.33 | 37 | АМ №482 | 162 | 1993 | 789,8 |
| Ик-280.33 | 37 | АМ №457 | 162 | 1989 | 889,8 |
| Ик-280 | 37 | АЕ №743 | 162 | 1987 | 610,1 |
| Ик-280.33 | 37 | АМ №455 | 162 | 1993 | 681,4 |
| Ик-280.33 | 37 | АМ №427 | 162 | 1991 | 663,1 |
| Ик-280.33 | 37 | АМ №769 | 162 | 1989 | 690,0 |
| Ик-280.33 | 37 | АМ №453 | 162 | 1987 | 660,5 |
| Ик-280 | 37 | АМ №481 | 162 | 1988 | 728,5 |
| Ик-280 | 37 | АЕ №741 | 162 | 1988 | 671,4 |
1 .2 Уставный капитал
Для обеспечения деятельности общества образуется уставный капитал; он составляется из номинальной стоимости акций, приобретенных акционерами.
Уставный капитал общества составляет 3 738 943 (три миллиона семьсот тридцать восемь тысяч девятьсот сорок три) рублей.
Уставный капитал общества состоит из 37 390 обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 100 рублей каждая.
1.3 Юридический адрес
Акционерное общество «ГОРОДТРАНС», создано на основании приказа № 90 от 23 июля 2004 г. ГУП СО «СПАТП № 4» в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Учредителем (акционером) открытого акционерного общества «ГОРОДТРАНС» является:
ГУП СО «СПАТП №4». Российская Федерация г. Саратов, ул. Васильковская, д. 1. Расчетный счет 40602810763020000052 КБ Партнербанк ООО с. Балтай.
БИК 046327718 ИНН 6451107580 Корреспондентский счет30101810500000000718
КПП 645101001 ОГРН 1026402490795.
Юридичесикий адрес общества: Российская Федерация, 410030 г. Саратов, ул. Васильковская, д.1.
Государственная регистрация: зарегистрировано 16 августа 2004 года Межрайонной ИМНС России № 15 по Саратовской области (территориальный участок по Заводскому району г. Саратова) за основным государственным регистрационным номером 1046405106846.
Коды: ОКПО – 72552797 ОКОГУ – 49001 ОКАТО – 63401368000
ОКВЭД – 60.21.1 60.24 63.21.24
ОКФС – 13 ОКОПФ – 47
1.4 Виды хозяйственной деятельности, форма учёта
Общество осуществляет следующие основные виды деятельности:
а) пассажирские перевозки автомобильным транспортом;
б) грузовые перевозки автомобильным транспортом;
в) производство товаров народного потребления и производственно-технического назначения;
г) строительно-ремонтные строительно-монтажные работы;
д) проектные и монтажные работы;
е) внешнеэкономическая деятельность;
ж) торгово-закупочная деятельность;
з) производство строительных материалов;
и) оптовая торговля промышленными и продовольственными товарами;
к) эксплуатация автостоянок, автозаправочных станций,
л) строительная деятельность;
м) иные виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством Российской Федерации.
На предприятии применяется журнально-ордерная система учёта. (приложение 1). Первичные документы обрабатываются с применением вычислительной техники. Для отражения материальных ценностей, денежных средств применяются синтетические регистры бухгалтерского учёта: ведомости, журналы-ордера, книги, оборотные ведомости, главная книга.
Отчётность предприятия составляется в соответствии с законом «О бухгалтерском учёте», ПБУ, законодательными нормативными актами Правительства и налоговых органов.
2. Порядок и правила организации учёта кассовых операций на
предприятии
2.1 Первичная документация по поступлению и использованию
денежных средств в кассе
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ. Формы первичных учётных документов по учёту кассовых операций и указание на нормативный акт, утвердивший её, представлены в приложении 3.
Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (см. приложение),подписанным главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром. Отметим также, что при получении денег по чеку с расчетного счета выписывается приходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале регистрации и на оборотной стороне корешка чека записываются номер и дата чека. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.
Для хранения денежных средств и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. На крупных предприятиях может иметь филиалы в подразделениях. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных, и обычных металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятия, не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка.
Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, организации, учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Под роспись руководитель предприятия должен также ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.
На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается на другого работника. Этот работник также ознакомляется с Правилами ведения кассовых операций в Российской Федерации и с ним заключается договор о полной материальной ответственности.
В случаях внезапного оставления кассиром работы находящееся в кассе немедленно пересчитывается другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или созданной для этих целей комиссии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом.
Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назначаться специальные лица (общественные кассиры), которые под расписку получают в соответствии с потребностью деньги в кассе, а затем отчитываются перед кассиром. С такими лицами, так же как и с кассиром, заключается договор о полной материальной ответственности при возложении на него обязанностей по раздаче денег и на них распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.
Бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обязанностей кассиров.
Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный ЦБ РФ от 22 сентября 1993 №40 в кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка расчет по установленной форме. В случае, когда предприятие не представляет расчет на установление лимита остатка средств наличных денег в кассе, этот лимит считается нулевым.
Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения, но не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3-х рабочих дней.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.
Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
- для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.
Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы
В организации должен быть установлен кассовый лимит.
Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.
Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.
Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .
Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).
Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .
Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений
В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).
Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.
Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы
Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.
Кассовые операции: лимит расчетов наличными
Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.
С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).
Кассовые правила
Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.
Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции
Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.
Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).
Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.
Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.
Документальное оформление кассовых операций
Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).
ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).
Кассовые операции: кто подписывает документы
При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.
Прием наличных
Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
- соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
- наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.
При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Выдача наличных
При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.
При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.
Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.
Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.
Выдача наличных для выплаты зарплаты
Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.
Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).
Работник обязательно должен расписаться в ведомости.
Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:
- подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
- записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
- сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
- проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).
Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.
Выдача наличных подотчетнику
В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.
Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.
Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению
При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).
Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности
Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):
- соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
- соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.
В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».
Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.
Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.
В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.
Книга учета принятых и выданных наличных денег
Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Кассовая книга
Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.
Способ оформления кассовых документов и книг
Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).
Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.
Электронные документы подписываются электронными подписями.
Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.
ВВЕДЕНИЕ
Предприятия обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В отдельных случаях пред-приятия участвуют в процессе налично-денежного обраще-ния - при оплате труда штатных и нештатных сотрудников, закупке материалов, выдаче сотрудникам авансов на коман-дировочные расходы и др. В связи с этим предпри-ятие может располагать наличными денежными средствами. Для хранения денежных средств предназначена касса предприятия.
Целью курсовой работы является изучение правильности поступления, хранения, использования наличных денежных средств.
Для достижения поставленной цели использовались общенаучные методы исследований, специальные методы и приемы бухгалтерского учета.
Предметом и объектом изучения выступает баланс предприятия.
При написании работы были поставлены задачи:
Изучить правила организации кассы на предприятии, требования, предъявляемые к месторасположению кассы;
Рассмотреть основные виды документов, являющихся основанием для совершения кассовых операций;
Изучить порядок учета движения денежных средств в бухгалтерии предприятия;
Изучить порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе.
При написании курсовой работы были использованы следующие виды источников информации:
Законы РБ;
Нормативно-правовые акты;
Специализированные учебные пособия «Теория бухгалтерского учета», «Бухгалтерский учет» и др.;
Периодические издания.
ОРГАНИЗАЦИЯ КАССЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Необходимость создания кассы на предприятии
Для хранения денежных средств и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. На крупных пре дприятиях может иметь филиалы в подразделениях. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Все наличные деньги и ценные бумаги должны хранится, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных, и обычных металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятия, не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка.
Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, организации, учреж-дению как в результате умышленных действий, так и в результа-те небрежного или недобросовестного отношения к своим обя-занностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключа-ется договор о полной индивидуальной материальной ответст-венности. Под роспись руководитель предприятия должен также ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций. Касси-ру запрещается передоверять выполнение порученной ему рабо-ты другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.
На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необ-ходимости временной его замены исполнение обязанностей кас-сира приказом руководителя возлагается на другого работника. Этот работник также ознакомляется с Правилами ведения кассо-вых операций в Республике Беларусь и с ним заключается дого-вор о полной материальной ответственности.
В случаях внезапного оставления кассиром работы находя-щееся в кассе немедленно пересчитывается другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и главно-го бухгалтера предприятия или созданной для этих целей комис-сии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом.
Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назна-чаться специальные лица (общественные кассиры), которые под расписку получают в соответствии с потребностью деньги в кас-се, а затем отчитываются перед кассиром. С такими лицами, так же как и с кассиром, заключается договор о полной материаль-ной ответственности при возложении на него обязанностей по раздаче денег и на них распространяются все права и обязанно-сти, установленные для кассиров.
Бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом под-писи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обя-занностей кассиров (за исключением малых и других предпри-ятий, не имеющих в штате кассира).
Согласно Правилам ведения кассовых операций в Рес-публике Беларусь, утвержденным постановлением Правле-ния Национального банка Республики Беларусь от 28 июня 2001 г. № 159 в кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяй-ственных расходов, выдачи авансов на командировки и дру-гих небольших платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка расчет по установленной форме. В случае, когда предприятие не представляет расчет на установление лими-та остатка средств наличных денег в кассе, этот лимит счи-тается нулевым.
Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выдачи заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, пенсий работникам предприятия. Не ис-пользованные в трехдневный срок наличные денежные средства, полученные на выдачу заработной платы, подле-жат сдаче в обслуживающие учреждения банков. Это касается и постоянной денежной выручки, расходование которой согласовано с обслуживающим уч-реждением банка для оплаты труда, выплаты пособий, закупки сельскохозяйственной продукции, тары и вещей у населения. При необходимости рассчитаться с работниками банк выдает необходи-мую сумму по первому требованию предприятия .