Как написать дружеское письмо. Как правильно оформить письмо другу

тараетесь, пишете, подбираете необходимые слова - и все бесполезно! Потенциальный партнер или инвестор не открывает ваше деловое письмо или пролистывает, даже не удостаивая ответом. Знакомая ситуация? В нашей новой статье рассказываем, как вести деловую переписку правильно и что написать в письме, чтобы его дочитали до конца.

Для кого эта статья?

Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке. Если вы:

• предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
• сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
• человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.

Особенности деловой переписки

• ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
• общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
• небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
• соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
• особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.

Виды деловых писем

1. Информационные . Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации. Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются. Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.

2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.

3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.

4. Гарантийные. Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.

5. Рабочие письма — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.

6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.

7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.

1. Заголовок. Составлять заголовки писем — это целая наука. Подробнее о секретных приемах мы рассказывали в статье . Если коротко — заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для адресата.

Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.

1. Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. “Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.
2. Основная часть.Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!
3. Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.
4. Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах или .
5. Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.
6. Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.

Самые распространенные ошибки деловых писем

1. Не здороваться. Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.
2. Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мысью, по древу. Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.
3. Говорить безжизненным, сухим языком. Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите как можно проще!
4. При этом не скатывайтесь в панибратство. В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный. При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальном личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и кКопыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам. Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица. Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.
5. Быть голословным. Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.
6. Не якайте, а выкайте. Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина. Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.
7. Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.
8. Чрезмерное использование сленга. Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?
9. Нерелевантность. Мы все еще надеемся на Васю. Вася умный, он не будет рассылать предложения о своем стартапе в сфере автобизнеса владелицам бьюти-салонов. А сколько Петь и Коль допускают такую ошибку! О том, как создать базу адресов для рассылки коммерческих предложений, хорошо написано в статье .

Как не надо и как надо. Реальный пример

И вот он — самый главный вопрос, на который сейчас ответит коллективный разум. Редактор Павел Молянов провел недавно конкурс среди подписчиков своей группы во “ВКонтакте”

Кто из нас не писал писем? Каждый сталкивался с такой проблемой – надо передать информацию, а системы телефонии и видеосвязи недоступны. Приходится писать письма, решая и думая, что написать в письме. Давайте поговорим об этом, отдельно рассмотрев деловые и личные письма.

Деловые письма

В ситуации передачи деловой информации надо четко понимать, что можно написать в письме, а что не стоит. Деловое письмо должно начинаться с обращения «Уважаемый Иван Иванович!» Если компания, в которую вы обращаетесь, имеет демократичные устои, то обращение ведется только по имени, без отчества. Такое допустимо в средствах массовой информации, в учреждениях культуры. Но если вы пишете генеральному директору даже таких фирм, то надо использовать и отчество. Далее идет изложение проблемы, о которой вы должны написать. Применимы формы такого начала письма: «Довожу до Вашего сведения»; «В соответствии с письмом №»; «Отвечая на Ваш запрос» и т.д. Стиль письма должен быть сухим, деловым, эмоции в нем недопустимы. Заканчивается такое письмо фразой «С уважением, Мария Петрова, должность (начальник отдела продаж ООО «Рога и копыта»), телефоны с кодами города, факс, электронная почта, скайп, номер IСQ. Как правило, в электронной почте или на бланке бумажного письма такой шаблон набирается один раз, потом только переделывается под основной текст письма. К деловому письму не стоит прикреплять милые картинки, смайлики, накладывать художественный фон с цветочками и вензелями.

Личные письма

Личные письма могут содержать все, что вам нравится. Но этикет все-таки накладывает на такой эпистолярный жанр некоторые ограничения. Начнем с того, что написать другу в письме. Обращаться в начале письма к близкому человеку можно так: «Дорогой Петр». Но если девушка пишет мужчине, то надо быть аккуратнее с выражениями, чтобы не смутить человека и, тем более, его супругу или девушку. Если она читает письма вашего друга, то лучше обратиться просто по имени. Если мужчина пишет мужчине, то тем более подозрительным будет выглядеть слово «Дорогой». В таком случае пишут так, как обращаются к другу в жизни. В самом письме другу можно рассказать, какие хорошие события с вами произошли, какие изменения есть в вашей жизни, как дела у общих знакомых. Традиционно принято в личных письмах писать, какова погода в вашей местности. Но правило это в современной жизни уже почти утрачено, хотя информация зачастую довольна интересная. Не принято в письме писать о негативных событиях, о происшествиях с участием близких людей вашего друга. Если вам стали известны факты непорядочных высказываний или действий окружающих по отношению к вашему другу, то писать об этом тоже не надо. Такие вещи надо рассказывать лично, а может, и вообще не рассказывать. Если надо срочно сообщить о неприятности, то лучше позвонить по телефону. Помните, для этого самое лучшее, – личная встреча.

Девушки порой не знают, что написать парню в письме. Если ваши отношения не очень близки, и этот парень – ваш друг, то писать ему надо только о том, что происходит вокруг. Не надо писать о ваших чувствах к нему или изменениях в ваших «душевных» делах. Это – тема личной беседы. Можете написать, как ваши дела на работе, на учебе, с кем вы общались в последнее время, что происходит в вашем городе. Спросите, как его дела. Если же вы любите друг друга, и ваше признание уже состоялось, то ваше письмо должно выглядеть совершенно иначе. Вы должны написать, как вы скучаете, как одиноко проходят ваши дни. Напишите, что вы его ждете, какой будет ваша встреча, что вы его встретите с приготовленным подарком.

А если вы не знаете, что написать в письме в армию, то не ломайте голову и пишите все о вашей «гражданской» жизни. Здесь возникает небольшая дилемма: если вы напишите о своей любви и о том, как вы скучаете, то можете расстроить парня, и он начнет рваться к вам с места службы; а если о чувствах напишите мало, то он может подумать, что вы к нему холодно относитесь. Здесь главное - понимать и знать характер своего парня, соотнести его с уровнем ваших отношений. Пишите больше об интересных событиях, о новостях с места учебы, о домашних делах. Слова любви прибавьте в конце письма, но не переусердствуйте, не вводите парня в излишнюю тоску.

Парни, кстати, тоже порой не знают, что написать девушке в письме. Мужчине надо обязательно написать несколько комплиментов для своей возлюбленной или корректные похвальные слова просто знакомой. Главное - писать от души, честно и ярко. И все у вас получится!

Письма писали испокон веков и продолжают писать по сей день. Они служат инструментом общения между людьми, помогающим доходчиво изложить суть собеседнику, которая и явилась поводом его написания. В этой статье мы будем рассматривать несколько видов деловой переписки и узнаем, как грамотно составлять деловые письма .

Чтобы правильно составить любое деловое письмо, нужно уметь четко излагать его суть и правильно структурировать . Деловая переписка ведется на утвержденных фирмой бланках с собственным логотипом и адресом. В правом верхнем углу заполняется шапка, состоящая из должности и имени руководителя фирмы-получателя. В конце шапки пишется краткая информация об отправителе. Следующим этапом составления письма идет написание обращения. Оно может звучать по-разному, в зависимости от степени знакомства с адресатом. Если вы знакомы с ним лично, то можно к нему обратиться так: “Уважаемый Сергей Юрьевич!”. Если адресат незнакомый человек, обращение может выглядеть следующим образом: “Уважаемый господин Иванов!”. Нужно иметь в виду, что в этих случаях неприемлемо сокращать слово господин или вместо фамилии и имени ставить инициалы. Сообщать суть письма в краткой форме – задача преамбулы. Чаще всего она состоит из одного абзаца. Прочтя преамбулу, получатель уже должен вкратце понять содержание письма. После нее начинается основной текст, заключающий в себя несколько абзацев. Текст должен лаконично излагать ваши мысли по поводу ситуации. Желательно, чтобы основной текст не превышал четырех абзацев. Завершать письмо должно заключение, где вкратце подводятся итоги письма, ставится дата и подпись с указанием ФИО и должности отправителя. В зависимости от повода написания обращения, иногда его уместно закончить словами: “Искренне Ваш!”, “С надеждой на дальнейшее сотрудничество” и т.п. Одним из распространенных видов деловых писем является гарантийное письмо. В его основном тексте автор гарантирует выполнение того или иного обещания, оглашает конечную дату исполнения гарантий и устанавливает сумму неустойки, которую ему придется выплатить в случае нарушения гарантийных обязательств.

Можно скачать здесь.

Благодарственные письма также являются одним из видов деловых, но уже из разряда личных. Они могут оформляться на бланке предприятия или поздравительной открытке. Основной текст должен включать в себя поздравление адресата, с указанием события, послужившего поводом составления письма и перечисления выдающихся заслуг получателя.

На нашем сайте.

Рекомендательные письма чаще всего составляются для работника предприятия от лица руководителя. В них содержится информация о лучших качествах работника, его заслугах и достижениях. Обычно в таких письмах предыдущий работодатель готов поручиться за своего сотрудника перед будущим работодателем.

Скачать здесь.

Не только организациям приходится вести деловую переписку. При поиске работы тоже необходимо соблюдать деловой этикет. Соискателю нужно уметь корректно составлять резюме и сопроводительное к нему письмо, в котором в краткой форме пишется обращение к работодателю, указывается источник информации о желаемой вакансии, имя соискателя и его номер телефона.

Время идет, все меняется, технологический прогресс идет семимильными шагами, но одно все же остается неизменным. Как и наши далекие предки, мы нуждаемся в постоянном обмене информацией. И хотя сейчас мы запросто можем позвонить желаемому собеседнику, но иногда это не представляется возможным, и тогда приходится писать письма. А для того чтобы оставить у адресата наиболее благоприятное впечатление, очень важно правильно составить свое письменное сообщение и верно закончить его, что под силу далеко не каждому. Так что сейчас мы и постараемся разобраться в том, как заканчивать письма своим друзьям, близким или деловым партнерам.

Принцип написания писем хорошо знакомым людям

Перед тем как начать разбираться с концовкой сообщения, важно правильно написать само письмо, следуя очень простым правилам. Отправляя послание друзья, родным и близким, по сути, можно даже не особо задумываться о том, каким должен быть образец письма, написанного вами. Здесь будет достаточно просто условно поделить сообщение на три части.

В свою очередь, послание деловому партнеру пишется совершенно иначе. Прежде всего стиль сообщения должен быть строго формальным, в нем не должно содержаться ни единой ошибки, а образец письма должен быть взят из официального источника. Однако, несмотря на то, что есть разные виды деловых переписок и множество особенностей у каждой из них, можно составить примерный план любого делового послания.

1. Шапка официального послания, содержащая название компании-получателя с указанием фамилии, имени, отчества и должности лица-получателя, под которой указывается дата письма и его регистрационный номер.
2. Заголовок письма и основной его текст, лаконичный, но содержащий всю необходимую информацию.
3. Окончание послания, имеющее ряд своих нюансов, так что о том, как закончить деловое письмо, мы поговорим позднее, а в самом конце дата отправления сообщения и подпись отправителя - его фамилия, имя, отчество и занимаемая должность.

Концовка письма друзьям или близким

Теперь пришло время поподробнее остановиться на том, как же конкретно нужно закончить послание хорошо знакомому или родному человеку, чтобы оставить после себя максимально благоприятное впечатление и вызвать у собеседника желание поскорее написать ответ.

Прежде всего, перед тем как закончить письмо другу, родному или близкому человеку, следует внимательно перечитать свое послание. После прочтения сообщения наверняка захочется еще что-то добавить, исправить или дополнить в нем, чтобы текст получился максимально полным и понятным. После этого рекомендуется еще раз перечитать письмо, после чего останется лишь добавить своеобразный "эпилог" в конце, уточнив в нем основную мысль своего послания, и тепло попрощаться со своим собеседником.

Концовка официального письма

В деловой переписке концовка сообщения играет едва ли не самую важную роль. Именно поэтому особое внимание при его составлении следует уделить тому, как закончить деловое письмо, чтобы соблюсти этикет и правила хорошего тона. И первым делом перед написанием финальной части послания нужно опять-таки перечитать письмо, исправить в нем все ошибки и правильно его отформатировать, чтобы текст был хорошо читаемым, а важные моменты сразу были заметны благодаря выделению жирным шрифтом.

После такой подготовки можно переходить, собственно, к окончанию письма. Если оно состоит из нескольких листов, в концовке важно сделать резюме сообщения, состоящее из пары абзацев, в котором нужно будет отразить самые важные моменты послания, чтобы получателю было легче составить свой ответ. Если же письмо небольшое, то необходимости в резюмирующей части нет, так что в конце будет достаточно просто попрощаться, уважительно обратившись к собеседнику, и подписаться.

Дружеская или деловая переписка с иностранцем

Наш век считается временем, стирающим границы. И это неспроста, ведь в мире телекоммуникационных технологий мы можем общаться не только со своими соотечественниками, но и с иностранцами. Однако, решившись начать переписку с человеком из другой страны, важно, во-первых, свободно общаться на его родном языке, во-вторых, быть хотя бы немного знакомым с менталитетом иностранца, и в-третьих, знать, как заканчивать письма, чтобы собеседнику было приятно их читать. Но из какой бы страны ни был получатель письма, какой бы ни была переписка - деловой или дружеской, очень важно в ней быть взаимовежливыми, обязательно здороваться с собеседником и вежливо прощаться с ним.

Финальные строки послания

Подходя к завершению своего послания, очень важно знать, как заканчивать письма финальной фразой, которая должна передать все ваше уважение и симпатию к собеседнику.

Так, финальная строка письма другу, близкому человеку или родственнику может звучать так:

• С любовью, (ваше имя).
• Отличного настроения!
• До встречи.
• Жду ответа.
• Передавай всем привет от меня.
• Скоро увидимся.

А вот официальное послание должно писаться с уважением в конце письма к его получателю и без какой-либо фамильярности. Так что, заканчивая писать деловое сообщение, в финале нужно писать:

• С надеждой на плодотворное сотрудничество.
• С уважением (ваше Ф.И.О. и должность в компании).
• С почтением (ваше Ф.И.О. и должность в компании).
• Спасибо, что откликнулись на наше предложение.
• Пожалуйста, отреагируйте как можно быстрее.
• Если вы заинтересованы в дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами.

← Вернуться