Вы открыли свое предприятие, и теперь в растерянности пытаетесь разобраться со всеми законами, правами и обязанностями, отчетами и документами? И при этом необходимо сделать все правильно, не ошибиться с цифрами и опоздать со сроками, чтобы не понести потом ответственность за нарушение правовых норм.
Одним из таких важных аспектов является расчет среднесписочной численности персонала. Для чего он нужен, как подсчитать и безошибочно подать декларацию в налоговые органы? Кто включается в такой состав из работников, а какие есть исключения? Остановимся подробно на всех деталях.
Теоретическая часть
Что это?
Среднесписочная численность работников — это численность состава работников по списку за месяц, которую нужно поделить на 12. Такие данные нужны для определения размера налога и для ведения учета сведений по статистике.
Часто начинающие предприниматели путают среднесписочную численность со списочной. Отличие в том, что при исчислении состава второго типа любой работник предприятия является целой единицей за каждый день, а среднесписочный состав – это сумма, которая исчисляется для уплаты налогов.
Зачем подавать?
В соответствии с нормативными актами, с 2007 г. всеми руководителями, и ИП не являются исключением, должны быть поданы отчеты в налоговую инспекцию о среднесписочной численности работников, которые есть у них в подчинении. Подача таких сведений осуществляется по регламентированной форме (ст. 5, п. 7 НК РФ).
Касается это и юридических лиц, и предпринимателей, деятельность которых облагается любым налогом, и даже тех, работники у которых отсутствуют.
Для чего делают такой отчет? Таким образом ИП подтверждают право на упрощенную налогооблагаемую систему (ст. 316.12) или на другие льготы для уплаты налога. Помимо этого, такие сведения необходимо предоставить, чтобы была определена форма подачи деклараций в налоговую от организации (ст. 80), чтобы составить отчет в ФСС и т. д. В таких ситуациях срок предоставления отчетных документов о среднесписочной численности совпадет со сроком подачи отчета, куда ее включено.
Налоговая структура с помощью таких сведений контролирует плательщиков налогов, что сделали электронную отчетность по сети интернет. В электронном формате необходимо подавать отчеты тем предприятиям, в штате по среднесписочной численности которых насчитывается больше ста работников; вновь созданной организацией или реорганизованной.
По этим же данным налоговики рассчитывают средний уровень зарплаты работников организации. Далее полученные показатели сравнивают с зарплатой в пределах региона. В том случае, когда сумма будет гораздо меньше, чем на других предприятиях, то может нагрянуть проверка.
Как рассчитать среднесписочную численность работников?
Исходные данные
Чтобы можно было рассчитать среднесписочную, следует учитывать списочную численность работников, которая фиксируется ежедневно в табелях учета рабочего времени и приказе администрации организации, которым подтверждают, что сотрудник был принят или уволен.
В такие списки включаются те сотрудники, что приняты по трудовому договору и осуществляют деятельность на фирме (считается и постоянная, и временная, и сезонная работа). Владельцы организаций, которые получают заработную плату, также включены в ССЧ.
Как выходной, так и праздничный день при расчете учитывается. В отчете нужно будет ставить то же число работников, которое было в предыдущий день. В списочную численность включаются все сотрудники, что находятся на рабочем месте, а также в отдельных случаях те, что отсутствует.
Целая единица списочной численности – это:
- Те, кто пришел на работу, даже если их деятельность невозможна в виду внутренних проблем на фирме.
- Кто ездил в оплачиваемые командировки.
- Кто не вышел из-за болезней. Обязательно должно быть документальное подтверждение.
- Кто находится на испытательном сроке.
- Кто работает на дому.
- Кого было принято на неполный день или неделю (их ССЧ устанавливается в отдельном порядке).
- Кто числится в ВУЗе или повышает квалификацию, и при этом заработная плата сохранена.
- Сотрудники, которые временно работают на предприятии, и были направлены из смежной организации, а оплата труда производится на этой фирме.
- Кто пребывает в отпусках.
- Кто находится в отпуске для прохождения обучения, а заработная плата сохранена либо в полном, либо в частичном объеме.
- Поступающие в учебные заведения, но при этом не имеют зарплаты.
- Кто обучается без сохранения заработка.
- Женщина в декрете, а также родители, которые усыновили ребенка и отправились в отпуск по уходу за ним.
- Кто получил выходной запланировано или при переработке.
- Кто находится в отпуске без оплаты.
- Кто имеет иностранное гражданство, но при этом работает в России.
- Кто прогуливает работу и не имеет на то обоснований.
- Кто является сотрудником организации, но находится под следствием.
Исключения
Рассчитывая ССЧ за год, не следует включать из списочной численности:
- внешнего совместителя;
- работника, с которым заключалось соглашение о прохождении профессионального обучения (с выплатой стипендии);
- руководителя организации, которому не начислялась зарплата;
- адвоката;
- военнослужащего;
- женщину, что пребывала в отпуске по родам;
- работника, что осуществлял деятельность согласно с гражданско-правовыми нормативными актами;
- сотрудника, что направлен на работу в фирму за границу;
- работника, что был отправлен на обучение и не осуществлял деятельность на рабочем месте, а стипендия выдается этой фирмой;
- работника, что увольняется и оставил выполнение своих обязанностей до момента окончания срока действия договора, а также тот, кто не работает и не предупредил начальство.
Формулы
- Чтобы подсчитать среднесписочную численность работников в месяце, необходимо вычислить по формуле, опираясь на базу данных о численности за каждый день. Это можно сделать так:
Количество людей по списочным данным за каждый день / количество дней за месяц = ССЧ
Делая расчеты, помните, что выходной и праздничный день также подлежит учету. Необходимо взять количество персонала в предпраздничный или предвыходной день.
- При присутствии на фирме сотрудников с неполным рабочим днем по договору, их все равно стоит включать при расчете месячной численности, но по отдельному уравнению. Стоит учесть время, которое они отработали. Это выглядит так:
Ч – численность персонала, что занят неполный день;
а – количество человеко-часов, отработанных в месяце;
с – длительность рабочего дня, исчисляется из длительности недели в компании. К примеру, если установлено, что неделя – 40 часов, тогда день – 8 часов, а если 36 часов, тогда день – 7,2;
q – количество рабочих дней в соответствии с календарем за отчетный месяц.
- Рассчитывают ССЧ суммированием месячной ССЧ за неполный день и полный за год. Затем разделите на 12 месяцев, независимо от того, работало предприятие год или полгода.
Пример
На предприятии «Дар Богов» 40-часовой график рабочей недели, 5 рабочих дней.
С 1.01 до 30.11.2014 года работало 90 сотрудников. В августе и сентябре работали еще 31 человек, с которыми предприятие заключало срочные договора на не полный рабочий день, и они находились на рабочем месте 6 часов/день.
1.12 2014 г. договор подписан с двумя внешними совместителями. А пять сотрудников уволено в связи с сокращением.
Сделаем подсчеты ССЧ персонала за год.
С 1-го по 11-й ССЧ работников, что выполняют свои обязательства полный день – 90, а в 12-м месяце – 85 (90 – 5, совместителей считать не нужно).
(6 часов * 31 чел. * количество рабочих дней за месяц) : 8 часов: количество рабочих дней за месяц = 23,25 человека.
Так, за 2014 г. ССЧ сотрудников «Дар Богов» будет составлять:
1121 человек (суммируем количество за каждый месяц) : 12 мес. = 93 чел.
Еще один пример:
На предприятии с 1.05 по 15.05.2014 г. по списку было 100 сотрудников, а с 16.05 по 30.05 – 150. В этом же месяце два человека было в отпуске по беременности и родам. У всех был один график – полный рабочий день. При расчете будут исключены два сотрудника в отпуске.
Вот расчет месячной численности:
15дн. * (100 чел. – 2 чел.) + (150 чел. – 2 чел.) * 15 дн. = 3690 чел.
ССЧ: 3690: 31 день = 119,032 чел., то есть 119.
Совместители: что стоит знать?
Внешние совместители не будут учитываться в ССЧ персонала организации. Они зачислены по месту основной работы.
Стоит учитывать такой момент – в том случае, когда сотрудник имеет на предприятии 1, 2 или 1,5 оклада или считается внутренним совместителем, тогда он является целой единицей, то есть будет при расчете учитываться, как 1 человек.
Округление
Бывает, что, рассчитывая численность персонала, предприниматель оказывается в растерянности, если получилось число в дробях.
Конечно, не стоит подавать сведения о том, что на ферме работают 2,5 доярки, а значит, стоит округлить полученное число.
Как это сделать?
Здесь вам придется вспомнить элементарные знания по математике, поскольку работает тот же принцип:
- когда за запятыми стоит цифра 5 и больше, значит, следует прибавить 1 к целым числам. Например, по результату работают 37,6 человек. Округлите и получите 38.
- Когда за запятой – 4 и меньше, тогда оставьте целое число. При численности 56,3 округленное число будет составлять 56.
Отчет
Как подавать?
Отчет о среднесписочной численности сотрудников принимается районным отделением налоговых структур Российской Федерации, где регистрировался ИП или организация, в виде заполненной .
Подача сведений о среднесписочной численности персонала осуществляется таким образом:
- Руководителем заполняется форма КДН 1110018, кроме тех пунктов, которые обязан заполнить представитель налоговой. Существует определенный порядок, в соответствии с которым следует вносить все сведения (Указания по заполнению формы №1-Т)
- Необходимо заполнять два экземпляра (один образец для налоговой инстанции и для предпринимателя, где есть все пометки).
Если ваша организация насчитывает несколько обособленных подразделений, обратите внимание: в соответствии с пунктом 3, предоставить форму в региональные учреждения Росстата нужно отдельно по самому предприятию и по подразделению. Сам же отчет заполняется общий.
Бланк выдает налоговая, или же можете скачать в онлайн-сетях (только стоит проверять, действительно ли та форма, которую вы нашли, отвечает всем нормам в этом году).
Сделать расчет среднесписочной численности можно также в интернете, поскольку существует много соответствующих сервисов. В том случае, если вы хотите сдать отчет по электронной почте, предварительно уточняйте, примет ли сведения налоговая в таком виде, или потребуется бумажный вариант.
Расчет годовой среднесписочной численности проводится на основании такого же расчета, но за месяц. Помните, что подавать отчет вам придется в любом случае, даже если у вас нет персонала и вы работаете сами. Тогда численность равна 0, что и вписывается в бланке.
Сроки
Отчет необходимо подать (если это годовая численность) до 20 января следующего за отчетным годом, то есть в 2017 г. отчитываются за 2014 г.
В том случае, когда организацию было зарегистрировано в средине года, например, в июне, то обратиться в налоговую следует до 20 июля следующего года, а во все последующие годы – учет ведется по общим правилам (до 20.01).
Такие же права имеет реорганизованная организация.
Новосозданная организация должна нести ответственность за ликвидированную. Читайте о
Регистрация ИП в Московской области значительно проще, чем в столице. Подробнее о нюансах
Юридический адрес ИП — это место регистрации гражданина. Может ли быть
Если отчет не подан: ответственность
При уклонении от своих обязанностей и задержке подачи отчетности, за любой документ, который был не предоставлен, вас ожидают штрафные санкции (50 руб.) в соответствии со ст. 126 Кодекса.
Административную ответственность в виде штрафа 100-300 руб. понесут должностные лица, которые не предоставили информацию для контроля налоговыми органами, в том числе и за неполную информацию или искаженную (ст. 15.6 КоАП пункт 1).
Согласно ст. 13.19 КоАП, штрафы в размере 3 тыс.- 5 тыс. руб . обязуются выплатить руководители предприятий и предприятия за непредставление сведений или недостоверное представление данных для контроля.
Но уплата штрафа не снимает обязанностей, поэтому подать отчет о ССЧ работников все равно придется. Ссылаясь на п. 4.1 НК РФ, стоит указать, что исправлять правовое нарушение необходимо и в том случае, когда сумму будет оплачено в государственные структуры.
Расчет среднесписочной численности – неотъемлемая часть ведения бизнеса. Действуя, как законопослушный гражданин, сдавая отчет с фактическими данными и вовремя, вы убережете себя от неприятных последствий и лишних растрат на уплату штрафов.
Данные о среднесписочной численности сотрудников необходимы для расчета налогов, поэтому это значение необходимо рассчитать по состоянию на конец календарного года для внутренних расчетов, а также указать в отчете для налоговой инспекции. Эти сведения необходимо предоставить до 20 января.
Расчет этого фактора также определяет форму подачи отчетности в налоговую инспекцию, так как если среднее число сотрудников в организации превышает 100, она обязана подавать отчетность в электронном виде.
Порядок расчета по разным промежуткам времени
Поскольку отчетные периоды по разным налогам, уплачиваемым организацией, могут быть различными, то и среднесписочная численность сотрудников должна быть рассчитана за соответствующие отрезки времени, исходя из потребностей налогообложения .
Принцип расчета среднесписочной численности за конкретный период времени достаточно прост.
Расчет за месяц
производится путем сложения списочной численности за каждый день месяца и деления полученной суммы на количество дней в месяце. Среднесписочная численность сотрудников за выходной день берется по состоянию на предыдущий рабочий день.
Например: на 1 марта в организации было трудоустроено 28 сотрудников. 5 марта один из них уволился. С 10 марта был принят новый сотрудник, 12 марта еще один. На период с 20 по 25 марта было привлечено 3 временных сотрудников по причине пиковой нагрузки.
Расчет среднесписочной численности будет выглядеть следующим образом:
- С 1 по 4 марта включительно 28 сотрудников (28+28+28+28=112)
- С 5 по 9 марта 27 сотрудников (27+27+27+27+27=135)
- 10 и 11 снова 28 сотрудников (28+28 = 56)
- Далее с 12 по 19 было 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29+29+29=232)
- С 20 по 25 было 32 сотрудника (32+32+32+32+32+32=192)
- С 26 по 31 марта снова 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29=174)
Для того, чтобы узнать среднее значение за месяц, сложим количество всех сотрудников за каждый день (112+135+56+232+192+174=901) и разделим на число дней в месяце – 31 (901/31=29,06). Таким образом, среднесписочная численность за март получится 29.
Расчет за квартал производится суммированием численности за каждый месяц квартала и деления полученной суммы на три.
Расчет за год
аналогичен квартальному, но делить нужно уже на двенадцать. При этом, если начало работы организации не совпадает с началом календарного года и, соответственно, срок работы составляет неполный год, делить нужно все равно на двенадцать. Этот же принцип применяется и к неполному месяцу – независимо от даты начала работы, делить нужно на фактическое число календарных дней в месяце.
Например: численность в марте -29, в апреле – 34, в мае – 40. Тогда среднее значение будет равно (29+34+40)/3=34 сотрудника за квартал.
Предположим, что организация начала работу с 15 июня. Первоначально в ней работали 2 человека. Через 3 месяца – с 15 сентября – их количество увеличилось до 5. С 1 декабря сотрудников стало 20.
Итого сотрудников в течении года: 1+2+2+4+5+5+20=39.
Среднесписочное за год: 39 / 12 = 3.
В данном примере следует обратить внимание на то, что действие умножения применяется только потому, что в течении каждого месяца количество сотрудников практически не меняется. Поэтому вместо суммирования для понимания принципа проще умножить на количество дней. На самом деле эти значения получаются суммированием за каждый день числа сотрудников, которое взято из документации по учету труда.
Детальный порядок и правила расчета представлены в следующем видеоматериале:
Нюансы и особенности проведения вычислений
В расчет численности должны включатся все фактически занятые сотрудники, в том числе сезонные, работающие удаленно, временные и сотрудники на испытательном сроке.
Не учитываются при подсчете численности адвокаты, сотрудники, трудоустроенные на основаниях внешнего совместительства, а также те, с кем трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором.
Отдельно следует отметить те категории сотрудников, которые могут быть учтены либо не учтены , в зависимости от определенных факторов:
- Совместители – как уже говорилось, если это внешний совместитель, он не входит в отчетность, если совместительство внутреннее, то такой сотрудник учитывается один раз (как один человек), а не по количеству ставок или человеко-часов;
- Учредители – учитываются, если им начисляется заработная плата. Если учредитель ведет на предприятии какую-либо трудовую деятельность, но зарплата ему при этом не выплачивается (получение дивидендов не относится к данному пункту), то в списочную численность он не войдет;
- Командированные за границу – учитываются в зависимости от длительности командировки. Если она краткосрочная, такой сотрудник включается в общую численность, если командировка длительная – то нет;
- Проходящие обучение (в том числе, если они направлены от организации и получают от нее стипендию) – учет зависит от того, сохранена ли за сотрудником заработная плата. Если да, то даже если обучение происходит с отрывом от работы, такой сотрудник учитывается.
Если имеются сотрудники, работающие неполный рабочий день, они также должны учитываться при расчете среднесписочной численности. Например, если два сотрудника работают на полставки, то учесть их можно как одного человека (этот вариант подходит для любого четного количества сотрудников, работающих ровно половину рабочего дня). Но если количество таких сотрудников больше и время, отработанное ими за день отличается, то понадобится расчет человеко-часов.
При таком способе учета нужно подсчитать общее количество часов, отработанных за день всеми сотрудниками, работающими неполный день. Далее расчет производится в зависимости от продолжительности рабочего дня в организации и количества рабочих дней в неделе. Если график работы стандартный – восьмичасовой рабочий день при пятидневной неделе, то общее количество человеко-часов за день делится на 8. Таким образом достигается сопоставимость числа сотрудников, работающих неполный день.
Например, если в организации трудится 10 сотрудников со стандартным графиком и 4 человека работают по 6 часов в день, то путем приведенных выше расчетов получим:
- 4 * 6 = 24 человеко-часа в день
- 24/8 = 3
Таким образом все сотрудники, работающие неполный день соответствуют 3 сотрудникам, оформленным на полную ставку.
В таком случае списочная численность за один день составит 10 + 3 = 13 человек.
Если при расчете человеко-часов сумма сотрудников в пересчете на один день получилась дробной, в отчет указывается целое число, полученное в соответствии с правилами округления.
Необходимо помнить, что помимо сотрудников, которым предоставлен график с неполным рабочим днем на основании обоюдного соглашения или по условиям трудового договора, есть отдельная категория лиц, которым работодатель в любом случае обязан предоставить возможность работать неполный день.
Особенности и нюансы процедуры вычисления рассмотрены в следующем видеоролике:
Если расчет среднесписочной численности требуется для подачи отчетности в ПФР и ФСС по формам РСВ-1 и 4-ФСС соответственно, к тому значению, которое было рассчитано по указанным выше принципам потребуется дополнительно вычислить средние значения численности за отчетный период по тем категориям сотрудников, которые в это значение не включаются, а именно уже упомянутые внешние совместители и сотрудники, оформленные по гражданско-правовым договорам.
Приказом №428 от 28 октября 2013г. Росстат утвердил Указания по заполнению форм статистического наблюдения (далее - Указания), которыми руководствуются при расчете среднесписочной численности работников в 2014 году. Данные Указания необходимо применять при заполнении новой формы в Пенсионный Фонд РФ, а также при заполнении формы за 2014 год. Рассмотрим порядок расчета среднесписочной численности, как определить период и по каким правилам ее рассчитывать.
- Находим списочную численность за каждый календарный день в месяце.
- Рассчитываем среднесписочную численность за месяц.
- Рассчитываем среднесписочную численность за квартал.
- Рассчитываем среднесписочную численность за полугодие, 9 месяцев или за год.
Формула расчета списочной численности
Списочная численность сотрудников определяется за каждый календарный день месяца. Каждый сотрудник определяется как целая единица.
В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.
Перечень сотрудников, которые учитываются при расчете списочной численности, определен в п.79 Указаний. В него включаются:
1) фактически явившиеся на работу, а также отсутствующие по причине простоя;
2) находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;
3) отсутствующие в результате ;
4) отсутствующие в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
5) принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием;
6) принятые на работу с испытательным сроком;
7) работники, заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому личным трудом (надомники);
8) направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;
9) студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);
13) имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
14) получившие день отдыха за работу (нерабочие) дни;
Скачать
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Эта шпаргалка поможет вспомнить вам как рассчитать численность работников, а также разобраться, чем среднесписочная численность отличается от средней и когда каждая из них бывает нужна.
Среднесписочная численность
Как рассчитывается
Среднесписочная численность определяется в соответствии с требованиями Росстата. Как следует из названия самого показателя, рассчитывается она на основании списочной численности . На каждый рабочии день месяца в нее включаются ваши , в том числе принятые на временную или сезонную работу, как присутствующие на своих рабочих местах, так и отсутствующие в силу определенных причин, например:
В выходной или праздничный день списочная численность считается равной численности за предшествующий рабочий день.
В списочную численность не включаются внешние совместители, а также те, с кем заключены гражданско-правовые договоры. Есть и такие категории работников, которые в списочную численность включаются, но не учитываются при расчете среднесписочной численности. К таковым относятся:
Женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
Лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком.
Внутренний совместитель организации учитывается один раз (как один человек).
Если все ваши работники трудятся на условиях полной занятости, то, зная списочную численность за каждый день, вы можете определить среднесписочную численность за месяц:
Среднесписочная численность полностью занятых работников за месяц = Сумма списочной численности полностью занятых работников за каждый день месяца/Число календарных дней в месяце
Если же у вас есть работники, которые работают неполное рабочее время по трудовому договору или по согласованию с вами, то их среднесписочную численность нужно рассчитать пропорционально отработанному времени по следующей формуле:
Среднесписочная численность не полностью занятых работников за месяц =(Время, отработанное не полностью занятыми работниками за месяц(в часах)/Обычная продолжительность рабочего дня в организации в часах)/Число рабочих дней в месяце
Пример: Предположим, ваша организация работает по обычному графику: 5 дней в неделю с 8-часовым рабочим днем. И у вас есть один работник, который в конкретном месяце работал всего 3 недели по 3 рабочих дня в каждой, и другой работник, который весь месяц трудился по 4 часа каждый рабочий день. В месяце было 23 рабочих дня. Тогда среднесписочная численность этих работников составит:
8 ч х 3 раб. дн. х 3 нед. + 4 ч х 23 раб. дн. / 23 раб. дн = 0,891 =1
За дни болезни и отпуска сотрудников, работающих неполное рабочее время, учитывается такое же количество часов, как и в их предыдущий рабочий день.
Работники, которые трудятся неполное рабочее время по инициативе работодателя, а также те, кому такой режим работы установлен в силу закона, например работники в возрасте 15-17 лет, при расчете включаются как целые единицы, то есть учитываются по тем же правилам, что и работники, занятые полный рабочий день.
Имея сведения о среднесписочной численности теперь уже всех работников за каждый месяц, можно рассчитать показатель за год, который округляется до целых:
Среднесписочная численность paботников за год=(Сумма среднесписочной численности полностью занятых работников за все месяцы+Сумма среднесписочной численности не полностью занятых работников за все месяцы)/ 12 месяцев
Кстати если ваша организация была создана только в 2013 г. и работала не целый год, то при расчете среднесписочной численности в делителе заключительной формулы все равно должно быть 12 месяцев.
Когда еще может понадобиться среднесписочная численность
Среднесписочную численность также надо определять, в частности:
Средняя численность
Как рассчитывается
Средняя численность формируется из среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и «работающих» по ГПД. Как считать среднесписочную численность работников за месяц и за год, рассказано выше. Для подсчета совместителей за месяц используется та же формула, что и для работающих на условиях неполного рабочего времени. Полученные значения можно не округлять до целых, а оставлять для дальнейших вычислений с точностью до одного знака после запятой. А средняя численность лиц, с которыми заключены ГПД на выполнение работ, оказание услуг, за месяц рассчитывается аналогично среднесписочной численности работников исходя из срока действия договора.
Если ГПД был заключен с вашим работником (с которым у вас есть и трудовой договор), то этот сотрудник учитывается только при расчете среднесписочной численности работников2.
Средние показатели за год и для совместителей, и для «работающих» по ГПД рассчитываются по формуле:
Средняя численность внешних совместителей (лиц, с которыми заключены ГПД) за год=Сумма средней численности внешних совместителей (лиц, с которыми заключены ГПД) за все месяцы
/ 12 месяцев
И когда вы будете знать все три средних показателя за год (по работникам, внешним совместителям и «работающим» по ГПД), то, просуммировав их, получите ту самую среднюю численность своих работников.
Когда может понадобиться средняя численность
Значение показателя «средняя численность работников»:
- рассчитывается для проверки соблюдения условий применения УСНО, ЕНВД, ЕСХН и патентной системы налогообложения;
- используется вмененщиками, которые рассчитывают налог, исходя из физического показателя «количество работников, включая ИП»;
Численность занятых в экономике страны лиц - это совокупность работников на предприятиях всех форм собственности. При расчете этого показателя важно не допустить повторной калькуляции, так как многие люди работают сразу на нескольких организациях. Прием и выбытие сотрудников оформляются приказом директора. В бухгалтерии также должен быть расчет среднесписочной численности работников (за 2014 год, например). Эти данные подаются при заполнении формы РВС - 1 и 4-ФСС.
Понятие
— 2 сотрудника трудились по 4 часа в течение 10 дней. Они учитываются как 0,5 единицы;
— 3 человека работали по 2 часа 20, 7 и 5 дней соответственно. Они учитываются как 0,25 человека (2\8).
Средняя численность таких сотрудников составила:
(0,5 x 10 х 2 + 0,25 x 20 + 0,25 x 7 + 0,25 x 5) : 20 рабочих дня в месяце = 0,9 человека.
Эта цифра будет использоваться в дальнейших расчетах.
Данные за квартал и более продолжительные периоды
Численность работников за три месяца опре-деляется путем суммирования данных за предыдущие 90 дней и деления суммы на 3.
Пример
В январе в организации трудилось 494 человек, в феврале — 498 человек, в марте — 502 чел. СЧР = (494 + 498 + 502) : 3 = 498 человек.
Если предприятие работало неполный квартал, то расчет производится путем суммирования данных за месяцы и деления суммы на 3. Формула расчета среднесписочной численности работников за год выглядит аналогичным образом. Суммируются данные за все отработанные месяцы, а полученный результат делится на 12. Вот как рассчитать среднесписочную численность работников за год для ИФНС.
Пример
Оставим условия задачи предыдущего примера. За шесть месяцев СЧР можно вычислить двумя способами: на основе месячных и квартальных данных.
СЧР 1 вариант = (215 + 221 + 215 + 235 + 228 + 224) : 6 = 223 человека.
СЧР 2 вариант = (217 + 229) : 2 = 223 человека.
Аналогично происходит расчет среднесписочной численности работников за год.
Пример калькуляции СЧР на вновь созданных организациях
Предприятие проработало неполный период. Организация была основана 26 ноября. В этот день на ней трудилось 150 человек. За три дня до конца месяца было принято еще 15 сотрудников. СЧР за декабрь составила 168 человек. Как посчитать среднесписочную численность работников за год?
СЧР за ноябрь = (150 х 3 + 165 х 2) : 30 = 26 чел.
СЧР за 4 кв. = (26 + 168) : 3 = 64,6 чел.
СЧР за год = (26 + 168) : 12 = 16,17 чел.
На предприятии, которое функционировало более одного месяца, было занято 17 человек в пересчете за год. Эти работники могли быть в составе других предприятий все остальное время. Там они также учтены пропорционально времени работы. Не имеет значения, на скольких предприятиях человек отработал за год. Он учитывается как целая единица, только если трудился все 12 календарных месяцев. Расчет всегда идет пропорциональный. Если человек работал 4 месяца, то при калькуляции он будет учтен как 4/12 = 0,33.
Задача
В ООО установлена 40-часовая 5-дневная неделя. С января по ноябрь работало 15 человек, в декабре четверо лиц было уволено. На сентябрь и октябрь с 5 сотрудниками были заключены договора на неполный день, по которым они трудились ежедневно по 4 часа. В течение года на предприятии работало 3 совместителя, которые числятся в другой компании. Как рассчитать среднесписочную численность работников за год? Формула:
(СЧР янв + … + СЧР дек) : 12
Так как совместители при калькуляции не учитываются, то с января по ноябрь СЧР была равна 15 чел., в декабре - 11. Посчитаем количество лиц, которые присутствововали на предприятии не все время. В сентябре и октябре было по 22 трудовых дня:
(4 часа x 5 сотрудников x 22 дн.) : 8 часов: 22 дн. = 2,5 чел.
СЧР за сентябрь и октябрь составила: 15 + 2,5 = 17,5 чел.
Подставим эти значения в формулу:
СЧР за год = (15 х 9 + 17,5 х 2 + 11) : 12 = 181: 12 = 15 человек.
Вывод
С целью учета трудовых кадров на предприятии, а также формирования статистических данных рассчитывается показатель среднесписочной численности. Он представляет собой количество лиц, которые трудятся в организации в определенный период. Сначала считается значение показателя за день, потом за более продолжительный срок. Особенности расчета каждой цифры разные, но общее правило одно: при калькуляции нельзя допускать двойного счета. Один и тот же человек может одновременно трудиться в нескольких структурах. Поэтому внешние совместители, уволенные, военнослужащие и прочие лица не учитываются в списочном составе организации. Данные, рассчитанные за более короткий период (день, месяц), используются для калькуляции показателя за более длительный срок (полугодие, год).